21. Tätigkeitsbericht 2000 -Inhaltsverzeichnis

1. Abschnitt: Kommunales

1. Meldewesen
1.1 Adressen von Wahlberechtigten - Begehrte Objekte
1.2 Der Widerspruch gegen die Veröffentlichung im Adressbuch - formlos, fristlos und manchmal fruchtlos
1.3 Melderegisterauskünfte an der Meldebehörde vorbei - genial oder rechtswidrig?

2. Umgang mit Abbuchungsermächtigungen fehlerhaft

3. Nachdenken!

2. Abschnitt: Personalwesen

1. Die aufgeblähte Personalnebenakte
1.1 Das alte Lied und Leid mit dem Personalbogen
1.2 Der Lebenslauf - gebräuchlich, aber fehl am Platz
1.3 Ärztliche Zeugnisse

2. Suchtprobleme coram publico?

3. Kein Datenschutz in der Familie?

3. Abschnitt: Schulen und Hochschulen

1. Antworten der Schüler sind gefragt
1.1 IGLU mit kleinen Mängeln
1.2 Runde Tische ecken an

2. Prüfungsergebnisse via Internet

4. Abschnitt: Die Archive

1. Die Zwangsarbeiter
1.1 Wohin mit den Unterlagen?
1.2 Die Arbeitgeber

2. Das Archiv als Hilfsregistratur

5. Abschnitt: Das Finanzamt

1. Fair zum Steuerbürger!

2. Und sie bewegt sich doch!

Das Melderegister zu führen ist eine wichtige Aufgabe der Gemeinden und Städte. Es dient nicht nur dazu, die Einwohner zu registrieren, damit deren Identität und Wohnung festgehalten wird, sondern ist auch Ziel vieler Auskunftswünsche. Obwohl die Voraussetzungen, unter denen die Meldebehörde Auskünfte erteilen darf oder muss, im Meldegesetz detailliert geregelt sind, gibt es in diesem Bereich Jahr für Jahr Kontroversen.

1.1 Adressen von Wahlberechtigten - Begehrte Objekte

Im vergangenen Jahr hatte ich mich mit der Frage zu befassen, ob die Meldebehörden der Christlich-Demokratischen Union Deutschlands (CDU) Anschriften von Seniorenwählern geben dürfen, damit deren Bundesvorsitzender ihnen den sog. "Rentenbrief" zuschicken kann (vgl. 20. Tätigkeitsbericht 1999, LT-Drs. 12/4600, S. 95). Jetzt wirft die Landtagswahl am 25. März 2001 ihre Schatten voraus und weckt neuen Hunger nach Adressen von Wahlberechtigten.

Ein Kreisverband einer Partei im Schwarzwald wollte möglichst alle in seinem Bezirk bei der Landtagswahl Wahlberechtigten persönlich anschreiben. Ihm war aber offenbar bekannt, dass das Meldegesetz nur erlaubt, Parteien eine sog. Gruppenauskunft zu erteilen, bei der für die Zusammensetzung der Gruppe das Alter der Wahlberechtigten maßgebend ist. Die Auskunft darf also nur Wahlberechtigte einzelner Altersgruppen umfassen. Weil der Kreisverband folglich die Städte und Gemeinden nicht einfach um die Herausgabe der Adressen aller Wahlberechtigten ohne Altersangabe bitten konnte, probierte er es bei einer Stadt mit einem Trick: Er bat kurzerhand um Übersendung von Name und Anschrift der am 25. März 2001 Wahlberechtigten "in den Altersgruppen 18 - 24, 25 - 44, 45 - 64, 65 und älter", und damit eben doch von allen Wahlberechtigten. Die Stadt ließ sich freilich dadurch nicht irritieren und beabsichtigte, das Auskunftsersuchen abzulehnen. Um aber ganz sicher zu gehen, bat sie mich um Bestätigung ihrer Rechtsauffassung. Dass die Stadt in ihrer rechtlichen Beurteilung richtig lag und eine Umgehung des Gesetzes auf diese Weise nicht möglich ist, versteht sich eigentlich von selbst. Offenbar hat auch schon das Innenministerium mit solchen Winkelzügen von Parteien und anderen Trägern von Wahlvorschlägen gerechnet, denn es führt in der Allgemeinen Verwaltungsvorschrift zum Meldegesetz aus: "Durch die Worte 'von Gruppen' von Wahl- oder Stimmberechtigten wird klargestellt, dass nicht über die Daten aller Wahl- oder Stimmberechtigten verfügt werden darf, sondern nur eingeschränkt und nicht umfassend. Hierdurch soll den Parteien etc. eine altersspezifische Ansprache (z. B. Jungwählerlisten) ermöglicht werden. Soweit alle Wahl- oder Stimmberechtigten angesprochen werden sollen, ist auf anderweitige Möglichkeiten, z. B. Postwurfsendungen, zu verweisen." Dem ist nichts hinzuzufügen.

Welche Bedeutung Parteien Melderegisterauskünften über Wählergruppen beimessen, hat die Stadt Baden-Baden erfahren. Sie hatte dem dortigen CDU-Kreisverband im Vorfeld der letztjährigen Kommunalwahl die Namen und Anschriften der Erstwähler und der Seniorenwähler mit der Begründung verweigert, sie gebe keiner Partei solche Gruppenauskünfte, weil sonst auch extremistische Parteien dies fordern und dann verfassungsfeindliche Materialien versenden könnten. Die Stadt berief sich dabei auf den Wortlaut der Bestimmung des Meldegesetzes, der ihr durch das Wörtchen "kann" das Ermessen einräumt, selbst zu entscheiden, ob sie Parteien Melderegisterauskünfte erteilen will oder nicht. Auch das Regierungspräsidium sah keinen Grund, warum die Stadt die Auskunft hätte erteilen müssen. Damit wollte sich der CDU-Kreisverband aber nicht abfinden und zog vor Gericht. Das Verwaltungsgericht Karlsruhe gab ihm unlängst in erster Instanz Recht. Es meint offenbar (die Begründung der Entscheidung lag bei der Erstellung des Berichts noch nicht vor), die Stadt habe ihr Ermessen nicht zweckentsprechend ausgeübt, weil Zweck der in Rede stehenden Vorschrift des Meldegesetzes sei, dem legitimen Informationsbedürfnis der Parteien Rechnung zu tragen. Dass Parteien, denen nach Art. 21 Abs. 1 des Grundgesetzes eine besondere Stellung zukommt, ein berechtigtes Interesse an den Anschriften von Wahlberechtigten haben, ist schon richtig. Das bedeutet aber nicht zwangsläufig, dass das Ermessen der Meldebehörde quasi auf null reduziert ist und dass Parteien grundsätzlich Anspruch auf Auskunft aus dem Melderegister haben. Dem Interesse der Parteien, sich unmittelbar an den einzelnen Wahlberechtigten wenden zu können, steht nämlich das Grundrecht des Einzelnen auf informationelle Selbstbestimmung gegenüber. Ob sich das Verwaltungsgericht mit der Abwägung beider Rechtspositionen auseinander gesetzt hat, ist bislang nicht bekannt. Das Oberverwaltungsgericht Sachsen-Anhalt hat es jedenfalls in einer Entscheidung vom 24. März 1998 getan und ist aus gutem Grund zum Ergebnis gekommen, dass die Meldebehörde bei ihrer Ermessensentscheidung sehr wohl dem Datenschutz den Vorrang einräumen darf, weil sie damit auch die Bürger zu schützen vermag, die aus Unkenntnis der Rechtslage keinen Widerspruch gegen eine Gruppenauskunft haben eintragen lassen. Ich hoffe, der Verwaltungsgerichtshof in Mannheim erhält die Gelegenheit, diesen Grundsätzen auch hier im Land Geltung zu verschaffen.

1.2 Der Widerspruch gegen die Veröffentlichung im Adressbuch - formlos, fristlos und manchmal fruchtlos

Unisono teilten die Mitglieder einer Familie bereits im Jahre 1987 der Stadt Bad Friedrichshall mit, sie wünschten nicht, im örtlichen Adressbuch genannt zu werden. Was die Stadt daraufhin veranlasste, konnte sie nicht sagen. Klar ist nur, was sie nicht tat, nämlich - wie es ihre Pflicht gewesen wäre - den Widerspruch gegen die Adressbuch-Veröffentlichung im Melderegister zu vermerken. So kam es wie es kommen musste. Prompt wurden in drei Ausgaben von Adressbüchern der Stadt alle Familienmitglieder aufgeführt. Von meinem Amt um Stellungnahme gebeten, gab die Stadt anstelle eines Wortes des Bedauerns lieber ihrer Verwunderung darüber Ausdruck, "dass die genannten Personen sich nicht schon bei den früheren Veröffentlichungen gemeldet haben." Inzwischen hat die Stadt das Versäumte nachgeholt.

1.3 Melderegisterauskünfte an der Meldebehörde vorbei - genial oder rechtswidrig?

Ein Unternehmen in Heidelberg, das sich als hundertprozentige Tochter der Deutschen Telekom AG vorstellte, wandte sich an Städte und Gemeinden im Land und teilte ihnen Folgendes mit:

Zudem wies die Firma darauf hin, die Stadt Stuttgart habe sich bereits diesem Verfahren angeschlossen.

Es bedurfte schon ein wenig Fantasie herauszufinden, welches Anliegen sich hinter diesen Sätzen verbarg und was das Unternehmen mit seinem Vorstoß eigentlich bezweckte. Um sich mühsame Recherchen bei den einzelnen Meldebehörden zu ersparen, wollte es seine Auskunftsersuchen jeweils bezogen auf das Einzugsgebiet eines Rechenzentrums diesem in elektronischer Form zuleiten und die Melderegisterauskünfte auf gleichem Wege zurückbekommen. Dass dieses Verfahren nicht dem entspricht, wie sich der Gesetzgeber die Auskunft aus dem Melderegister vorstellt, war dem Unternehmen wohl klar. Offenbar war es jedoch der Meinung, es genüge, wenn die einzelnen Meldebehörden dem Verfahren kurzerhand zustimmen würden. Der schöpferische Vorschlag konnte freilich vor dem Gesetz keinen Bestand haben, denn er hätte bedeutet, dass in Wirklichkeit nicht die Meldebehörde die Auskunft erteilt, sondern das Rechenzentrum, das ja nur im Auftrag der Gemeinde tätig werden darf. So kann es natürlich nicht gehen. Nach den Regelungen des Meldegesetzes muss die Meldebehörde nämlich eine Ermessensentscheidung darüber treffen, ob und in welcher Weise sie Auskünfte aus dem Melderegister erteilt. Dabei hat sie auch bei den sog. einfachen Melderegisterauskünften, bei denen nur Vor- und Nachname, Doktorgrad und Anschriften mitgeteilt werden, darauf zu achten, dass die schutzwürdigen Interessen der Betroffenen nicht beeinträchtigt werden. Würde die Meldebehörde aber, wie von dem Unternehmen gewünscht, das Rechenzentrum pauschal beauftragen die Auskünfte zu erteilen, hätte sie keine Kontrolle mehr darüber, wer die Auskunft einholt und ob hierdurch evtl. schutzwürdige Interessen der Betroffenen beeinträchtigt werden. Nachdem sich das Innenministerium in gleicher Weise geäußert hatte, hat das Unternehmen wohl den Rückzug angetreten. Dass die Stadt Stuttgart eine andere Meinung zur Zulässigkeit dieses Verfahrens vertreten würde, konnte ich mir kaum vorstellen, und ich sollte Recht behalten. Die Behauptung des Unternehmens, die Stadt habe bereits die Zustimmung erteilt, war schlicht frei erfunden.

Eine Ermächtigung zur Abbuchung vom Konto ist eine nützliche Sache. Fast jeder von uns erlaubt dem einen oder anderen Gläubiger, Beträge von seinem Konto einzuziehen, z. B. zur Bezahlung des Zeitungs- oder Theaterabonnements, der Monatsfahrkarte, von Warenlieferungen oder auch zur Begleichung der Kfz-Steuer oder von Grundbesitzabgaben. Gegenüber dem Dauerauftrag hat das Lastschriftverfahren den Vorteil, dass der Schuldner nicht bei jeder Änderung des zu zahlenden Betrags den Bankauftrag ändern muss. Der Nachteil ist, dass der Gläubiger auch dann in den Besitz des Geldes kommt, wenn im Einzelfall Streit über die Höhe des Zahlungsbetrags besteht. Deshalb will es gut überlegt sein, wem man für welche Forderungen eine Abbuchungsermächtigung erteilt. Diese Vorsicht nützt freilich nichts, wenn von ihr nicht korrekt Gebrauch gemacht wird, wie folgende Beispiele zeigen:

Im ersten Fall bezog ein Bürger seit langem das Amtliche Mitteilungsblatt von seiner Gemeinde. Weil er diese für zuverlässig hielt, hatte er ihr zum Einzug der fälligen Gebühren eine Abbuchungsermächtigung erteilt. Als dann im Lauf der Zeit die Herausgabe des Mitteilungsblatts defizitär wurde, beauftragte die Gemeinde einen Verlag damit, das Blatt zu publizieren. Dies hatte zur Folge, dass der Bezugspreis nunmehr an den Verlag zu zahlen war. Gemeinde und Verlag waren sich jedoch einig, den Herausgeberwechsel "unbürokratisch" über die Bühne gehen zu lassen. Deshalb gab die Gemeinde an den Verlag nicht nur die Namen und Anschriften der bisherigen Abonnenten weiter, sondern auch die von diesen erteilten Abbuchungsermächtigungen. Eines Tages stellte besagter Bürger bei der Lektüre seines Kontoauszugs zu seinem Erstaunen fest, dass anstelle der Gemeinde der Verlag die Gebühren von seinem Konto abgebucht hatte, ohne dass er um sein Einverständnis dazu gefragt worden war. Auf Nachfrage erhielt er vom Bürgermeister die lapidare Antwort, es habe schon alles seine Richtigkeit. Dem war jedoch nicht so. Zwar war nicht zu kritisieren, dass die Gemeinde Namen und Anschriften der Abonnenten an den Verlag weitergegeben hatte. Denn für einen Bürger, der das Mitteilungsblatt beziehen will, kommt es im Regelfall nur darauf an, dass er das Amtsblatt erhält, nicht aber von wem. Anders verhält es sich dagegen mit der Weitergabe der Abbuchungsermächtigungen. Hier macht es schon einen Unterschied, ob ein Abonnent die Abbuchungsermächtigung seiner Gemeinde erteilt, also einer ihm als zuverlässig bekannten öffentlichen Stelle, oder einem Verlag, den er überhaupt nicht kennt. Die Gemeinde hätte deshalb nach den Vorschriften des Landesdatenschutzgesetzes genau genommen das Einverständnis der Abonnenten zur Weitergabe der Abbuchungsermächtigungen einholen, zumindest aber ihnen die Möglichkeit einräumen müssen, der Weitergabe zu widersprechen. Weil die Gemeinde und der Verlag sich ohnehin im Mitteilungsblatt an die Abonnenten wenden und sie über den neuen Herausgeber unterrichten mussten, wäre dies auch mit keinerlei Mehraufwand verbunden und zudem bürgerfreundlich gewesen.

Im zweiten Beispiel war ein Grundstücksbesitzer bass erstaunt, als er bei der Lektüre seines Kontoauszugs entdeckte, dass ihm die Gemeinde nicht nur die Wasser- und Abwassergebühren, sondern auch die Abfallgebühren per Lastschrift von seinem Konto eingezogen hatte. Für letztere hatte der Bürger nämlich nie eine Abbuchungsermächtigung erteilt. Deshalb bat er mich, den Fall aufzuklären. Die Recherchen ergaben, dass hier keine böse Absicht oder "aufgedrängte Verwaltungsvereinfachung" im Spiel war, sondern offenbar nur das von der Gemeinde beauftragte Rechenzentrum geschludert hatte. Denn der Fehler passierte, als für die Abrechnung der Abfallgebühren ein neues EDV-Verfahren eingeführt wurde. Aus technischen Gründen konnte das Rechenzentrum die Umstellung aber nur so bewerkstelligen, dass es den Grunddatenbestand aus dem für die Erhebung der Wasser- und Abwassergebühren verwendeten Verfahren in das neue Computerprogramm übernahm. Dabei sollte allerdings das Merkmal "Abbuchungsermächtigung" und die Kontoverbindung ausgespart bleiben. Dies war aber, so musste das Rechenzentrum einräumen, aus welchen Gründen auch immer missglückt. Weil jedoch die Gemeinde für die ordnungsgemäße Verarbeitung der Daten verantwortlich ist, konnte ich ihr den Vorwurf mangelnder Kontrolle nicht ersparen.

Ein Immobilienmakler lag mit einem Landratsamt heftig im Clinch, weil es ihm die Maklererlaubnis entzogen hatte. Da er sich dies nicht gefallen lassen wollte, nahm er Einsicht in die über diesen Vorgang entstandenen Verfahrensakten um prüfen zu können, ob dabei alles mit rechten Dingen zugegangen war. Dabei stellte er fest, dass das Landratsamt ein Schreiben, in dem er sich gegen den angekündigten Widerruf der Erlaubnis gewandt hatte, und den Bescheid über den Widerruf selbst der Industrie- und Handelskammer (IHK) übersandt hatte. Weil aus seiner Sicht keinerlei Anlass für die Übersendung dieser Unterlagen bestand, bat er uns, der Sache auf den Grund zu gehen. Vom Landratsamt und von der IHK wollten wir wissen, auf wessen Betreiben die Übersendung der Unterlagen erfolgte, ob die IHK am Verfahren des Widerrufs der Maklererlaubnis beteiligt war und warum sich das Landratsamt, sofern die Voraussetzungen für eine Unterrichtung der IHK vorlagen, nicht darauf beschränkte, dieser den Widerruf der Maklererlaubnis mitzuteilen. Das Landratsamt konnte oder wollte nur wenig zur Sachverhaltsaufklärung beitragen. Es teilte wortkarg mit, die zuständige Sachbearbeiterin könne sich an die Gründe, warum vor 10 Monaten die Unterlagen übersandt wurden, nicht erinnern. Es könne auch nicht sagen, ob die IHK beim Widerrufsverfahren überhaupt beteiligt war. Zur Frage, warum es der IHK nicht lediglich mitgeteilt hatte, dass es die Maklererlaubnis widerrufen hat, fiel ihm als Begründung nur ein: Das machen wir schon immer so. Mehr Erinnerungsvermögen besaß die IHK. Durch ihre Antwort konnte der Sachverhalt weitgehend aufgeklärt werden. Es stellte sich heraus, dass der Makler die IHK im Februar 1999 gefragt hatte, welche Daten sie über ihn im Zusammenhang mit dem Verfahren zum Widerruf der Maklererlaubnis speichert. Weil die IHK vom Landratsamt jedoch in diesem Verfahren gar nicht beteiligt worden war, konnte sie auch keinen Vorgang finden. Deshalb erkundigte sie sich telefonisch beim Landratsamt, um was für eine Angelegenheit es sich handelt. Dabei erfuhr sie, dass die IHK "wegen Eindeutigkeit des Falles wahrscheinlich nicht angehört worden sei". Nicht mehr klären ließ sich, ob die IHK um Übersendung der Unterlagen gebeten hatte oder ob das Landratsamt dies von sich aus veranlasst hatte. Für die datenschutzrechtliche Beurteilung spielt das aber auch keine Rolle. Nach der Gewerbeordnung hätte das Landratsamt die IHK nur dann informieren dürfen, wenn es diese, was zulässig gewesen wäre, hier aber nicht der Fall war, am Verfahren beteiligt hätte. Selbstverständlich hätte es - so schreibt es das Gesetz explizit vor - der IHK auch dann nur das Ergebnis des Widerrufsverfahrens mitteilen dürfen, soweit die IHK diese Information für ihre Aufgaben benötigt. Geht es wirklich zu weit, wenn man von Behördenmitarbeitern fordert, dass sie sich vor einer Weitergabe von Unterlagen über einzelne Personen wenigstens Gedanken über die Erforderlichkeit machen sollen? Ich meine nein und habe deshalb den Datenschutzverstoß beanstandet.

Mit Personaldaten gehen nicht nur die Behörden um, die Personal auszuwählen, einzustellen und die Personalgrundakte zu führen haben. Auch die ihnen nachgeordneten Stellen, denen Aufgaben der Personalverwaltung übertragen sind, benötigen bestimmte Informationen über ihre Mitarbeiter und führen deshalb sog. Personalnebenakten. So stellt z. B. das Oberschulamt zwar alle Lehrer ein und führt ihre Personalgrundakte. Bei den Grund-, Haupt,- Real- und Sonderschullehrern nimmt jedoch auch das Staatliche Schulamt Personalverwaltungsaufgaben wahr, indem es u. a. bestimmt, wo und mit welchem Lehrauftrag die seinem Bezirk zugewiesenen Lehrkräfte eingesetzt werden. Mitunter ist eine Personalnebenakte sogar deutlich dicker als die Personalgrundakte, was aber oft nur daran liegt, dass sie vieles enthält, was dort gar nicht hinein gehört. Wiederholt hatten wir in Tätigkeitsberichten (vgl. 15. Tätigkeitsbericht 1994, LT-Drs. 11/5000, S. 85 ff.; 18. Tätigkeitsbericht 1997, LT-Drs. 12/2242, S. 82 ff.) versucht deutlich zu machen, was in die Personalnebenakten aufzunehmen ist und was nicht und wie mit ihnen umzugehen ist. Verinnerlicht haben viele Behörden diese Grundsätze offenbar noch nicht. Dies zeigte sich einmal mehr, als mich ein Lehrer - nennen wir ihn Herrn Maier - bat, ich möge doch einmal seine immerhin zweibändige, beim Staatlichen Schulamt geführte Personalnebenakte unter die Lupe nehmen. Dabei hätte gerade die Kultusverwaltung Anlass genug gehabt, mit gutem Beispiel voranzugehen und dafür zu sorgen, dass die ihr nachgeordneten Stellen den Anforderungen eines datenschutzgerechten Umgangs mit Personalnebenakten entsprechen. Bereits 1994 hatten wir nämlich dem Kultusministerium einige grundsätzliche Mängel in diesem Bereich, die wir bei einem Kontrollbesuch beim Staatlichen Schulamt Ludwigsburg festgestellt hatten, aufgezeigt und es gebeten, Abhilfe zu schaffen (vgl. 15. Tätigkeitsbericht 1994, a.a.O.). Damals ließ uns das Ministerium wissen, es wolle erst dann konkret tätig werden, wenn die Regelungen über Personalakten im Landesbeamtengesetz in Kraft getreten seien. Das war im Januar 1996 der Fall, doch auch danach rührte sich nichts.

Bei der Personalnebenakte des Herrn Maier gab es hauptsächlich Folgendes zu bemängeln:

1.1 Das alte Lied und Leid mit dem Personalbogen

Bisher ist es Usus, dass die Staatlichen Schulämter einfach ein Doppel des vom Oberschulamt für seine Zwecke verwendeten Personalbogens zur Personalnebenakte nehmen. Weil Herr Maier schon einige Dienstjahre auf dem Buckel hat, befand sich in seiner Personalnebenakte derselbe Personalbogen, den wir seinerzeit beim Staatlichen Schulamt Ludwigsburg angetroffen hatten. Abgesehen davon, dass dieser alte Personalbogen etliche Fragen aufweist, die seit jeher einem Stellenbewerber überhaupt nicht gestellt werden dürfen, wird darin nach einigen Angaben wie z. B. nach Wehr-/Zivildienst, früheren Berufstätigkeiten oder nach dem laufbahnrechtlichen Werdegang gefragt, die zwar für das Oberschulamt als Einstellungsbehörde relevant sind, das Staatliche Schulamt jedoch nichts angehen. Das Kultusministerium wird nicht umhin können, den Staatlichen Schulämtern genau zu sagen, welche Angaben über die Lehrkräfte sie in einem Personalbogen festhalten dürfen.

1.2 Der Lebenslauf - gebräuchlich, aber fehl am Platz

Die Personalnebenakte von Herrn Maier enthielt - wie dies auch bei anderen Personalnebenakten anzutreffen ist - einen handgeschriebenen Lebenslauf. Auch der hat dort nichts zu suchen. Durch die Vorlage eines Lebenslaufs offenbart der Betroffene eine nach Umfang und Inhalt nicht begrenzte Vielzahl personenbezogener Daten, die dem Empfänger durch ihre Zusammenfassung auf engem Raum ein ebenso prägnantes wie schnell überschaubares und abgerundetes Persönlichkeitsbild des Betroffenen liefert. Zudem wird der Betroffene häufig veranlasst, mehr über sich preiszugeben, als der Empfänger des Lebenslaufs an personenbezogenen Daten über ihn erheben dürfte, weil es in der Regel an klaren Vorgaben für den Inhalt des geforderten Lebenslaufs fehlt. Die Erhebung personenbezogener Daten in Form eines Lebenslaufs stellt deshalb einen besonders starken Eingriff in das Recht auf informationelle Selbstbestimmung dar. Vor diesem Hintergrund stellt sich bei Lehramtsbewerbern schon die Frage, ob die Anforderung eines Lebenslaufs überhaupt Sinn macht. Selbst wenn man diese Frage bejahen wollte, hätte nur das Oberschulamt als Einstellungsbehörde das Recht, einen solchen Lebenslauf zu fordern. In die beim Staatlichen Schulamt geführte Personalnebenakte einer Lehrkraft gehört ein Lebenslauf keinesfalls.

1.3 Ärztliche Zeugnisse

Immer wieder finden sich in Personalnebenakten der Staatlichen Schulämter vom Oberschulamt übersandte ärztliche Gutachten. Die Akte des Herrn Maier machte da keine Ausnahme; in ihr waren mehrere ärztliche Zeugnisse - teils sogar Originale - offen abgelegt. Meist übersenden Oberschulämter ihren nachgeordneten Behörden die Kopie eines ärztlichen Zeugnisses aus Bequemlichkeit, obwohl es ihnen dadurch lediglich mitteilen will, von wann bis wann diese mit der Dienstunfähigkeit einer Lehrkraft zu rechnen haben. Ärztliche Atteste sind jedoch nur für die Personal verwaltende Behörde, also das Oberschulamt, von Bedeutung und dort nur im verschlossenen Umschlag zur Personalgrundakte zu nehmen. Obwohl wir diese datenschutzwidrige Praxis bereits 1996 beanstandet hatten (vgl. 17. Tätigkeitsbericht 1996, LT-Drs. 12/750, S. 72) fällt es den Oberschulämtern offenbar schwer, von dieser lieb gewordenen Gewohnheit Abschied zu nehmen.

Die Personalnebenakte des Herrn Maier enthielt noch viele andere Unterlagen, die dort nicht hinein gehören. Die gravierendsten Mängel habe ich gegenüber dem Kultusministerium beanstandet. Diese wären freilich gar nicht ans Tageslicht gekommen, wenn das Staatliche Schulamt die Akte rechtzeitig ausgesondert hätte. Dazu wäre es nämlich schon längst verpflichtet gewesen, weil Herr Maier seit mehr als 7 Jahren nicht mehr im Dienst des Staatlichen Schulamts stand und klar war, dass er auch nicht mehr dorthin zurückkehren würde. Auch dies beanstandete ich Ende Juli gegenüber dem Kultusministerium. Eine Stellungnahme zu meinem Schreiben erhielt ich noch nicht. Vielmehr teilte es mir mit, eine Arbeitsgruppe werde jetzt klären, welche personenbezogenen Daten der Lehrkräfte die Staatlichen Schulämter zur rechtmäßigen Aufgabenerledigung benötigen, das Ministerium sei aber bemüht, bis Ende November Stellung zu nehmen. Im Klartext heißt das: Bis sich bei der Führung der Personalnebenakten der Lehrer in der Praxis etwas ändert, wird noch einige Zeit ins Land gehen. Geduld ist eben nicht nur, wie Rosa Luxemburg meinte, die Tugend der Revolutionäre, sondern auch der Lehrer.

Seit vielen Jahren besteht zwischen der Verwaltung und dem Gesamtpersonalrat einer Stadt eine Dienstvereinbarung über "Suchtprävention und Suchtkrankenhilfe". Diese sieht u. a. vor, dass mit Mitarbeitern, die "infolge von missbräuchlichem Umgang mit potenziell Sucht auslösenden Stoffen eine Sicherheitsgefahr darstellen", Gespräche zu führen sind. Zu diesen sollen je nach Lage der Dinge außer den direkten Vorgesetzten und Bediensteten der Personalverwaltung der Sozialdienst für Mitarbeiter, der Personalrat, Familienangehörige und Freunde hinzugezogen werden können. Bisher geschehe dies - wie uns die Stadt früher einmal wissen ließ - nur mit Einverständnis des Betroffenen. Bei der anstehenden Überarbeitung der Dienstvereinbarung wollten sich Personalverwaltung und Gesamtpersonalrat die Arbeit erleichtern und auf die Einwilligung verzichten. Sie hatten das neue Landesdatenschutzgesetz aufmerksam gelesen und dabei entdeckt, dass danach personenbezogene Daten von Beschäftigten u. a. verarbeitet werden dürfen, wenn eine Dienst- oder Betriebsvereinbarung dies vorsieht. Nur der Datenschutzbeauftragte der Stadt hatte Zweifel, ob der Dienstherr wirklich berechtigt ist, Suchtprobleme von Bediensteten ohne deren Einverständnis vor dem Personalrat, Kollegen, Familienangehörigen und Freunden auszubreiten und wollte dies von uns geklärt wissen. Mit seinen Bedenken lag er durchaus richtig, denn eine Dienstvereinbarung kann kein Freibrief für Eingriffe in das Persönlichkeitsrecht von Bediensteten sein. Zwar gibt es unterschiedliche Auffassungen darüber, ob durch einen Tarifvertrag oder eine Dienst- oder Betriebsvereinbarung stärker in das Persönlichkeitsrecht eines Bediensteten eingegriffen werden darf, als dies nach allgemeinem Datenschutzrecht zulässig wäre. Während das Bundesarbeitsgericht dies grundsätzlich bejaht, halten namhafte Stimmen in der Literatur dies für unmöglich. Im Ergebnis laufen beide Ansichten jedoch weitgehend auf dasselbe hinaus. Denn auch das Bundesarbeitsgericht weist darauf hin, dass datenschutzrechtliche Regelungen in Tarifverträgen oder Betriebsvereinbarungen nicht einen beliebigen Inhalt haben können. Sie müssten sich vielmehr an den grundgesetzlichen Wertungen, zwingendem Gesetzesrecht und den sich aus allgemeinen Grundsätzen des Arbeitsrechts ergebenden Beschränkungen orientieren. Deshalb können Dienstvereinbarungen im Wesentlichen nur das allgemeine Datenschutzrecht konkretisieren.

Für die Mitwirkung der genannten Personen bedeutet das:

Soweit es zu den Aufgaben des betrieblichen Sozialdienstes gehört, beim Umgang mit solchen "Problemfällen" mitzuwirken, nimmt er Personalverwaltungsaufgaben wahr, so dass die Teilnahme an einem Gespräch mit dem Betroffenen auch ohne dessen Zustimmung zulässig ist. Bei der Mitwirkung des Personalrats liegen die Dinge dagegen anders. Den Bestimmungen des Landespersonalvertretungsgesetzes ist zu entnehmen, dass der Personalrat grundsätzlich nicht gegen den Willen des Bediensteten bei individuellen Personalmaßnahmen tätig werden darf. Die Ausnahmen von diesem Grundsatz sind im Gesetz selbst dezidiert und abschließend geregelt. Eine Teilnahme von Personalratsmitgliedern an einem Gespräch mit dem Betroffenen ohne dessen Einverständnis ist deshalb nicht möglich. Erst recht dürfen Kollegen, Angehörige und Freunde nicht ohne Einverständnis des Betroffenen am Gespräch teilnehmen. Eine gegenteilige Regelung wäre in der Dienstvereinbarung nur möglich, wenn die Datenweitergabe an den genannten Personenkreis im überwiegenden Allgemeininteresse geboten wäre. Davon kann jedoch keine Rede sein.

Wie es mit der Überarbeitung der Dienstvereinbarung weitergeht, ist noch offen.

Immer wieder erreichen mich Briefe, in denen so oder ähnlich zu lesen ist:

Recht hat die Dame, doch helfen konnte ich ihr dennoch nicht, denn die Rechtslage ist eindeutig. Regelmäßig muss ich in meiner Antwort konstatieren, dass der Datenschutz der Familienangehörigen bei der Gewährung der beamtenrechtlichen Beihilfe auf der Strecke bleibt. Während nämlich bei der gesetzlichen Krankenversicherung jedes Familienmitglied einen eigenen Anspruch auf Versicherungsleistungen hat, ist das bei der Bewilligung von Beihilfe anders. Dort hat lediglich der Beamte oder Richter selbst einen Erstattungsanspruch. Nur er kann die Aufwendungen, die einem Familienangehörigen durch eine ambulante oder stationäre Behandlung entstanden sind, geltend machen; einen eigenen Beihilfeanspruch haben die Familienangehörigen nicht. Auch der Beihilfebescheid muss dem Beihilfeberechtigten selbst zugesandt werden, damit er wirksam wird. Die gewährte Beihilfe wird ihm überwiesen. Auf diese Weise erfährt er stets die Krankheitsdaten seiner Angehörigen und kann dieses Wissen zu seinen Gunsten verwenden. Das ist aber gerade dann besonders problematisch, wenn das Partnerschaftsverhältnis oder die Eltern-Kind-Beziehung gestört ist. Schon seit langem fordern die Datenschutzbeauftragten des Bundes und der Länder einen eigenen Beihilfeanspruch für Angehörige. Erfolg bislang gleich Null, denn nicht einmal ein erster Schritt in Richtung einer Rechtsänderung ist getan. Das Finanzministerium hat bisher lediglich akzeptiert, dass der Beihilfeberechtigte seinen Ehegatten bevollmächtigen kann, einen Beihilfeantrag für sich und die bei ihm lebenden Kinder zu stellen und die gewährte Beihilfe entgegenzunehmen. Nicht nur aus meiner Sicht ein unmöglicher Zustand!

Manche Datenschutzprobleme sind quasi Eintagsfliegen - einmal abgehandelt, kehren sie nicht wieder. Andere sind gewissermaßen Dauerbrenner. Dazu gehört die datenschutzkonforme Befragung bei Forschungsvorhaben und anderen Untersuchungen. Weil dabei der Datenschutz immer wieder ignoriert wird, habe ich die Materie im letzten Tätigkeitsbericht am Beispiel der Befragung von Schülern zum wiederholten Mal eingehend behandelt. Das Resultat stimmt nachdenklich, denn es gibt nicht nur Positives zu vermelden - auch in diesem Jahr musste ich wieder Schülerbefragungen kritisieren, bei denen der Datenschutz missachtet wurde.

1.1 IGLU mit kleinen Mängeln

Nachdem das Kultusministerium im letzten Jahr bei drei Schülerbefragungen datenschutzrechtlich Schiffbruch erlitten hatte (vgl. 20. Tätigkeitsbericht 1999, LT-Drs. 12/4600), ging es in diesem Jahr vorsichtiger zu Werke. Sofort nachdem es die Unterlagen zur "Internationalen Grundschul-Lese-Untersuchung (IGLU)", an der sich das Land beteiligt, erhalten hatte, bat es mein Amt um eine datenschutzrechtliche Beurteilung. Mit dieser Studie wird untersucht, wie Kinder lesen lernen. Dabei sollen die Grundschüler Angaben zu ihren Lese- und Fernsehgewohnheiten, ihrer Einstellung zum Lesen und Lernen, der Unterstützung des Lesens durch die Eltern und zum soziodemografischen Hintergrund machen. Die Eltern der teilnehmenden Kinder werden zu ihren Erfahrung beim Lesenlernen ihres Kindes und den familiären Rahmenbedingungen gefragt. Bei der Prüfung des Vorhabens zeigte sich schnell, dass das IEA Data Processing Center in Hamburg, das uns von der Durchführung der im letzten Jahr beurteilten Untersuchungen "PISA" und "Civic Education" bekannt ist, seine Lektion gelernt hatte. Zwar musste es hinsichtlich der Information von Eltern und Schülern sowie bei den Schüler- und Eltern-Fragebogen vor allem im Hinblick auf die Einwilligung etwas nachbessern, ansonsten war die Konzeption aber datenschutzrechtlich in Ordnung.

1.2 Runde Tische ecken an

Ausgelöst durch einige Vorfälle, bei denen Schüler gegenüber Lehrern, Mitschülern oder anderen Personen gewalttätig geworden waren, haben sich in vielen Städten und Gemeinden sog. "Runde Tische" gebildet. Sie dienen dazu, Maßnahmen zu planen und durchzuführen, die Kriminalität, insbesondere Gewalt von Jugendlichen, vorbeugen und vermeiden helfen. Mitglieder dieser Arbeitskreise sind regelmäßig die Schulen und/oder Elternbeiräte, die Polizei, Träger von Jugendeinrichtungen und last not least Städte und Gemeinden, die dabei Regie führen. So weit, so gut. Als eine der ersten Maßnahme steht dann oft die Durchführung einer Schülerbefragung zum Thema "Jugend und Gewalt" oder "Gewaltprävention in der Stadt" auf der Tagesordnung. Erboste Eltern machten uns mehrfach auf solche Schülerbefragungen aufmerksam und meinten zu Recht, es könne doch nicht sein, dass ihr Kind befragt werden darf, ohne dass sie dazu ihr Einverständnis erklärt hätten. Die Initiatoren machten genau die gleichen Fehler, wie wir sie von den früheren Schülerbefragungen her kannten. Kardinalfehler war, dass sie die Befragung als "anonym" bezeichneten, obwohl die Schüler u. a. nach ihrem Alter, ihrem Geschlecht und ihrer Staatsangehörigkeit, ihrer Schule und Klassenstufe und ihrem Ortsteil gefragt wurden und dadurch viele von ihnen mühelos zu identifizieren waren mit der Folge, dass die Vorschriften des Landesdatenschutzgesetzes anzuwenden gewesen wären.

Am Beispiel einer Befragung im Oberschwäbischen will ich die wesentlichen Mängel nochmals darstellen:

• Im Elternanschreiben beschränkte sich die Unterrichtung darüber, was Gegenstand der Schülerbefragung sein soll, darauf, dass Angaben zur körperlichen, seelischen und sexuellen Gewalt in der Schule erbeten werden. Darüber, dass die Kinder in erheblichem Umfang auch nach dem häuslichen Umfeld und dem Umgang mit den Eltern gefragt werden, ließ man diese im Unklaren. Zudem fehlte jede Aufklärung darüber, nach welchen Kriterien und mit welchem Ziel die Fragebogen ausgewertet und wo und wie lange die erhobenen Angaben aufbewahrt werden sowie welche Stelle dafür letztendlich verantwortlich ist.
• Im Elternanschreiben und im Fragebogen fehlte der nötige Hinweis darauf, dass durch die Nichtteilnahme an der Befragung keinerlei Nachteile entstehen.
• Im Gegensatz zum Anschreiben an die Eltern fehlten im Fragebogen selbst die Hinweise darauf, dass die Teilnahme an der Befragung freiwillig ist. Dies wäre aber erforderlich gewesen, weil die Schülerinnen und Schüler an der Befragung auch dann nicht teilnehmen müssen, wenn ihre Eltern der Teilnahme zugestimmt haben.
• Die Eltern hätten der Teilnahme ihrer Kinder an der Befragung ausdrücklich und schriftlich zustimmen müssen. Dies ist unterblieben. Eine konkludente Einwilligung durch Nichtäußerung, wie sie die Konzeption der Befragung vorsah, kennt das Landesdatenschutzgesetz nicht.
• Es dürfte für die Schülerinnen und Schüler zudem unzumutbar gewesen sein, sich durch ihre Antworten auf bestimmte Fragen ggf. eines strafbaren Verhaltens zu bezichtigen, zumal die Strafverfolgungsbehörden nicht gehindert wären, Fragebogen zur Strafverfolgung zu beschlagnahmen.

In zwei Fällen habe ich die datenschutzwidrige Durchführung der Schülerbefragung gegenüber den betroffenen Städten förmlich beanstandet und diese gebeten, die rechtswidrig erhobenen Daten zu löschen. Dem sind beide Städte auch ohne weiteres nachgekommen.

Die Durchführung von Schülerbefragungen hat aber noch einen anderen Aspekt: Nach einer Verwaltungsvorschrift des Kultusministeriums müssen solche Befragungen vom Oberschulamt genehmigt werden. Sinn dieser Regelung ist es, dass an höherer Stelle geprüft werden soll, ob eine Befragung pädagogisch sinnvoll und nach Art und Umfang mit dem Erziehungs- und Bildungsauftrag der Schule vereinbar ist. Weil dem so ist, bedürfen Schülerbefragungen auch dann der Genehmigung, wenn die Stadt oder Gemeinde, die Trägerin der Schule ist, für sie verantwortlich zeichnet. Die in der Verwaltungsvorschrift vorgesehene Genehmigungsfreiheit für den Schulträger ist demgegenüber nur dann gegeben, wenn dieser eine Erhebung durchführt, deren Ergebnisse er benötigt, um gerade seine Aufgabe als Schulträger besser erfüllen zu können.

Damit verhielt es sich in den mir bekannt gewordenen Fällen so:

• In zwei Fällen ersuchten die Schulen das Oberschulamt tatsächlich um Genehmigung. Dieses kam dem Wunsch nach und verzichtete ausdrücklich "unter Zurückstellung von Bedenken" darauf, dass sie die Einwilligung der Eltern einholen.
• Im dritten Fall hielt sich das Staatliche Schulamt für kompetent genug und genehmigte die Befragung kurzerhand selbst.
• Bei der vierten Schülerbefragung verzichteten die Schulen lieber von vornherein darauf, das Oberschulamt um Genehmigung zu bitten.

Der letzte Fall muss wohl auch für das Kultusministerium ärgerlich gewesen sein, weil es zuvor bereits in einem Erlass an die Oberschulämter auf die datenschutzrechtlichen Voraussetzungen bei der Genehmigung von wissenschaftlichen Erhebungen in Schulen hingewiesen hatte. Dieser Ukas kam aber entweder bei den Schulen nicht an oder er wurde schlicht missachtet. Deshalb will das Kultusministerium nun meinem Vorschlag nachkommen und die datenschutzrechtlichen Anforderungen nochmals durch Veröffentlichung in seinem Amtsblatt, im Internet und im "Info-Dienst Schulleitung" veröffentlichen. Ich hoffe, dass dann endlich die nötige Breitenwirkung erzielt wird und künftig auch die Schulen ihre Sache besser machen.

Mitunter ist es nicht nur zulässig, sondern sogar datenschutzfreundlicher, traditionelle Vorgehensweisen durch elektronische Angebote zu ersetzen. Ein Beispiel dafür ist die Bekanntgabe von Prüfungsergebnissen an Hochschulen. Diese werden bislang oft, durch Verwendung der Matrikelnummer anstelle des Namens des Prüflings mehr schlecht als recht anonymisiert, an einem "Schwarzen Brett" ausgehängt. Dort kann jeder, der zufällig die Matrikelnummer eines Kommilitonen kennt, dessen Leistung in der Prüfung in Erfahrung bringen. In einer Zeit, in der fast jeder Student an der Alma Mater oder privat über einen Internet-Zugang verfügt, halten dies manche Hochschulen und Studierende gleichermaßen nicht mehr für zeitgemäß. Sie wollen den Aushang der Noten durch eine Abrufmöglichkeit per Internet ersetzen. Verschiedentlich wurde ich gefragt, wie ich ein solches Verfahren bewerte. Aus Sicht des Datenschutzes, so meine Antwort, kann der Notenabruf via Internet einen besseren Schutz vor unberechtigter Kenntnisnahme bieten als ein Aushang am Schwarzen Brett. Voraussetzung dafür ist allerdings, dass die notwendigen Sicherheitsvorkehrungen getroffen werden.

Zum einen muss gewährleistet sein, dass nur der Prüfling und sonst niemand auf seine Prüfungsdaten zugreifen kann. Würden z. B. die Prüfungsergebnisse zusammen mit den Matrikelnummern in einer frei zugänglichen Web-Seite im Internet eingestellt, so könnte jeder, dem die Matrikelnummer eines Studierenden bekannt ist, mit einer im Internet verfügbaren Suchmaschine gezielt nach dessen Benotung suchen. Dies wäre wesentlich leichter ins Werk zu setzen als wenn derjenige, der sich für die Benotungen interessiert, dazu in die Hochschule gehen und dort mit einigem Aufwand an Zeit und Spürsinn das richtige Schwarze Brett und die Prüfungsergebnisse suchen müsste. Deshalb muss das Verfahren so gestaltet sein, dass jeder Prüfling zweifelsfrei identifiziert wird, bevor er sich sein Prüfungsergebnis anzeigen lassen kann. Das wäre in herkömmlicher Manier durch Eingabe einer individuellen Benutzerkennung und eines Passworts zu bewerkstelligen. Eine sicherere Variante, wenngleich aufwendiger, wäre die Verwendung einer digitalen Signatur. Zum andern sind die Daten zu verschlüsseln um auszuschließen, dass sie ein Dritter während der Übertragung im Internet lesen kann.

Ein trauriges Kapitel unserer Geschichte, nämlich die Beschäftigung von Zwangsarbeitern in der NS-Zeit, hat im Zuge der Auseinandersetzung über die Entschädigungszahlungen durch die Stiftung "Erinnerung, Verantwortung und Zukunft" und deren Finanzierung eine besondere Aktualität erhalten. Das wirkte sich auch auf die Arbeit meines Amtes aus:

1.1 Wohin mit den Unterlagen?

Was viele vielleicht nicht wissen: Auch die während der NS-Zeit zur Zwangsarbeit eingesetzten Fremdarbeiter waren - unfreiwillig - Mitglied in der gesetzlichen Krankenversicherung. Unterlagen, die dies dokumentieren, lagern heute noch zuhauf in Altregistraturen von Krankenkassen. Gehören diese nicht in die Archive, deren Aufgabe es ja ist, die Unterlagen aufzubewahren, denen historischer Wert zukommt und die es auch der Nachwelt ermöglichen sollen, sich ein Bild darüber zu verschaffen, wie unser Gemeinwesen sich früher darstellte? Danach gefragt, habe ich folgende Auffassung vertreten: Das Landesarchivgesetz verpflichtet die Krankenkassen im Lande, alle Unterlagen, die sie zur Erfüllung ihrer Aufgaben nicht mehr benötigen, dem für sie zuständigen Staatsarchiv anzubieten, es sei denn, sie verfügen über ein eigenes, archivfachlichen Ansprüchen genügendes Archiv. Letzteres ist aber, soweit ich weiß, nirgendwo der Fall. Nun benötigt aber eine Krankenkasse die in ihrem Besitz befindlichen Unterlagen über die Zwangsarbeiter ganz sicher nicht mehr zur Gewährung von Leistungen, so dass der Fall auf den ersten Blick eigentlich klar sein müsste. Geht man der Fragestellung aber genauer auf den Grund, zeigt sich, dass sich die Krankenkassen dieser Unterlagen keineswegs so ohne weiteres, sei es durch Abgabe an das Archiv oder aber durch ihre Vernichtung, entledigen dürfen. Denn das Sozialgesetzbuch geht davon aus, dass Angaben über Versicherte, auch wenn die Krankenkasse sie zur Erbringung von Versicherungsleistungen nicht mehr benötigt, dann nicht gelöscht werden dürfen, wenn Grund zur Annahme besteht, dass durch die Löschung schutzwürdige Interessen der Betroffenen beeinträchtigt werden. Genau dies wäre aber bei einer Vernichtung der Unterlagen über Zwangsarbeiter der Fall: Sie könnten nämlich bei einer Vernichtung unter Umständen nicht mehr nachweisen, dass sie in der NS-Zeit zur Zwangsarbeit eingesetzt worden waren. Hat diese Regelung zur Folge, dass die Unterlagen bis zum Sankt-Nimmerleins-Tag oder jedenfalls so lange, bis angenommen werden kann, dass alle ehemaligen Zwangsarbeiter gestorben sind, bei den Krankenkassen gelagert werden müssen? Mitnichten. Eine Abgabe an das Staatsarchiv kann vielmehr dann erfolgen, wenn dieses sich jeweils gegenüber der Krankenkasse verpflichtet, Auskunftsersuchen von Zwangsarbeitern in der gleichen Weise zu entsprechen, wie dies die Krankenkasse selbst tun würde. Ist das der Fall, gibt es nämlich für die Krankenkassen keinen Grund mehr anzunehmen, durch einen Verzicht auf die Speicherung im eigenen Haus würden schutzwürdige Interessen der Zwangsarbeiter beeinträchtigt.

1.2 Die Arbeitgeber

Die Stiftungsinitiative der Deutschen Wirtschaft tut sich erkennbar schwer, die Mittel aufzubringen, die sie für die Stiftung "Erinnerung, Verantwortung und Zukunft" bereitstellen will. Offensichtlich ist die Bereitschaft von Unternehmen, zu diesem Zweck einen Beitrag zu leisten, nicht so ausgeprägt, wie sich viele dies erhofft hatten. In gewisser Weise nachvollziehbar ist deshalb der Wunsch mancher Personen und Organisationen, die Unternehmen, die in der NS-Zeit Zwangsarbeiter beschäftigt haben, in Erfahrung zu bringen, um auf sie einwirken zu können. Mit einem solchen Ansinnen konfrontiert, wollte eine Stadt von mir wissen, wie ich die Rechtslage beurteile. In ihrem Archiv bewahrt sie unmittelbar nach Kriegsende erstellte Listen mit den Namen von Zwangsarbeitern und Landwirten auf, denen diese in der NS-Zeit zugeteilt waren. Für die in diesen Listen enthaltenen Angaben legt das Landesarchivgesetz eine Nutzungssperre fest, die frühestens 10 Jahre nach dem Tod der einzelnen Personen endet. Kann der Todeszeitpunkt nicht oder nur mit unvertretbarem Aufwand festgestellt werden, endet die Frist erst 90 Jahre nach der Geburt. Das bedeutet, dass die Sperrfrist bei vielen der in den Listen aufgeführten Personen noch nicht abgelaufen war. Das Landesarchivgesetz sieht zwar auch die Möglichkeit einer Verkürzung der Sperrfrist vor, so z. B. dann, wenn die Nutzung zur Wahrnehmung berechtigter Belange, die im überwiegenden Interesse einer anderen Person oder Stelle liegen, unerlässlich ist und durch eine Anonymisierung oder durch andere Maßnahmen die schutzwürdigen Belange der Betroffenen angemessen berücksichtigt werden. Diese Voraussetzungen waren nun aber in dem von der Stadt geschilderten Fall ganz sicher nicht gegeben, so dass eine komplette Überlassung der Zwangsarbeiter- und Arbeitgeberlisten nicht in Frage kam.

Es gibt Dinge auf dieser Welt, die sind für die Ewigkeit bestimmt. Einbürgerungsakten gehören offenbar auch dazu. Stellt ein Ausländer einen Antrag, um die deutsche Staatsangehörigkeit zu erwerben, legt die Einbürgerungsbehörde eine Akte an, in die sie alle Unterlagen aufnimmt, die in diesem Verfahren anfallen. Dabei handelt es sich um teilweise recht sensible Informationen wenn man bedenkt, dass die einbürgerungswilligen Ausländer u. a. ausreichende Einkünfte und ihre Loyalität zum deutschen Staat belegen müssen. Diese Akten halten zwei von meinem Amt kontrollierte Einbürgerungsbehörden für so wichtig, dass sie sie für unbestimmte Zeit aufbewahren wollen. Es könnten ja in ferner Zukunft irgendwann einmal Zweifel daran aufkommen, ob man den Großvater eines Mitbürgers seinerzeit zu Recht eingebürgert hat!

Die Folge ist klar: Der Aktenbestand nimmt immer größere Ausmaße an. Er wird in absehbarer Zeit sogar noch umfangreicher werden, weil der Gesetzgeber die Voraussetzungen für den Erwerb der deutschen Staatsbürgerschaft erleichtert hat und deswegen die Zahl der Einbürgerungsanträge steigen wird. Die beiden Einbürgerungsbehörden erkannten diese Misere. Sie behelfen sich damit, dass sie einfach alle Aktenvorgänge, die vor einem bestimmten Zeitpunkt entstanden sind, an das Archiv ihrer Stadt oder ihres Landkreises abgeben. Natürlich haben sie sich den weiteren Zugriff auf dieses Schriftgut dort vorbehalten, denn diese Akten sollen ja - wie gesagt - stets und ewig zur Erfüllung ihrer Aufgaben notwendig sein.

Dass die Einbürgerungsbehörden einen Teil ihrer Akten dem Archiv übergeben, obwohl diese noch gar nicht abgeschlossen sind, ist nicht zu kritisieren. Zwar schreibt das Landesarchivgesetz vor, dass einmal an die Archive abgegebene Unterlagen grundsätzlich erst nach Ablauf von bestimmten Sperrfristen genutzt werden dürfen. Von diesem Nutzungsverbot sind jedoch die Stellen ausgenommen, bei denen das Aktenmaterial entstanden ist. Sie können im Archiv in ihren Akten auch dann noch blättern, wenn sie sie diesem sozusagen vorzeitig überlassen haben, der Zeitpunkt, zu dem der jeweilige Vorgang ausgesondert werden muss, also noch gar nicht gekommen ist.

Da aber liegt das eigentliche Problem. Einen solchen Zeitpunkt, zu dem sie die Einbürgerungsakten endgültig schließen und sich von ihnen verabschieden müssen, haben die beiden kontrollierten Einbürgerungsbehörden ja gerade nicht vorgesehen. Da es sich dabei um eine Frage handelt, die alle Einbürgerungsbehörden betrifft, habe ich das Innenministerium aufgefordert, landeseinheitliche Regelungen für die Aufbewahrungsdauer von Einbürgerungsakten zu schaffen. Dort hat man einen Grund gefunden, die Sache auf die lange Bank schieben zu können: Man glaubt daran, dass es irgendwann in der Zukunft eine "Gesamtreform des deutschen Staatsangehörigkeitsrechts" geben wird. Und erst mit dieser zusammen wolle man auch die Frage der Aufbewahrungsdauer von Einbürgerungsakten wieder aufgreifen. Bis dahin bleibt es jedenfalls beim bisherigen Zustand: Einbürgerungsakten sind für die Ewigkeit bestimmt.

Trotz aller Beteuerungen, man wolle ein bürgerfreundliches "Service-Unternehmen" sein, scheint Fairness gegenüber der "Kundschaft" bei manchen Finanzämtern noch kein ausgeprägter Wesenszug zu sein. Dass zeigte der Fall eines Eigenheimerwerbers. Er hatte bei seinem Finanzamt einen Antrag auf Gewährung einer sog. Eigenheimzulage, ein staatlicher Geldsegen für die Anschaffung selbstgenutzten Wohnraums, gestellt. Alsbald erhielt er einen vom Finanzamt für solche Fälle eingesetzten Fragebogen, auf dem es u. a. eine Zusammenstellung der Anschaffungskosten für das erworbene Objekt und eine Finanzierungsaufstellung erbat. Unmissverständlich brachte das Finanzamt auf diesem Formular zum Ausdruck, dass diese Unterlagen erforderlich seien, um den Antrag rasch bearbeiten zu können. Unserem Mann kamen jedoch Zweifel, ob es denn für die Gewährung der Zulage tatsächlich notwendig sein soll, dem Finanzamt im Einzelnen darzulegen, wo das Geld für seine Immobilie herstammt. Er fragte deswegen dort nach und erhielt zur Antwort: "Die Frage der Finanzierung der Anschaffungskosten spielt für die Bearbeitung des Antrags auf Eigenheimzulage keine Rolle!" Aber wenn man schon - so die Erklärung des Finanzamts weiter - in diesem Verfahren eine Reihe von Unterlagen anfordere, dann solle der Antragsteller auch gleich die Finanzierungsaufstellung mit vorlegen. Diese benötige man nämlich im nächsten Jahr für seine Einkommensteuerveranlagung. Doch auch diese Auskunft war unzutreffend. Für diesen Zweck hätte sich das Finanzamt allenfalls danach erkundigen können, ob dem Steuerpflichtigen durch den Erwerb der Immobilie Verluste entstanden oder Einkünfte zugeflossen sind, nicht aber danach, wie er sie finanziert hat. Da er offensichtlich keine Lust mehr hatte, sich immer neue Versionen des Finanzamts anzuhören, wandte er sich an mein Amt.

Ich musste ihm mitteilen, dass das Finanzamt durchaus berechtigt ist, diese Fragen zu stellen und, um seine Auskünfte nachvollziehen zu können, entsprechende Unterlagen anzufordern. Denn dass es solche Anträge sorgfältig prüft und der Betroffene dazu eine Reihe von Angaben machen muss, etwa wie hoch seine Anschaffungskosten waren und ob er dieses Wohnobjekt selbst nutzt, ist datenschutzrechtlich keineswegs zu kritisieren. Auch dürfen die Finanzämter hellhörig werden, wenn sie von derart kapitalintensiven Anschaffungen Kenntnis erhalten. Denn sie mussten immer wieder die Erfahrung machen, dass es manche Steuerpflichtige mit dem Abführen von Kapitalertrags- und Schenkungssteuern nicht besonders genau nehmen. Deswegen nehmen sie solche Gelegenheiten zum Anlass, sich danach zu erkundigen, ob der Steuerpflichtige die eingesetzten Gelder in der Vergangenheit auch ordnungsgemäß versteuert hat. Wenn die Finanzämter dazu eine Finanzierungsaufstellung für das Kaufobjekt anfordern, ist dies durchaus zulässig.

Das eigentliche Problem dieses Falles ist ein anderes: Das Finanzamt hätte den Steuerpflichtigen korrekt darüber belehren müssen, welche seiner Angaben für die Bearbeitung des Antrags erforderlich sind und welche Kontrollzwecken dienen bzw. welche Angaben er im eigenen Interesse für die Gewährung der begehrten Zulagen machen sollte und welche er machen muss, um sich nicht dem Verdacht der Steuerhinterziehung auszusetzen. Denn Erhebungsformulare - das gilt auch für die der Steuerverwaltung - müssen die Rechtsgrundlage und den Zweck, für den die Daten erhoben werden, eindeutig erkennen lassen. Dieser Verpflichtung wurde das Finanzamt in doppelter Weise nicht gerecht: Zum einen erweckte es mit seinem Formular den unzutreffenden Eindruck, sämtliche darauf erfragten Angaben des Steuerpflichtigen seien ausschließlich für die Bearbeitung seines Antrags erforderlich. Zum anderen steigerte es die Verwirrung beim Bürger noch dadurch, dass es dessen Rückfragen falsch beantwortete.

Auf meine Kritik an dieser rechtswidrigen Praxis reagierte die zuständige Oberfinanzdirektion rasch: Sie wies die Finanzämter an, künftig die Angaben für diese beiden Verfahren mittels verschiedener Formulare zu erheben, auf denen sie jeweils auf den tatsächlichen Datenverarbeitungszweck hinweisen.

An diesen berühmt gewordenen Ausspruch von Galileo Galilei erinnerte ich mich, als mir das Finanzministerium im Frühjahr dieses Jahres mitteilte, künftig würde bei allen Einkommensteuer-Erstattungen auf dem Überweisungsträger als Verwendungszweck lediglich die Steuernummer sowie der zusammengefasste Grund der Erstattung angegeben werden. Auf die bis dahin übliche Angabe zu den Annexsteuern, also insbesondere zur Kirchensteuer, wolle man verzichten. Damit fand eine lange Auseinandersetzung mit der Steuerverwaltung ein gutes Ende. Erstmals im Jahr 1988 hatte mein Amt das Finanzministerium aufgefordert dafür Sorge zu tragen, dass die Banken bei der Überweisung von Steuerrückerstattungen nicht erkennen können, ob jemand Kirchensteuerzahler ist oder nicht. Eine solche Unterrichtung der Bank sei zur Durchführung von Erstattungen nicht notwendig (vgl. 9. Tätigkeitsbericht 1988, LT-Drs. 10/950, S. 44). Zahlreiche Schreiben gingen daraufhin hin und her. Das Bundesfinanzministerium veranstaltete eine Länderumfrage. Die Bundessteuerberaterkammer, der Deutsche Steuerberaterverband und der Bundesverband der Steuerberater votierten unterschiedlich. Dazwischen erreichten uns immer wieder Beschwerden von Bürgern, die mit der Vorgehensweise der Finanzämter nicht einverstanden waren. Lange schien es, als ob sich nichts bewegen würde. Dann, zu Anfang des Jahres 1998, gab es erstmals einen Ruck. Das Finanzministerium ordnete an, dass in den sog. Arbeitnehmerfällen, das sind die Fälle, in denen lediglich ein Lohnsteuerjahresausgleich durchgeführt wird, eine "detaillierte Erläuterung und Aufgliederung des Steuerbetrags auf den Überweisungsträgern unterbleibt". Das war zwar ein Schritt in die richtige Richtung, eine endgültige Lösung war es noch nicht. Dazu konnte sich das Finanzministerium erst jetzt durchringen. Aber immerhin, es sprang jetzt über seinen Schatten.