Schulen – Verfahrensverzeichnis

Verfahrensverzeichnis an Schulen

Nach § 11 des Landesdatenschutzgesetzes muss jede öffentliche Stelle für automatisierte Verfahren, mit denen personenbezogene Daten verarbeitet werden, ein Verfahrensverzeichnis führen. Dies gilt auch für staatliche Schulen. Für Schulen in privater Trägerschaft gilt die vergleichbare Vorschrift des § 9 des Bundesdatenschutzgesetzes  inkl. der Anlage hierzu .

Staatliche Schulen in Baden-Württemberg müssen beispielsweise für folgende Verfahren ein Verfahrensverzeichnis führen:

  • Schulverwaltungsprogramm,
  • ASD-BW,
  • Stundenplanerstellungsprogramm,
  • pädagogisches Netzwerk (sofern Schüler und Lehrer einen personalisierten Account besitzen und dort entsprechende personenbezogene Daten verarbeitet werden),
  • elektronische Lernplattform

Sollte an der Schule kein behördlicher Datenschutzbeauftragter nach § 10 des
Landesdatenschutzgesetzes  bestellt sein, so müssen die in das Verfahrensverzeichnis einzutragenden Angaben dem Landesbeauftragten für den Datenschutz gemeldet werden.

Das Kultusministerium Baden-Württemberg stellt den Schulen als Hilfe zur Erstellung der
Verfahrensverzeichnisse eine Online-Plattform mit Muster-Verfahrensverzeichnissen zur Verfügung. Diese Muster sind mit dem Landesbeauftragen für den Datenschutz abgestimmt. Den nötigen Account haben die Schulen im Sommer 2012 vom Kultusministerium erhalten.

Für die Erstellung der allgemeinen Beschreibung der eingesetzten Hardware, der Vernetzung und der Software sowie die technischen und organisatorischen Maßnahmen (vgl. § 11 Absatz 2 Nummer 9 und 10 des Landesdatenschutzgesetzes) kann ein externer Dienstleister herangezogen werden, vorzugsweise derjenige, der auch die Schul-EDV eingerichtet hat oder diese wartet.

Weitere Informationen finden Sie im Artikel zum Verfahrensverzeichnis.