18. Tätigkeitsbericht 1997 -Inhaltsverzeichnis

1. Abschnitt: Der Behörden liebe Not mit den Mitarbeiterdaten

1. Routine der Personalstelle
1.1 Beschäftigungsbehörden zu gut informiert
1.2 Quadranglierung von Personalakten
1.3 Datenlöschung - noch immer Stiefkind der Behörden

2. Die Überprüfung der Dienstfähigkeit

3. Alte und neue Probleme mit dem polizeiärztlichen Dienst
3.1 Die polizeiärztliche Rundumfürsorge
3.1.1 Was bisher (nicht) geschah
3.1.2 Wie es (nicht) weiterging
3.2 Polizeidiensttauglichkeit

4. Personalunion - kein Rechtfertigungsgrund

 
2. Abschnitt: Wirtschaft

1. Das Korruptionsregister

2. So nicht

 
3. Abschnitt: Finanzverwaltung

1. Wer war sonst noch dabei?

2. Außenprüfung von Arztpraxen

3. Die Mitwirkung auf Raten

4. Die Stillegung des Kraftfahrzeugs eines gewissenhaften Steuerzahlers

 
4. Abschnitt: Hochschulen und Schulen

1. Die Studentenwohnheime der Studentenwerke
1.1 Die Wohnraumvergabe
1.2 Speicherung auf ewig?

2. Studentenwerk als Ausbildungsförderungsamt
2.1 Formulare und Akten
2.2 Das alte Lied: Keine Löschung
2.3 Auftragsdatenverarbeitung unzulänglich geregelt

3. Nicht alles taugt zur Versteigerung

 
5. Abschnitt: Ausländer

1. Die Ausforschung des Gastgebers

2. Wo ist der Ausländer?

3. Auskünfte vom Therapiezentrum?

4. Fehlinformation mit Folgen
 

1. Abschnitt: Der Behörden liebe Not mit den Mitarbeiterdaten

 
1. Routine der Personalstelle

Nicht nur in schwierigen Einzelfällen bereitet der Personaldatenschutz Behörden immer wieder Kopfzerbrechen. Häufig ist es der alltägliche Umgang mit Personaldaten, den vor allem kleinere Personalstellen nicht datenschutzkonform bewältigen, wie sich an folgenden Beispielen zeigt:

 
1.1 Beschäftigungsbehörden zu gut informiert

Häufig ist ein Bediensteter nicht in der Behörde tätig, die ihn eingestellt hat, sondern gehört einer dieser nachgeordneten Dienststelle an. Bei allen Beamten des höheren Dienstes der Innenverwaltung trifft beispielsweise das Innenministerium die Bewerberauswahl, händigt die Ernennungsurkunde aus und führt die sog. Personalgrundakte des Beamten unabhängig davon, ob dieser bei einem Landratsamt, einem Regierungspräsidium oder beim Ministerium selbst eingesetzt wird. Ähnlich ist es auch bei den Fachhochschulen und der Polizei. Das Wissenschaftsministerium führt die Personalgrundakten aller Professoren und die Landespolizeidirektion die aller Polizeibeamten des mittleren und gehobenen Dienstes, unabhängig davon, wo die Professoren und Beamten Dienst tun. Doch nicht nur die Einstellungsbehörde, sondern auch die Beschäftigungsbehörde benötigt Informationen über den Mitarbeiter. Welche das sind, bereitet in der Praxis aber noch immer Probleme, wie sich beim Besuch einer Fachhochschule und einer Polizeidirektion zeigte:

• Der Personalbogen

Genau gleich verfuhren die Fachhochschule und die Polizeidirektion, wenn sie zu einem bei ihr tätigen Beamten eine Personalnebenakte anlegten: Beide hefteten dort den vom Beamten ausgefüllten landeseinheitlichen Personalbogen ein. Dabei ließen sie aber völlig außer acht, zu welchem Zweck dieser landeseinheitliche Personalbogen konzipiert ist. Er dient der personalverwaltenden Stelle dazu, den geeigneten Bewerber herauszusuchen und später jederzeit, z.B. wegen einer zu treffenden Personalentscheidung, einen schnellen Überblick über dessen Werdegang zu haben. Für die Beschäftigungsbehörde hat die Speicherung von Personaldaten und die Verwendung eines Personalbogens einen ganz anderen Zweck. Sie muß nur weniges über einen Beamten wissen, nämlich das, was notwendig ist, um ihn sachgerecht einsetzen und die Dienstaufsicht ausüben zu können. Während also die personalverwaltende Stelle zu Recht danach fragt, wo der Beamte geboren ist, ob er einen Eingliederungs- oder Zulassungsschein besitzt, ob er Wehr-/Zivildienst geleistet hat, welche Berufstätigkeiten er früher einmal ausgeübt hat und wie sein laufbahnrechtlicher Werdegang im einzelnen war, gehen diese Informationen die Beschäftigungsbehörde nichts an, weil sie für die Verwendung des Beamten irrelevant sind. Diese über das erforderliche Maß hinausgehende Datenspeicherung und das Vorhalten dieser Angaben ist ein Verstoß gegen das Personalaktenrecht, den ich gegenüber dem Rektor der Fachhochschule beanstandete. Daß ich diesen Verstoß bei der Fachhochschule und der Polizeidirektion feststellen mußte, ist deswegen ärgerlich, weil genau dieselbe Praxis eines Staatlichen Schulamts schon 1994 beanstandet und im 15. Tätigkeitsbericht (LT-Drs. 11/5000) geschildert wurde.
• Die Personalkartei

Die Polizeidirektion legte außerdem zu jedem Polizeibeamten eine Karteikarte an. Darin speicherte sie zusätzlich zu den im Personalbogen enthaltenen Angaben noch weitere, die sie zur Erfüllung ihrer Aufgabe, nämlich den Polizeibeamten optimal verwenden und führen zu können, nicht benötigt und die teilweise nicht einmal die Landespolizeidirektion als personalverwaltende Stelle erfragen dürfte. Alle unzulässigen Angaben aufzuzählen, würde zu weit führen. Deshalb nur so viel: Die Polizeidirektion interessiert sich nicht nur für Geburtsort, Schulbildung und den erlernten Beruf des Beamten, sondern auch für den Mädchennamen seiner Ehefrau, deren Geburtstag und -ort sowie die Namen und die Geburtsdaten der Kinder. Sie vermerkte zudem lückenlos, wann der Beamte in die Landespolizei eingetreten ist, ob und welche Berufstätigkeit als Beamter er vor Eintritt in die Landespolizei ausübte und wann er vereidigt, Beamter auf Probe und Beamter auf Lebenszeit wurde. All das sind ebenfalls Angaben, die für die Polizeidirektion ohne Bedeutung sind. Weil diese Karteikarte keine Eigenschöpfung der besuchten Polizeidirektion, sondern ein offenbar landesweit verwendeter Vordruck ist, gibt es für die Polizei noch viel zu tun, um datenschutzgerechte Zustände herzustellen.
• Akten zu umfangreich

Die besuchte Fachhochschule sammelte freilich noch mehr Informationen über ihre Bediensteten. Weil sie die Entscheidung über die Berufung eines Professors durch das Wissenschaftsministerium ebenso vorbereitet wie die Bewerberauswahlentscheidung der sonstigen Beamten, bekam sie auch die entsprechenden Unterlagen von dem in Aussicht genommenen Bewerber. Dieser mußte insbesondere Geburts- und Heiratsurkunde, eine beglaubigte Kopie des Personalausweises oder Reisepasses, ein Führungszeugnis, eine Erklärung über die wirtschaftlichen Verhältnisse, ein amtsärztliches Zeugnis, einen Nachweis der Wehr- oder Ersatzdienstzeit, eine Erklärung zum Wohnsitzwechsel, einen handgeschriebenen Lebenslauf und sein Reifezeugnis vorlegen. Diese Unterlagen nahm die Fachhochschule im Original oder in Kopie zur Personalnebenakte. Nach dem Personalaktenrecht gehören sie dagegen allein in die Personalgrundakte des Wissenschaftsministeriums. Zudem führt die Fachhochschule eine sog. Besoldungsakte. Sie dient der Aufbewahrung der Unterlagen, die bei der Gewährung finanzieller Leistungen wie beispielsweise Umzugskostenvergütung, Reisekosten oder Trennungsgeld entstehen. Bei der Durchsicht fanden sich darin aber auch Kopien von Erklärungen zum Ortszuschlag oder die persönlichen Verhältnisse, Lohnsteuerkarten, Kindergeldanträgen oder Heiratsurkunden, die der Beamte der Fachhochschule zur Weiterleitung an das Landesamt für Besoldung und Versorgung gegeben hat. Außerdem enthielt die Akte Versetzungsverfügungen und Planstelleneinweisungen. Die Fachhochschule darf all diese Unterlagen jedenfalls ohne Einwilligung des Beamten nicht in der Besoldungsakte aufbewahren, und Kopien von Versetzungsverfügungen und Planstelleneinweisungen haben allenfalls in der Personalnebenakte ihre Berechtigung.
Daß die Fachhochschule mehr Unterlagen als erlaubt zu ihren Akten nahm, habe ich beanstandet. Eine Stellungnahme steht noch aus.

1.2 Quadranglierung von Personalakten

Personalakten sind so zu führen, daß der Betroffene sein Recht auf Einsicht in die vollständige Personalakte, also in die Grundakte und sämtliche Nebenakten, wahrnehmen kann. Deshalb sollten diese fortlaufend durchnumeriert sein. Zwar wird gegen eine Paginierung gerade von Personalakten mitunter eingewandt, bei Entfernung von Vorgängen entstünden sog. "sprechende Lücken". Trotzdem sollte jede Personalakte quadrangliert werden. Dafür spricht nämlich, daß so jederzeit einzelne Unterlagen schnell gefunden werden können und die Vollständigkeit der Personalakte nachgewiesen werden kann. Zudem sind auch die bei der Entfernung von Unterlagen entstehenden Lücken nicht mehr "sprechend", weil in wesentlich größerem Umfang als bisher nicht nur Unterlagen mit für den Bediensteten negativem Inhalt, sondern auch ihn nicht belastende Vorgänge nach bestimmten Fristen aus der Personalakte zu entfernen sind.
 

1.3 Datenlöschung - noch immer Stiefkind der Behörden

Die besuchte Fachhochschule besteht seit etwa 35 Jahren. Seit ihrer Gründung hat sie noch keine Personalnebenakten, Besoldungsakten oder Berufungsakten ausgesondert. Schied ein Professor oder Verwaltungsbeamter aus ihrem Dienst aus, legte sie nur die ihn betreffenden Akten in der Altregistratur im Keller ab. Ein Platzproblem hat die Fachhochschule offenbar nicht. Bei dieser Praxis übersah sie freilich, daß Daten nicht nur im Computer, sondern auch in Akten gelöscht werden müssen. Gerade bei den Personalakten der Beamten sind - im Landesbeamtengesetz im einzelnen nachzulesen - für die Aussonderung genaue Fristen bestimmt, die es zu beachten gilt. Die Lagerkapazität kann keinesfalls ein Kriterium für die Aufbewahrungsdauer sein. Eine Beanstandung dieses Datenschutzverstoßes war die Folge.

Nicht in Ordnung war auch, wie die Polizeidirektion ihre sog. Krankheitsliste führte. Dazu verwendete sie einen Vordruck, in den sie für jeden Polizeibeamten gesondert eintrug, von wann bis wann dieser wie viele Tage krank war. Eine der eingesehenen Krankenlisten enthielt beispielsweise 13 Einträge, anhand derer die Polizeidirektion feststellen konnte, daß der betreffende Polizeibeamte seit seiner Aufnahme des Dienstes bei ihr erstmals 1980 und zuletzt 1996 und dazwischen weitere elfmal krank war - ein unhaltbarer Zustand. Krankheitsbedingte Fehlzeiten sind regelmäßig nur für den Zeitraum eines Jahres von Bedeutung. Danach sind sie unter Verschluß zu nehmen und nach Ablauf von drei Jahren auszusondern.
 

2. Die Überprüfung der Dienstfähigkeit

Ist ein Beamter gravierend in seiner Gesundheit beeinträchtigt, stellt sich für ihn und seine Dienststelle die Frage, ob er dauernd dienstunfähig und folglich in den Ruhestand zu versetzen ist. Damit der Dienstherr darüber befinden kann, braucht er regelmäßig ein amtsärztliches Gutachten des Gesundheitsamts. Wie dieses den Beamten zu begutachten und das amtsärztliche Zeugnis zu erstellen hat, ist seit 1995 in einer Verwaltungsvorschrift des Sozialministeriums detailliert und datenschutzgerecht geregelt. Unter anderem ist folgendes festgelegt: Benötigt der Amtsarzt für sein Zeugnis ein fachärztliches Gutachten, fragt er die auftraggebende Dienststelle, ob sie die Kosten hierfür übernimmt, läßt durch den Beamten den Amtsarzt und Facharzt wechselseitig von der Schweigepflicht entbinden und erteilt schließlich dem Facharzt den Auftrag. Das Fachgutachten arbeitet der Amtsarzt in sein Zeugnis ein und verwahrt es in seinen Akten, ohne daß es die auftraggebende Dienststelle zu Gesicht bekommt. Bei der Abfassung des amtsärztlichen Zeugnisses hat er darauf zu achten, daß Rückschlüsse auf den untersuchten Beamten durch Dritte nicht möglich sind. Grund hierfür ist, daß bei Beamten unter 55 Jahren das Finanzministerium eine anonymisierte Fertigung des Gutachtens erhält, weil es sein Einvernehmen zur Zurruhesetzung des Beamten erteilen muß. Auch der Dienststelle darf der Amtsarzt Einzelheiten über Anamnese und Befund nur mit Einwilligung des Beamten mitteilen, soweit dies für die von der Dienststelle zu treffende Entscheidung nach deren Ansicht oder nach Meinung des Amtsarztes notwendig ist.

Bei einem Lehrer spielte sich das Verfahren allerdings anders ab: Als der Amtsarzt dem Oberschulamt die Notwendigkeit eines neurologischen Fachgutachtens darlegte, beauftragte dieses selbst einen Fachgutachter. Der schickte sein Gutachten natürlich unmittelbar an seinen Auftraggeber, das Oberschulamt. Dadurch erfuhr die personalverwaltende Stelle des Lehrers nicht nur, wie der Fachgutachter dessen Dienstfähigkeit beurteilte, sondern eine Vielzahl von Angaben zu Anamnese und Befunderhebung, die sie zur Begründung der von ihr zu treffenden Personalentscheidung gar nicht wissen mußte. Kurz gesagt: Eine unnötige Beeinträchtigung des Persönlichkeitsrechts des Lehrers. Beanstanden konnte ich diese Vorgehensweise des Oberschulamts allerdings nicht, weil sie nicht gegen das Gesetz verstößt.

Nicht nur datenschutzunfreundlich, sondern rechtswidrig war dagegen, wie die Geschichte weiterging. Pflichtgemäß übersandte das Oberschulamt nämlich dem Finanzministerium eine Fertigung des Fachgutachtens, das es zuvor versuchte zu anonymisieren. Dieser Versuch mißlang, denn das Finanzministerium konnte schwarz auf weiß lesen, daß der Betroffene seit 1974 als Grundschullehrer tätig und seit 1976 in einem namentlich genannten Ort mit knapp über 3 000 Einwohnern angestellt ist. Unter diesen Umständen wäre es ihm leicht möglich gewesen herauszufinden, um wen es sich bei dem zur Ruhe zu setzenden Beamten handelt. Das Oberschulamt versprach, künftig bei der Zuziehung von Fachgutachtern nach den Bestimmungen der Verwaltungsvorschrift des Sozialministeriums vorzugehen und bei einer etwa dennoch notwendigen Anonymisierung von ärztlichen Unterlagen sorgfältiger zu Werke zu gehen.
 

3. Alte und neue Probleme mit dem polizeiärztlichen Dienst

Schon im letzten Jahr habe ich gravierende Datenschutzmängel in verschiedenen Bereichen des polizeiärztlichen Dienstes aufgezeigt. Beseitigt sind sie bis heute nicht. Vielmehr treten neue Schwachstellen zutage.

 
3.1 Die polizeiärztliche Rundumfürsorge

3.1.1 Was bisher (nicht) geschah

Im letzten Tätigkeitsbericht (LT-Drs. 12/750, S. 70 ff.) habe ich das unrühmliche Ergebnis eines Kontrollbesuchs beim polizeiärztlichen Dienst der Landespolizeidirektion Stuttgart II geschildert. Zur Erinnerung: Dem Polizeiarzt ist ein umfangreiches Aufgabenspektrum übertragen. Er stellt fest, ob ein Polizeibeamter dienstfähig ist, übt die Tätigkeit des Betriebsarztes einschließlich arbeitsmedizinischer Vorsorgeuntersuchungen aus und wirkt bei der Gewährung der Heilfürsorge mit, indem er Krankenscheine, Rezepte und Krankenhausrechnungen prüft und über Anträge auf genehmigungspflichtige Heilfürsorgeleistungen wie beispielsweise Kuren entscheidet. Fast alle dabei anfallenden Unterlagen sammelt er in einer sog. Krankenakte, auf die er sich bei seiner gesamten Tätigkeit stützt. Im Alltag kann sich ein Polizeibeamter folglich nicht einer ärztlichen Behandlung unterziehen, ohne damit rechnen zu müssen, daß der Polizeiarzt kurze Zeit später seine Dienstfähigkeit in Frage stellt. Diese Praxis, die bei allen Landespolizeidirektionen und bei der Bereitschaftspolizei im wesentlichen dieselbe ist, stellt den Polizeibeamten nicht nur schlechter als andere Beamte und alle Arbeitnehmer innerhalb und außerhalb des öffentlichen Dienstes, sondern steht seit 1. Jan. 1987 (!) in Widerspruch mit der Rechtslage. Seitdem ist nämlich aus gutem Grund durch Rechtsvorschrift bestimmt, daß

• Unterlagen über die Heilfürsorge grundsätzlich nicht für andere Zwecke verwendet werden dürfen und
• Heilfürsorgeakten getrennt von anderen Unterlagen zu führen sind sowie
• Heilfürsorgeunterlagen drei Jahre nach Ablauf des Jahres, in dem die Bearbeitung des einzelnen Vorgangs abgeschlossen wurde, zu vernichten sind.

 
3.1.2 Wie es (nicht) weiterging

Im Dezember des letzten Jahres räumte auch das Innenministerium, das bis dahin nicht zu einer Stellungnahme zu meiner Beanstandung zu bewegen gewesen war, nach einem ersten Gespräch mit meinem Amt ein, daß die Wahrnehmung von Aufgaben in der Heilfürsorge und im betriebs- und polizeiamtsärztlichen Dienst durch den Polizeiarzt in Personalunion rechtswidrig ist. Die Trennung der Heilfürsorgeakten von den Personalakten sei schon vor über einem Jahr eingeleitet worden. Zwei weitere Monate waren daraufhin ohne konkrete Maßnahmen verstrichen, als das Innenministerium erneut um eine Besprechung bat, diesmal mit dem obersten Polizeiarzt des Landes. Auch dabei bestand Übereinstimmung über die Rechtswidrigkeit der polizeiärztlichen Rundumfürsorge. In der Folge "vereinbarte" der oberste Polizeiarzt mit dem Leiter des ärztlichen Dienstes der Bereitschaftspolizeidirektion, daß im Bereich der Bereitschaftspolizei ärztliche Behandlung und Diensttauglichkeitsuntersuchung zu trennen sind. Die übrigen Polizeiärzte im Land ließ das Innenministerium die bis dahin geübte Praxis fortsetzen. So ging ein weiteres halbes Jahr ins Land, in dem sich nichts änderte. Anfang August wandte ich mich deswegen an den Herrn Innenminister und bat ihn zu veranlassen, daß die längst überfällige organisatorische und personelle Trennung erfolgt. Ende Oktober, als ich schon gar nicht mehr mit einer Antwort rechnete, wurde meine Hoffnung, nun endlich zu erfahren, wann und in welcher Weise diese Trennung erfolgt, erneut enttäuscht. Der Herr Innenminister teilte mir, nachdem er sich für die verspätete Beantwortung meines Schreibens entschuldigt hatte, nämlich nur mit, daß "keine grundsätzlichen Einwendungen" mehr gegen die Trennung bestünden, nachdem die Angelegenheit auch in zwei Polizeichefbesprechungen intensiv diskutiert worden sei. Eine bemerkenswerte Aussage, wie ich meine, weil ja eine nach Art. 20 GG an Gesetz und Recht gebundene Verwaltung die Beachtung von Rechtsvorschriften wohl kaum davon abhängig machen kann, ob diese ihr gefallen oder nicht. Genau davon geht aber offensichtlich die Polizeiverwaltung des Landes aus. Anders kann ich das Hickhack um die vom geltenden Recht zwingend geforderte Trennung nicht mehr verstehen. Ich würde es deshalb begrüßen, wenn sich der Landtag dieser Frage annehmen und dafür sorgen würde, daß den Polizeibeamten des Landes endlich der Schutz gewährt wird, der ihnen zusteht.
 

3.2 Polizeidiensttauglichkeit

Durch die Praxis des ärztlichen Dienstes der Bereitschaftspolizeidirektion, von allen Bewerbern für den Polizeidienst des Landes Krankenkassenauskünfte zu verlangen, aus denen sämtliche dort bekannten Arbeitsunfähigkeitszeiten und Krankenhausaufenthalte (jeweils mit Diagnosen) sowie Versicherungszeiten ersichtlich sein müssen (vgl. S. 36 des 13. Tätigkeitsberichts 1992 [LT-Drs. 11/1060] und S. 70 des letzten Tätigkeitsberichts [LT-Drs. 12/750]), trat ganz automatisch der Bereich der Bewerberauswahluntersuchung ins Blickfeld. Deshalb nahm mein Amt die Polizeidienstvorschrift "Ärztliche Beurteilung der Polizeidiensttauglichkeit und der Polizeidienstfähigkeit" (PDV 300) und den hierzu ergangenen Einführungserlaß des Innenministeriums unter die Lupe. Dort ist im einzelnen beschrieben, was der Polizeiarzt bei seiner Beurteilung der Polizeidiensttauglichkeit eines Polizeibeamten oder Bewerbers für den Polizeidienst zu beachten, welche Untersuchungen er vorzunehmen und welche Angaben der (künftige) Polizeibeamte hierbei zu machen hat. Für einen Datenschützer enthält die PDV 300 einige Stolpersteine. Beispielsweise stellen sich folgende Fragen:

• Wozu benötigt der Polizeiarzt für seine Untersuchung Bewerbungsunterlagen wie Lebenslauf und Zeugnisse?
• Aus welchen Gründen schließen welche Tätowierungen die Einstellung des Bewerbers aus?
• Warum schließt bei weiblichen Bewerbern das Vorliegen einer Schwangerschaft die ärztliche Untersuchung aus, und welche Folgerungen sind damit für den Arzt und die für die Einstellungen zuständige Stelle verbunden?
• Welche Schlußfolgerungen zieht der Polizeiarzt aus frühkindlichem Bettnässen und häufigem Wechsel von Freunden und Vorgesetzten des Bewerbers?
• Kann es gerechtfertigt sein, vom Bewerber eine pauschale Erklärung zu verlangen, daß für die Beurteilung benötigte ärztliche Befunde und Unterlagen beschafft und dem Polizeiarzt zur Verfügung gestellt werden können?
• Was passiert mit dem Einstellungsgutachten, wenn der Bewerber später gar nicht eingestellt wird?

Auf meine Anfang August an den Herrn Innenminister gerichtete Bitte, er möge doch dafür sorgen, daß seine Polizeiabteilung mir die gewünschten Auskünfte rasch erteilt, geschah immer noch nichts. Folglich blieb mir nichts anderes übrig, als diese beharrliche Weigerung des Innenministeriums, mir pflichtgemäß Auskunft zu geben, förmlich zu beanstanden. Erfolg: Fast keiner. Nach sechs Wochen teilte mir der Herr Innenminister folgendes mit:

4. Personalunion - kein Rechtfertigungsgrund

Überrascht und erbost war eine Assessorin des Lehramts über das, was ihr der CDU-Landesvorsitzende, Herr Ministerpräsident Teufel, auf ihre Parteiaustrittserklärung antwortete. In dessen Brief konnte sie nämlich folgendes lesen:

Das Persönliche Büro des Herrn Ministerpräsidenten, an das die CDU-Kreisgeschäftsstelle ihr Schreiben weiterleitete, ließ sich vom Kultusministerium die Examensergebnisse von Frau Z. geben, die in das Antwortschreiben des CDU-Landesvorsitzenden Eingang fanden. So kann es natürlich nicht gehen. Soweit das Persönliche Büro des Herrn Ministerpräsidenten Parteiangelegenheiten bearbeitet, darf es hierzu nicht auf von der Landesverwaltung gesammelte Bürgerdaten zurückgreifen. Zu diesem Vorgang befragt, stellte dies auch das Staatsministerium nicht in Abrede. Nur meinte es, Frau Z. habe doch den Herrn Ministerpräsidenten nicht nur als Landesvorsitzenden der CDU, sondern auch als Regierungschef angeschrieben und überhaupt dürfe doch unterstellt werden, "daß derjenige, der über eine bestimmte Verwaltungsentscheidung Klage bei dem Herrn Ministerpräsidenten führt, damit einverstanden ist, daß sich der Herr Ministerpräsident bei den zuständigen Behörden sachkundig macht." Es übersah dabei allerdings, daß Frau Z. beim Herrn Ministerpräsidenten gerade nicht über eine Verwaltungsentscheidung geklagt, sondern ihre Nichtberücksichtigung bei der Lehrereinstellung lediglich als Beleg und Beispiel dafür angeführt hatte, daß ihrer Meinung nach die Zusage der Partei, genügend Lehrerstellen zu schaffen, nicht eingehalten worden sei. Das sah offenbar auch das Persönliche Büro so, indem es die Prüfungsergebnisse von Frau Z. nicht für eine Antwort des Herrn Ministerpräsidenten als Regierungschef verwendete, sondern der Partei zugänglich machte. Daß nämlich Frau Z. die Antwort auf ihr Schreiben auf einem Brief mit dem Kopfbogen "CDU Baden-Württemberg - Der Landesvorsitzende" erhielt, war konsequent und keineswegs - wie das Staatsministerium auf meine Beanstandung der Datenschutzverstöße meinte - eine Verwechslung.
 
 

2. Abschnitt: Wirtschaft
 

1. Das Korruptionsregister

Auch die öffentliche Verwaltung ist vor Korruption nicht gefeit. Spektakuläre Einzelfälle, die Schlagzeilen gemacht haben, belegen dies. Deshalb ist seit langem klar, daß dem ein Riegel vorgeschoben werden muß. Rezepte, wie dies am besten zu bewerkstelligen ist, gibt es viele. Eines davon ist die Forderung nach der Einrichtung von Korruptionsregistern, um Unternehmen, die mit Preisabsprachen, Bestechungsgeldern und anderen unlauteren Mitteln bei der Vergabe öffentlicher Aufträge agieren, das Handwerk zu legen. Weil man sich an fünf Fingern abzählen kann, daß ein solches Register von erheblicher datenschutzrechtlicher Relevanz ist, schalteten wir uns schon zu Beginn des Jahres 1996 ein. Die Kernfrage war von Anfang an: Reichen für die Errichtung eines Korruptionsregisters die vorhandenen Regelungen des Landesdatenschutzgesetzes aus, oder muß der Gesetzgeber aktiv werden? Das Innenministerium hielt sich bedeckt. Im Herbst 1996, als das Kabinett die Einführung eines Korruptionsregisters beschlossen und es sich an die Umsetzung des Kabinettsbeschlusses gemacht hatte, hieß es noch immer, Ausgestaltung und Rechtsgrundlage des Korruptionsregisters müßten zunächst noch geprüft werden. Im Frühjahr 1997 präsentierte es uns dann den Entwurf einer Verwaltungsvorschrift der Landesregierung und des Innenministeriums zur Verhütung unrechtmäßiger und unlauterer Einwirkungen auf das Verwaltungshandeln und zur Verfolgung damit zusammenhängender "Straf- und Dienstvergehen" und ließ uns zu der darin vorgesehenen Errichtung eines Korruptionsregisters ohne nähere Begründung wissen, es halte eine spezialgesetzliche Regelung zur Einrichtung des Registers nicht für erforderlich. Diese Auffassung kann ich nicht teilen. Weshalb dies so ist, habe ich dem Innenministerium bereits im Juni und Juli 1997 eingehend dargelegt. Der Herr Innenminister meinte bei der Beratung des Entwurfs der Verwaltungsvorschrift im Innenausschuß des Landtags dazu nur, eine ausführliche Klärung dieser Fragen mit meinem Amt hätte eine Verzögerung der Verwaltungsvorschrift zur Folge, zu dieser sei er aber nicht bereit. Am 1. Okt. 1997 hat das Innenministerium die Verwaltungsvorschrift in Kraft gesetzt. Dies habe ich beanstandet. Die wesentlichen Gründe dafür sind auf einen kurzen Nenner gebracht folgende:

Alle Behörden und öffentlichen Stellen des Landes und sämtliche kommunalen Auftraggeber (Vergabestellen) müssen der Verwaltungsvorschrift zufolge dem Landesgewerbeamt, das das Korruptionsregister führt, solche Bewerber melden, die sie in einem Verfahren zur Vergabe von Bau-, Liefer- oder Dienstleistungen wegen schwerer Verfehlungen ausgeschlossen haben. Als solche Verfehlungen gelten beispielsweise Betrügereien im Geschäftsverkehr, wettbewerbsbeschränkende Absprachen bei Ausschreibungen, Bestechung oder Vorteilsgewährung. Gemeldete Bewerber oder Bieter können die Löschung der Meldung verlangen, wenn sich die Beweislage nachträglich ändert und Zweifel am Vorliegen einer schweren Verfehlung entstehen oder wenn beispielsweise kein oder nur ein geringer Schaden entstanden ist oder wenn sie durch geeignete organisatorische oder personelle Maßnahmen Vorsorge gegen die Wiederholung schwerer Verfehlungen getroffen haben. Ansonsten bleibt jede Meldung mindestens zwei Jahre, mitunter auch länger im Korruptionsregister gespeichert. Bevor eine Vergabestelle einem Anbieter den Zuschlag geben will, muß sie bei Aufträgen mit einem Volumen von über 100 000 DM den Anbieter im Korruptionsregister abchecken; ist das Auftragsvolumen niedriger, steht es in ihrem Ermessen, ob sie dies tun will.

Keine Frage: Nicht bei jeder Meldung zum Korruptionsregister ist der Datenschutz tangiert. Bei Aktiengesellschaften beispielsweise ist er sowieso nicht betroffen. Anders ist es dagegen, wenn es zum einen um Einzelkaufleute, Handelsgesellschaften oder juristische Personen geht, bei denen die sie tragenden Personen im Rechtsverkehr im Vordergrund stehen, und zum anderen, wenn aus der gemeldeten Verfehlung auf den dafür Verantwortlichen geschlossen werden kann. Dann steht deren Grundrecht auf Datenschutz (Art. 1 Abs. 1 i.V. mit Art. 2 Abs. 1 GG) zur Debatte. Eingriffe in dieses Grundrecht dürfen aber nach der seit dem Volkszählungsurteil von 1983 ständigen Rechtsprechung des Bundesverfassungsgerichts - von den übrigen Voraussetzungen einmal abgesehen - nur aufgrund einer klaren gesetzlichen Grundlage erfolgen, aus der sich die Voraussetzungen und der Umfang der Beschränkungen klar und für den Bürger erkennbar ergeben. Eine solche gesetzliche Grundlage für das Korruptionsregister gibt es jedoch nicht. Insbesondere läßt es sich nicht auf das Landesdatenschutzgesetz stützen. Denn dieses Gesetz regelt nur die Verarbeitung personenbezogener Daten im Einzelfall. Für die Einrichtung eines zentral geführten Registers wie das Korruptionsregister, in dem von zahlreichen Stellen mitgeteilte Informationen über schwere Verfehlungen in einem Vergabeverfahren gespeichert werden und bei dem eine Vielzahl von Stellen nach solchen Informationen nachfragen können, ist das Landesdatenschutzgesetz dagegen nicht gemacht. Es enthält für ein solches zentrales Register gar keine Regelungen. Deshalb nutzen alle Hilfskonstruktionen des Innenministeriums nichts:

• Das Innenministerium geht offenbar davon aus, daß eine Anfrage einer Vergabestelle vor der Vergabe des Zuschlags sich eigentlich nicht an das Korruptionsregister, sondern praktisch an alle übrigen Vergabestellen im Land richte und daß umgekehrt Adressat einer Mitteilung einer Vergabestelle über eine schwere Verfehlung nicht das Korruptionsregister, sondern alle anderen Vergabestellen seien. Es handele sich deshalb um Datenerhebungen und Datenübermittlungen. Diese Annahme geht jedoch - ganz abgesehen davon, daß sie mit den tatsächlichen Abläufen nun wirklich nichts zu tun hat - von unzutreffenden Prämissen aus. Denn solche praktisch "ins Blaue hinein" erfolgenden Datenerhebungen und Datenübermittlungen der Vergabestellen wären von den einschlägigen Vorschriften des Landesdatenschutzgesetzes (§§ 11, 13 LDSG) gerade nicht gedeckt.
• Der dazu vom Innenministerium gegebene Hinweis auf das Rechtsinstitut der Datenverarbeitung im Auftrag geht fehl. Würde nämlich das Landesgewerbeamt tatsächlich das Korruptionsregister im Auftrag der Vergabestellen betreiben, bedürfte es nach § 7 LDSG schriftlicher Aufträge zwischen diesen und dem Landesgewerbeamt. Darin wären vor allem Gegenstand und Umfang der Datenverarbeitung im Korruptionsregister und die hierfür notwendigen technischen und organisatorischen Maßnahmen festzulegen. Solche Aufträge zwischen Vergabestellen und Landesgewerbeamt gibt es aber nicht. Auch hilft der Weg über § 7 Abs. 2 Satz 4 LDSG nicht weiter. Nach dieser Vorschrift können solche Aufträge zwar auch durch die obersten Fachaufsichtsbehörden mit Wirkung für die ihrer Aufsicht unterliegenden Stellen des Landes erteilt werden. Außer dem Innenministerium ist aber kein anderes Ministerium am Erlaß der Verwaltungsvorschrift beteiligt gewesen - nur sie sind aber nach § 22 des Landesverwaltungsgesetzes oberste Fachaufsichtsbehörden. Hinzu kommt, daß die vielen Vergabestellen der Kommunen von vornherein nicht der Fachaufsicht des Landes unterstehen.

2. So nicht

Ziemlich forsch agieren zwei der drei Steuerberaterkammern in Baden-Württemberg. Sie geben in den Kammermitteilungen, ihrer Mitgliederzeitschrift, Namen und Anschriften derjenigen bekannt, deren unerlaubte Hilfe in Steuersachen sanktioniert wurde. Nach dem Grund hierfür befragt, meinten sie nur, die Veröffentlichung der Delinquenten sei allein schon durch ihre Aufgabe, die beruflichen Belange der Gesamtheit der Mitglieder zu wahren, gerechtfertigt und auch "wegen der Wiederholungsgefahr angezeigt". Hier irren die beiden Kammern. Die Bekanntgabe der betroffenen Personen wäre nur erlaubt, wenn sie erforderlich wäre, mit anderen Worten die Kammern ihre Aufgaben ohne die Veröffentlichung überhaupt nicht oder nur mangelhaft erfüllen könnten. Daran fehlt es aber, denn selbst wenn es Kammeraufgabe ist, Verstöße gegen das Steuerberatungsgesetz aufzuspüren, was keineswegs einhellige Meinung ist, sind sie dabei nicht darauf angewiesen, daß alle ihre Mitglieder von Verfehlungen bestimmter Personen wissen. Halten die Kammern eine besondere Beobachtung der aufgefallenen "Steuerhelfer" für geboten, können sie selbst das Nötige tun. Daß dies ausreicht, zeigt sich schon daran, daß andere Kammern solche Veröffentlichungen nicht vornehmen. Zudem ist die Veröffentlichungspraxis unverhältnismäßig, weil sehr viele Personen und keinesfalls nur Kammermitglieder Kenntnis von den verhängten Sanktionen erhalten und die Veröffentlichung damit eine ganz erhebliche Prangerwirkung entfaltet. Weil die beiden Kammern trotz meiner Erläuterung der Rechtslage an ihrer rechtswidrigen Praxis festhalten wollen, mußte ich diese beanstanden. Ich hoffe, daß sie doch noch einsichtig werden.

Umsichtig verhielt sich dagegen eine Handwerkskammer, die ähnliches vor hatte. Sie wollte "Schwarzarbeitsünder" in der Deutschen Handwerkszeitung bekanntgeben und damit die Schwarzarbeit bekämpfen. Ganz wohl war ihr dabei offenbar nicht, denn sie bat mich, eventuelle datenschutzrechtliche Bedenken mitzuteilen. So konnte ich sie schon vorab von meiner datenschutzrechtlichen Beurteilung unterrichten, worauf die Kammer von ihrem Vorhaben Abstand nahm.

3. Abschnitt: Finanzverwaltung
 

1. Wer war sonst noch dabei?

Ein Geschäftsmann besuchte eine Fortbildungsveranstaltung. Tagungsort: Eine Ferieninsel. Die finanziellen Aufwendungen dafür wollte er als Betriebsausgaben von der Steuer absetzen. Doch die Belege, die deren Höhe nachweisen, genügten dem zuständigen Finanzamt nicht. Es machte die Anerkennung von der Vorlage eines Verzeichnisses mit den Namen der übrigen Veranstaltungsteilnehmer abhängig.

Außer Frage steht: Wer eine Steuervergünstigung begehrt, muß dies beim Finanzamt beantragen und dazu Unterlagen zur Glaubhaftmachung vorlegen. Diese müssen aber zu diesem Zweck auch geeignet und erforderlich sein. Etwas Sinnloses darf das Finanzamt nicht verlangen, schon gar nicht, wenn es auf diesem Wege eine Reihe von Informationen über andere Bürger erhalten würde, die es zur Bearbeitung des konkreten Falles gar nicht benötigt.

Was hatte das Finanzamt zu seiner Aufklärungsmaßnahme bewogen? Offenbar die Befürchtung, daß sog. Fortbildungsreisen selbst dann als solche abgerechnet werden könnten, wenn sie in Wahrheit "getarnte" Vergnügungsreisen waren. Und Aufklärung in diesem Punkt liegt im Interesse aller, aber nur mit rechtlich zulässigen, insbesondere aber auch tauglichen Mitteln! Daran aber haperte es in unserem Fall.

Zum einen sind Seminarteilnehmer oftmals gar nicht in der Lage, ein Teilnehmerverzeichnis beim Finanzamt vorzulegen, weil sie über ein solches nicht verfügen und ihnen auch kein Anspruch gegen den Veranstalter zusteht, eine Teilnehmerliste nachträglich zu erhalten. Zum anderen ist ihre Vorlage bei der Steuerbehörde ungeeignet, Zweifel am Fortbildungscharakter der Tagung auszuräumen, weil eine solche Liste noch lange nicht sagt, ob die Mitreisenden fortbildungswillig oder "branchenfremd" waren. Dem Namen allein sieht man das Motiv für die Reise nicht an. Aber selbst wenn man auf diesem Wege in Erfahrung bringen würde, daß die Gruppe aus beiden Arten von Reiseteilnehmern zusammengesetzt war, würde dies noch keinen Schluß in die eine oder andere Richtung zulassen. So kann sich ein Teil der Mitreisenden - etwa Familienangehörige - durchaus ausschließlich für das Rahmenprogramm interessieren, was sicher nicht eine steuerliche Anerkennung der Aufwendungen dieser Personen rechtfertigt, während der Steuerpflichtige selbst sich der Fortbildung widmet. Viel sachdienlicher wäre es deswegen, wenn sich das Finanzamt in solchen Fällen ein Veranstaltungsprogramm und ein Verzeichnis der eingesetzten Dozenten vorlegen ließe. Daraus läßt sich der wahre Charakter der Veranstaltung am ehesten entnehmen.

Nachdem auch die Oberfinanzdirektion Stuttgart die Forderung des Finanzamts verteidigte, beanstandete ich die unzulässige Datenerhebung gegenüber dem Finanzministerium, zumal Steuerverwaltungen anderer Länder in solchen Fällen davon absehen, die Vorlage von Teilnehmerverzeichnissen zu verlangen. Das Ministerium sieht die Dinge jedoch anders und will aus mich nicht überzeugenden Gründen die bisherige Praxis beibehalten.
 

2. Außenprüfung von Arztpraxen

Weil von Ärzten immer wieder die Frage an mich herangetragen wurde, ob die Prüfbeamten des Finanzamts bei Außenprüfungen verlangen können, daß ihnen trotz des Ärzten nach § 102 der Abgabenordnung (AO) zustehenden Auskunftsverweigerungsrechts Einsicht in Patientenunterlagen wie beispielsweise Durchschriften der Rechnungen an Privatpatienten gewährt wird, wandte ich mich damit an das Finanzministerium. In einer ersten Antwort vertrat dieses unter Berufung auf eine Entscheidung des Bundesfinanzhofs aus dem Jahr 1957 folgende Auffassung: Das Finanzamt könne, wenn es berechtigte Zweifel an der Ordnungsmäßigkeit der Aufzeichnungen des Arztes habe, diesem aufgeben, "in geeigneter Form Auszüge und Zusammenstellungen über die einzelnen Besuche und sonstigen Leistungen aus der Patientenkartei mit Namensangabe zu fertigen, welche sich auf die finanziellen Beziehungen beschränken und die das Auskunftsverweigerungsrecht begründende Tatsachen nicht enthalten". Im auch für Normalbürger zu verstehenden Klartext heißt das: Das Finanzamt kann Einsicht in Unterlagen eines niedergelassenen Arztes verlangen, aus denen die einzelnen Besuche oder sonstigen Leistungen, die dafür in Rechnung gestellten Beträge sowie Name und Anschrift der Patienten ersichtlich sind. Insoweit steht dem Arzt kein Auskunftsverweigerungsrecht zu.

Diese Auffassung kann ich nicht teilen, denn das Auskunftsverweigerungsrecht der Ärzte nach § 102 AO soll es diesen ermöglichen, ihrer ihnen durch die ärztliche Berufsordnung und § 203 Abs. 1 Nr. 1 StGB auferlegten Schweigepflicht auch gegenüber den Finanzbehörden gerecht zu werden. Unter die ärztliche Schweigepflicht fallen aber alle dem Arzt in Ausübung seines Berufs bekannt gewordenen Daten, die auf konkrete Erkenntnisse über den Gesundheitszustand einer Person schließen lassen. Dazu gehört nach einer gefestigten neueren Rechtsprechung auch der Name des Patienten, der den Arzt zur Behandlung aufgesucht hat. Denn schon der Umstand, daß jemand einen Arzt aufsucht, läßt Rückschlüsse auf seinen Gesundheitszustand zu. Erst recht gilt dies, wenn es sich dabei um einen auf eine Behandlung bestimmter Erkrankungen spezialisierten Arzt (Facharzt) handelt. Ich bat deshalb das Finanzministerium darum, seine bisherige Haltung nochmals zu überdenken und mitzuteilen, ob nicht auch anonymisierte Unterlagen für die Durchführung von Außenprüfungen ausreichen. Für das Finanzministerium war dies wiederum Anlaß, die strittige Frage den Referatsleitern Abgabenordnung des Bundes und der Länder vorzutragen. Das Ergebnis der Beratung dieses Gremiums war alles andere als überzeugend. Die Referatsleiter räumen zwar ein, daß Name und Anschrift eines Patienten grundsätzlich unter die ärztliche Schweigepflicht fallen, ziehen daraus aber nicht die gebotene Konsequenz, sondern meinen gleichwohl, das Zeugnisverweigerungsrecht der Ärzte beziehe sich nicht auf Name und Anschrift der Patienten. Dies ergäbe sich aus einem Vergleich der verschiedenen in § 102 AO getroffenen Regelungen zum Schutz bestimmter Berufsgeheimnisse. Sie halten deshalb die Einsichtnahme in ärztliche Unterlagen, die den Namen des Patienten enthalten, für zulässig, soweit sich die Unterlagen auf die Wiedergabe der finanziellen Beziehungen zwischen Arzt und Patienten beschränken. Soweit dagegen aus den Unterlagen Diagnosen und Behandlungsmethoden des Arztes erkennbar seien, sei den Außenprüfern die Einsichtnahme verwehrt, es sei denn, die betreffenden Patienten würden darin einwilligen oder die Unterlagen anonymisiert werden.

Das Finanzministerium sieht sich durch das Ergebnis der Beratung der Referatsleiter Abgabenordnung des Bundes und der Länder bestätigt und bleibt bei seiner bisherigen Auffassung. Ich kann dies nur bedauern, zumal es, obwohl danach befragt, bisher nicht plausibel dargetan hat, weshalb eine wirksame Kontrolle nicht auch durch Einsichtnahme in anonymisierte Unterlagen möglich sein soll.
 

3. Die Mitwirkung auf Raten

Anfang Februar 1997 wurde mir bekannt, daß das Finanzamt Stuttgart II gegen einen Arzt einen Durchsuchungs- und Beschlagnahmebeschluß erwirkt, die Praxis wegen des Verdachts der Steuerhinterziehung durchsucht und Patientenunterlagen sichergestellt hatte. Daraufhin bat ich das Finanzamt um eine Stellungnahme und um die Übersendung des Durchsuchungs- und Beschlagnahmebeschlusses des Amtsgerichts. Die Stellungnahme ging knapp einen Monat später bei uns ein, nicht aber der Durchsuchungs- und Beschlagnahmebeschluß. Der Bitte, ihn vorzulegen, könne nicht entsprochen werden, da dieser eine gerichtliche Entscheidung darstelle, die nicht der Kontrolle des Landesbeauftragten für den Datenschutz unterliege, bedeutete mir das Finanzamt. Letzteres ist sicher richtig, berechtigte das Finanzamt aber noch lange nicht dazu, den Beschluß zurückzuhalten. Ich bat deshalb, das Versäumte nachzuholen, da dieser Beschluß benötigt werde, um das Vorgehen des Finanzamts und nicht das des Gerichts zu überprüfen. Damit hätte es eigentlich genug sein müssen. Aber weit gefehlt: Das Finanzamt schickte uns daraufhin zwar den Durchsuchungs- und Beschlagnahmebeschluß, aber nur in "gereinigter" Form: "Den Namen des Beschuldigten und die Gründe haben wir wegen § 30 Abgabenordnung geschwärzt." Nun ist es zwar grundsätzlich lobenswert, daß das Finanzamt so großen Wert auf die Beachtung des in § 30 AO geregelten Steuergeheimnisses legt, nur, im konkreten Fall war die Berufung darauf völlig deplaziert. Denn nach § 24 Abs. 2 Satz 1 und Abs. 6 BDSG i.V. mit § 30 Abs. 4 Nr. 2 AO kann das Steuergeheimnis Datenschutzkontrollen nicht entgegengehalten werden. Darauf hat das Finanzministerium die Finanzämter schon vor Jahren hingewiesen. Also forderte ich das Finanzamt unter Hinweis auf diese Rechtslage mit Schreiben vom 30. April 1997 auf, den kompletten Beschluß vorzulegen. Aber auch diese Aufforderung zeitigte noch keinen Erfolg. Jetzt legte das Finanzamt den Fall der Oberfinanzdirektion zur Entscheidung vor, und dort ließ man sich Zeit. Nachdem insgesamt sechs Monate seit meiner ersten Anfrage beim Finanzamt Stuttgart II vergangen waren und mir der Durchsuchungs- und Beschlagnahmebeschluß des Amtsgerichts immer noch nicht vorlag, sah ich mich veranlaßt, diese offenkundige Verletzung der in § 25 Abs. 1 LDSG festgelegten Unterstützungspflicht durch das Finanzamt Stuttgart II zu beanstanden. Daraufhin ging dann alles sehr schnell: Ich erhielt den vollständigen Beschluß des Amtsgerichts, und das Finanzministerium entschuldigte sich für die fehlerhafte Rechtsanwendung durch das Finanzamt Stuttgart II.
 

4. Die Stillegung des Kraftfahrzeugs eines gewissenhaften Steuerzahlers

Ziemlich verärgert wandte sich ein Bürger an mein Amt, weil ihm seine Kraftfahrzeugzulassungsstelle die zwangsweise Stillegung seines Autos wegen angeblich nicht bezahlter Kraftfahrzeugsteuer angedroht hatte und dies, obwohl er doch dem zuständigen Finanzamt einen Lastschriftauftrag zur Einziehung dieser Steuer erteilt hatte. Ein unverzüglich vorgenommener Kontrollbesuch bei der Zulassungsstelle ergab, daß das Finanzamt dort in Wirklichkeit die Stillegung des Fahrzeugs eines ganz anderen, tatsächlich säumigen Fahrzeughalters beantragt hatte. Zum Verhängnis war dem Petenten der Umstand geworden, daß sein Fahrzeug ein ähnlich lautendes Kennzeichen hatte und der Zulassungsstelle ein Erfassungsfehler unterlaufen war. Solche können zwar vorkommen, doch hätte die Zulassungsstelle den Fehlgriff in unserem Fall rechtzeitig erkennen können, wenn sie die nötige Sorgfalt hätte obwalten lassen. Ihr Datenverarbeitungssystem ist nämlich so angelegt, daß, wenn das Kraftfahrzeugkennzeichen eingegeben wird, automatisch der Name des Halters auf dem Bildschirm erscheint. Ein einfacher Vergleich der vom Finanzamt genannten und der von der Zulassungsstelle aufgerufenen Personalien hätte den Eingabefehler offenbar werden lassen und alle unangenehmen Weiterungen verhindert. Statt dessen nahm die Zulassungsstelle sogar noch einen Ausdruck der Halterdaten des Petenten in die Stillegungsakte des eigentlichen Steuerschuldners. Die Aktivitäten meines Amts führten zu einer umgehenden Entschuldigung der Zulassungsstelle bei dem Petenten und einer Bereinigung der Akten.

4. Abschnitt: Hochschulen und Schulen
 

1. Die Studentenwohnheime der Studentenwerke

Die Studentenwerke haben unter anderem die Aufgabe, Studentenwohnheime zu führen und darin insbesondere weniger betuchte Studenten aufzunehmen. Klar, daß sie dazu personenbezogene Daten von Bewerbern und Bewohnern verarbeiten müssen. Wie Kontrollbesuche bei zwei Studentenwerken und eine Umfrage bei anderen ergaben, war dabei einiges zu kritisieren.
 

1.1 Die Wohnraumvergabe

Ein Studentenwerk, das über die Vergabe einer Wohnung in einem Studentenwohnheim zu entscheiden hat, darf von den Bewerbern die Angaben erfragen, die es für seine Entscheidung benötigt. So simpel sich das anhört, in der Praxis ist es offenbar schwierig, diesen Grundsatz umzusetzen:

• So forderten die meisten befragten Studentenwerke alle Bewerber auf, ein Paßbild vorzulegen. Dabei wird dieses nur benötigt, damit die Heimverwaltung überprüfen kann, ob der Student, mit dem sie den Mietvertrag letztendlich abgeschlossen hat, identisch ist mit der Person, die tatsächlich einzieht. Dazu reicht es aber aus, wenn das Bild später dann von dem angefordert wird, dessen Aufnahme das Studentenwerk akzeptiert hat.
• Angaben zum Familienstand und der Anzahl der Kinder werden ebenfalls nur benötigt, wenn die Familienangehörigen mit aufgenommen werden sollen. Also sollten solche Fragen auch nur für diesen Fall gestellt werden.
• Die Heimverwaltung muß nur wissen, wo der Bewerber erreichbar ist. Deshalb sollte danach und nicht pauschal nach der Wohnanschrift der Eltern gefragt werden.

• So sollten sich die Bewerber ausdrücklich damit einverstanden erklären, daß das Studentenwerk die "im Rahmen eines eventuellen Mietverhältnisses erforderlichen personenbezogenen Daten mit Hilfe der Elektronischen Datenverarbeitung" speichern und verarbeiten kann. Dazu besteht keinerlei Notwendigkeit, denn die Speicherung dieser Daten ist schon kraft Gesetzes zulässig. Mit dem Einholen der Einwilligung erweckt ein Studentenwerk nur den unzutreffenden Eindruck, als ob die Bewerber etwas anderes bestimmen könnten.
• Wenn ein Studentenwerk schon die Einwilligung in die Weitergabe von Namen und Wohneinheitsnummer an die Post zur Erleichterung der Zustellung einholen will, dann muß es beachten, daß die Abgabe einer solchen Erklärung der freien Entscheidung des Bewerbers überlassen ist. Deshalb muß es den Bewerber nach § 4 Abs. 2 LDSG darauf hinweisen, daß eine Verweigerung der Einwilligung für die Wohnraumvergabe nicht nachteilig ist.
• Schließlich muß ein Bewerber nach § 11 Abs. 2 LDSG zutreffend darüber informiert werden, welche Folgen es haben kann, wenn er den Antragsvordruck nicht korrekt ausfüllt. Mit anderen Worten: Ihm muß gesagt werden, daß eine Verweigerung von erforderlichen Angaben zu einer Ablehnung des Aufnahmeantrags führen kann. Dagegen kann das Studentenwerk nicht, wie geschehen, damit drohen, der Antrag werde überhaupt nicht bearbeitet.

1.2 Speicherung auf ewig?

Auch für Studentenwerke muß gelten: Personenbezogene Daten, die nicht mehr benötigt werden, sind zu löschen. Wann dies der Fall ist, sollte schon beim Einsatz eines EDV-Verfahrens von vornherein festgelegt werden. Bei den beiden Studentenwerken, denen wir einen Kontrollbesuch abgestattet hatten, war dies nicht geschehen. Sie speicherten Mieterdaten auf ihrem PC, hatten aber bis zum Zeitpunkt der Überprüfung Daten ehemaliger Mieter weder gelöscht noch festgelegt, wann sie dies tun wollten. Dazu sahen sie keinen Anlaß, weil sie auch noch nach Auszug eines Mieters nachvollziehen wollten, wie lange er im Studentenwohnheim gewohnt hat, um dies berücksichtigen zu können, wenn er möglicherweise Jahre später erneut in das Studentenwohnheim aufgenommen werden will. Dieses durchaus legitime Anliegen entbindet die Studentenwerke jedoch nicht von der Verpflichtung, sich Gedanken darüber zu machen, wie lange ein berechtigtes Informationsinteresse noch besteht und entsprechende Löschungsfristen festzulegen. Die Studentenwerke haben inzwischen zugesagt, die Mieterdaten 10 Jahre nach Beendigung des Mietverhältnisses zu löschen.
 

2. Studentenwerk als Ausbildungsförderungsamt

Die Studentenwerke haben neben ihren sonstigen Aufgaben auch Anträge auf BAföG-Leistungen zu bearbeiten und darüber zu entscheiden. Bei zwei Studentenwerken überprüften wir an Ort und Stelle, wie sie dabei mit personenbezogenen Daten umgehen.
 

2.1 Formulare und Akten

Nicht nur die automatisierte, sondern auch die konventionelle Datenverarbeitung in Akten bereitet öffentlichen Stellen immer wieder Probleme. So auch den beiden Studentenwerken:

• Wer BAföG-Leistungen beantragt, muß die für die Gewährung der Leistungen erforderlichen Angaben machen und ihre Richtigkeit durch Vorlage von Urkunden nachweisen. Anstatt, wie dies die Allgemeine Verwaltungsvorschrift zum Bundesausbildungsförderungsgesetz des Bundesministeriums für Bildung und Wissenschaft (BAföG-VwV) vorschreibt, die vorgelegten Urkunden mit den Angaben des Antragstellers zu vergleichen und, bei Übereinstimmung, im Antragsformular einen Bestätigungsvermerk anzubringen und sie anschließend wieder an den Antragsteller zurückzugeben, fertigten beide von allen vorgelegten Urkunden Kopien an und nahmen sie zu den Akten. Dort verbleiben sie, solange die Akte existiert. Die BAföG-VwV verlangt ein solches Vorgehen nur bei Steuerbescheiden und bei Urkunden, die die Angaben des Antragstellers nicht bestätigen oder zumindest an deren Richtigkeit zweifeln lassen. Da die vorgelegten Urkunden vielfach mehr Informationen enthalten, als für die BAföG-Gewährung notwendig ist, führt dieses Vorgehen der Studentenwerke dazu, daß dort noch Informationen in den Akten gespeichert bleiben, die in Wirklichkeit gar nicht benötigt werden und zwar auch nicht für eine spätere Rechnungsprüfung. Da eine derartige generell geübte Praxis nicht zulässig ist und mein Amt darauf in der Vergangenheit schon wiederholt hingewiesen hat, beanstandete ich sie. Das Landesamt für Ausbildungsförderung hat inzwischen die Studentenwerke angewiesen, der dargelegten Rechtslage Rechnung zu tragen.
• Bei einem Studentenwerk stellten wir fest, daß in der Registratur noch mehrere tausend Akten mit sensiblen Sozial- und Steuerdaten lagerten, die bereits vor Jahren hätten ausgesondert werden müssen. Dies konnte nicht verwundern, denn dort war nicht einmal bekannt, wann eigentlich die Akten abgeschlossener Fälle ausgesondert werden müssen. Die Angaben der Geschäftsführung des Studentenwerks, des Sachbearbeiters und des Registrators variierten beim Kontrollbesuch zwischen sechs und acht Jahren. Dabei hat das Landesamt für Ausbildungsförderung in einer Verwaltungsvorschrift präzise Aufbewahrungsfristen festgelegt, und zwar 5 Jahre für die Normalfälle und 6 Jahre für die Darlehensfälle. Auch in dieser Frage war eine Beanstandung nicht zu umgehen. Eine abschließende Stellungnahme des Studentenwerks steht noch aus.

2.2 Das alte Lied: Keine Löschung

Um der Fülle der Akten Herr zu werden, setzen beide Studentenwerke ein EDV-Verfahren ein. Dazu speichern sie neben der BAföG-Förderungsnummer auch Name und Vornamen des Antragstellers, dessen Geburtstag sowie das Jahr, in dem die Akte zu vernichten ist. Keines der beiden Studentenwerke hatte jedoch vor, diese Daten zu löschen, und zwar auch nicht nach der Vernichtung der jeweiligen BAföG-Akte. Das Ergebnis war, daß eines der beiden Studentenwerke auch noch Daten von BAföG-Empfängern speicherte, deren Akten bereits vor 15 Jahren zur Vernichtung anstanden. Diesen offenkundigen Verstoß gegen die sich aus § 84 Abs. 2 SGB X ergebende Löschungspflicht beanstandete ich. Das Landesamt für Ausbildungsförderung hat daraufhin alle Studentenwerke des Landes angewiesen, künftig keine Daten über bereits vernichtete Akten mehr zu speichern.

 
2.3 Auftragsdatenverarbeitung unzulänglich geregelt

Die Studentenwerke erfassen die Angaben aus den BAföG-Anträgen elektronisch und leiten sie einmal monatlich einem Rechenzentrum zu, das daraus BAföG-Bescheide und Zahlungsbelege erstellt. Erstaunlich, aber leider nicht einmalig, war dabei, daß beide nicht angeben konnten, welche Verfahrensschritte das Rechenzentrum im einzelnen ausführt, ob und, wenn ja, welche Falldaten es über die monatlichen Berechnungsläufe hinaus speichert, an wen und in welchen Fällen das Rechenzentrum BAföG-Daten weitergibt und wann es diese Daten löscht. Sie selbst hatten mit dem Rechenzentrum keinen Vertrag über diese Datenverarbeitung abgeschlossen. Daß das Landesamt für Ausbildungsförderung als Aufsichtsbehörde dies getan hatte, war ihnen nicht bekannt. Allerdings ging auch aus diesem Vertrag nicht hervor, welche Daten das Rechenzentrum im einzelnen verarbeiten und wie lange es sie speichern darf. Zudem läßt es das Zehnte Buch des Sozialgesetzbuchs, das für die Verarbeitung der BAföG-Daten maßgebend ist, anders als das Landesdatenschutzgesetz nicht zu, daß die Aufsichtsbehörde einer datenverarbeitenden Stelle für diese eine Auftragsdatenverarbeitung vereinbart. Ich forderte deshalb die Studentenwerke auf, eigene Verträge mit dem Rechenzentrum abzuschließen und dabei die inhaltlichen Mängel des bisherigen Vertrags auszuräumen. Das Landesamt für Ausbildungsförderung will einen Mustervertrag erarbeiten und diesen den Studentenwerken zur Verfügung stellen.
 

3. Nicht alles taugt zur Versteigerung

Einfallsreichtum bewies ein Gymnasium bei der Gestaltung seines 25jährigen Jubiläums. Eine Attraktion sollte die Versteigerung persönlicher Utensilien von Lehrern werden und der Erlös einem guten Zweck zukommen. Weil die Lehrer aber offenbar zu knauserig waren, mußten andere Gegenstände her. So kam man auf die Idee, zehn Jahre alte Klassentagebücher zu versteigern, was der Rektor "trotz schwerwiegender Bedenken" schließlich doch zuließ. Bei einem ehemaligen Gymnasiasten wollte bei diesem Programmpunkt allerdings keine rechte Freude aufkommen, wußte er doch, daß er in einem der Klassentagebücher mehrfach erwähnt wurde und keineswegs nur positiv. Daß die Versteigerung der Bücher des Guten zuviel und eindeutig datenschutzwidrig war, sah der Rektor danach auch zerknirscht ein. In der Folge meiner Beanstandung stellte sich aber noch eine Frage: Wie lange darf eine Schule Klassentagebücher überhaupt aufbewahren? Ich meine, bis zum Ablauf des folgenden Schuljahres. Das Kultusministerium ist dagegen der Auffassung, die Schulverwaltung müsse auf sie auch noch viele Jahre später zurückgreifen können. Auf eine konkrete Aufbewahrungsfrist wollte es sich freilich noch nicht festlegen. Hoffentlich tut es das bald und sagt den Schulleitern klipp und klar, wann sie die Klassentagebücher aussondern müssen. Dann hätte der Vorfall, so wenig angenehm ihn der ehemalige Gymnasiast empfunden hat, wenigstens noch etwas Positives bewirkt.

5. Abschnitt: Ausländer
 

1. Die Ausforschung des Gastgebers

Nach dem Ausländergesetz kann die Erteilung eines Visums davon abhängig gemacht werden, daß der Ausländer eine Erklärung seines deutschen Gastgebers vorlegt, worin dieser sich verpflichtet, für die Kosten für den Lebensunterhalt und für die Ausreise seines Gastes aufzukommen. Von dieser rechtlichen Möglichkeit machen die Ausländerbehörden und Auslandsvertretungen seit geraumer Zeit regen Gebrauch. Die Art und Weise, wie sie dabei vorgehen, ist freilich nur schwer mit dem Datenschutz in Einklang zu bringen. In Baden-Württemberg setzen die Ausländerbehörden dazu aufgrund einer Weisung des Innenministeriums einen bundeseinheitlichen Vordruck ein. Darin muß sich ein Gastgeber nicht nur zur Übernahme der Kosten verpflichten, sondern zugleich auch verschiedene Angaben über seine persönlichen Verhältnisse machen. So soll er unter anderem seinen Beruf und seinen Arbeitgeber angeben. Darüber hinaus wird er danach befragt, ob seine Wohnung ihm gehört oder ob er nur Mieter ist und wie viele Quadratmeter sie umfaßt. Schließlich muß er noch präzise Angaben zu seinen Einkommens- und Vermögensverhältnissen machen. Mit alledem sollen Ausländerbehörde und Auslandsvertretung prüfen können, ob der Gastgeber auch in der Lage ist, die übernommene Verpflichtung zu erfüllen. Eine solche Prüfung ist sicherlich gerechtfertigt. Nur: Die meisten der erfragten Angaben sind dafür nicht erforderlich. Es macht beispielsweise schlechthin keinen Sinn, pauschal nach den Eigentumsverhältnissen und der Größe der Wohnung zu fragen. Entscheidend ist vielmehr, ob die Wohnung groß genug ist, um den Gast darin neben den bereits dort wohnenden Personen aufzunehmen. Auch ist eine Berufsangabe, wie immer sie auch vorgenommen wird, und die Benennung des Arbeitgebers kaum geeignet, Klarheit darüber zu verschaffen, ob der Einladende in der Lage ist, für den Aufenthalt seines Gastes aufzukommen.

Was freilich aus der Sicht des Datenschutzes noch bedenklicher ist: Die mit dem bundeseinheitlichen Vordruck erfragten Angaben verbleiben keineswegs nur bei der Ausländerbehörde. Vielmehr soll der Einladende eine Fertigung des ausgefüllten Vordrucks dem von ihm eingeladenen Ausländer schicken. Dieser muß ihn dann der deutschen Auslandsvertretung mit seinem Visumantrag vorlegen. Darüber hinaus muß er ihn unter Umständen auch noch beim Grenzübergang den kontrollierenden Beamten vorzeigen. Gerade dieser Umstand veranlaßte eine Reihe von Bürgern, sich an mich zu wenden, weil sie befürchteten, daß diese Informationen im Heimatstaat des Gastes in falsche Hände geraten können. Ich bat daraufhin das Innenministerium, darauf hinzuwirken, daß der Vordruck in seiner derzeitigen Fassung nicht mehr zum Einsatz kommt. Es müsse ausreichen, wenn die Ausländerbehörde, die die Verpflichtungserklärung entgegennimmt, anhand von näheren Vorgaben überprüft, ob der Gastgeber in der Lage ist, der eingegangenen Verpflichtung nachzukommen und nur das Ergebnis auf der Verpflichtungserklärung vermerkt. Die einladenden Gastgeber müßten dann nicht mehr befürchten, daß detaillierte Angaben über ihre persönlichen Verhältnisse im Ausland in falsche Hände geraten können. Die Reaktion des Innenministeriums war mehr als enttäuschend. Es sah keinerlei Notwendigkeit zur Änderung des praktizierten Verfahrens und fand insbesondere nichts dabei, daß der Ausländer dabei Kenntnis von persönlichen Verhältnissen des einladenden Gastgebers erlangt. Zwischen Einlader und Eingeladenem bestünde in der Regel ohnehin ein solches Näheverhältnis, daß die Kenntnisnahme des Ausländers als normal erscheinen müsse. Mit anderen Worten: Für das Innenministerium ist es offenbar durchaus in Ordnung, daß deutsche Eltern, die einen ausländischen Schüler als Feriengast einladen wollen, dem eingeladenen Gast mit der Einladung gleich auch noch mitteilen müssen, welchen Beruf sie haben, bei wem sie arbeiten, wie sie wohnen und wie viel sie verdienen. Ich meine, eine solche Aussage spricht für sich. In Bonn zeigt man inzwischen für diese Problematik mehr Verständnis. Das Bundesinnenministerium will in Zukunft auf Einzelangaben über die persönlichen Verhältnisse der Gastgeber im Vordruck selbst weitgehend verzichten.
 

2. Wo ist der Ausländer?

Es kommt immer wieder vor, daß Ausländer verziehen und unter ihrer bisherigen Anschrift für Vertrags- und Geschäftspartner nicht mehr erreichbar sind. Diese wenden sich dann oftmals an die Behörden, um die neue Anschrift des Ausländers in Erfahrung zu bringen. Erste Adresse für solche Anfragen ist die zuletzt zuständige Meldebehörde. Wurde ihr die neue Anschrift gemeldet, dann darf sie diese im Regelfall ohne weiteres bekannt geben. Insoweit gilt für Ausländer nichts anderes als für Deutsche. Schwieriger wird es, wenn die alte Meldebehörde die neue Anschrift nicht kennt. In diesem Fall kommt das vom Bundesverwaltungsamt in Köln geführte Ausländerzentralregister als Informationsquelle in Betracht. Das Bundesverwaltungsamt darf auf Anfrage die ihm bekannte Anschrift bekannt geben, wenn der Anfragende sein rechtliches Interesse an der Kenntnis des Aufenthaltsortes des Ausländers durch Vorlage

• eines nach deutschem Recht gültigen Vollstreckungstitels oder
• einer Aufforderung eines deutschen Gerichts, Daten aus dem Ausländerzentralregister nachzuweisen, oder
• einer Bescheinigung einer deutschen Behörde, aus der sich ergibt, daß die Daten aus dem Ausländerzentralregister zur Durchführung eines dort anhängigen Verfahrens erforderlich sind,

3. Auskünfte vom Therapiezentrum?

Ein privates Therapiezentrum für Drogenabhängige wandte sich ratsuchend an mich, nachdem es von einer Ausländerbehörde aufgefordert worden war, "zur ausländerrechtlichen Prüfung der Zuständigkeit für die Verlängerung der Aufenthaltserlaubnis" über einen seiner Patienten Auskünfte zu geben. Unter anderem wollte die Ausländerbehörde wissen,

• ob der Ausländer die Therapie aufgrund einer gerichtlichen Anordnung oder aus freien Stücken angetreten hat,
• wie lange eine erfolgreiche Therapie voraussichtlich dauern wird und
• wer Kostenträger ist und für den Lebensunterhalt des Patienten aufkommt.

4. Fehlinformation mit Folgen

Die Speicherung unrichtiger Daten kann fatale Folgen haben. Diese Erfahrung mußte eine Bürgerin machen. An ihrer Wohnungstür klingelten nachts um 1 Uhr Polizeibeamte, betraten die Wohnung und erklärten, sie wollten einen Ausländer zur Abschiebung mitnehmen. Dieser sei doch mit ihr verlobt und wohne bei ihr. Diese Information war schlicht falsch, die Bürgerin hatte lediglich zuvor für den Ausländer eine Petition eingereicht. Passiert war der Fehler bei der für Abschiebemaßnahmen zuständigen Bezirksstelle für Asyl. Sie hatte in ihrem Festnahmeersuchen an die Polizei als Anschrift des Ausländers die Anschrift der Bürgerin genannt und sie dabei als dessen Verlobte bezeichnet. Wie es zu dieser Fehlinformation kam, ließ sich nicht aufklären, die Bezirksstelle für Asyl führt den Fehler auf ein Mißverständnis und vielleicht auch eine Verwechslung mit einem anderen Fall zurück. Mir blieb nur, die Bezirksstelle für Asyl und die mit der Durchführung der Festnahmeaktion beauftragte Polizeidirektion aufzufordern, die Fehlinformation in ihren Unterlagen zu berichtigen. Beide haben dem entsprochen.