Die Konferenz der Informationsfreiheitsbeauftragten (IFK) hat am 24. Juli 2024 Gestaltungs- und Handlungshinweise zur „Informationsfreiheit by Design“ veröffentlicht. Darin werden den informationspflichtigen Stellen Empfehlungen zu organisatorischen Strukturen und Prozessen sowie zur sinnvollen Nutzung digitaler Techniken mit dem Ziel einer effizienten Informationsbereitstellung gegeben. Besonders in den Blick genommen werden auch die Anforderungen beim Einsatz der E-Akte.

Es wird beleuchtet, wie der Informationszugang durch proaktives Vorarbeiten und die Nutzung geeigneter technischer Mittel auf jeder Arbeitsebene verbessert werden kann. Dies beginnt bereits mit gut geschulten, sensibilisierten Mitarbeitenden und einer zentralen Ansprechperson für Fragen der Informationsfreiheit. Eine vollständige Aktenführung umfasst auch die sogenannten Metadaten – insbesondere die Quelle der Information. Diese Daten auf Wunsch oder gegebenenfalls sogar proaktiv zur Verfügung zu stellen, sollte sowohl bei analoger Aktenführung als auch im Rahmen des E-Aktensystems jederzeit möglich sein. Im Hinblick auf die fachliche Bewertung von Ausschlussgründen und Interessenabwägungen sind strukturierte Abläufe und technische Funktionen zur Identifizierung solcher Gründe und Interessen zu implementieren. Letztlich gehört zur Erfüllung der Informationsfreiheit auch, dass die Daten in einem wiederverwendbaren technikoffenen Format vorliegen und nicht plattformspezifisch und systembedingt begrenzt werden.

Diese und weitere Punkte werden in dem Papier als Hilfestellung für die Praxis aufgeführt. Den Umsetzungshinweisen angehängt ist zudem eine Checkliste, die den öffentlichen Stellen dabei helfen soll, diese Vorgaben einfach und effizient umzusetzen. Die Hinweise zur Umsetzung sowie die Checkliste stehen auf der Homepage des Landesbeauftragten bei den Praxishilfen zum Download bereit https://www.baden-wuerttemberg.datenschutz.de/praxishilfen/#Informationsfreiheit

Anton Grabolle / Better Images of AI / Classification Cupboard / Licenced by CC-BY 4.0

 

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