Was können vor allem kleinere Vereine tun, um der neuen Verordnung gerecht zu werden? Gibt es Hilfestellung?
Mit unseren Orientierungshilfen möchten wir den Vereinen zur Seite stehen und sie bei dieser Aufgabe unterstützen. Unter www.baden-wuerttemberg.datenschutz.de/ds-gvo bietet das Team des LfDI eine Reihe von Informationen, Tipps und Beratungsangeboten, mit deren Hilfe Vereine sich Schritt für Schritt auf die neuen Abläufe umstellen können.
Gerade für kleinere Vereine empfehlen wir unseren Praxisratgeber für Vereine mit Beispielen aus der Praxis, Mustertexten, Tipps und Checklisten. Den Praxisratgeber kann hier abrufen werden.
Anfragen von Vereinen können selbstverständlich gerne an unsere Dienststelle gestellt werden.
Müssen Vereine die Datenschutzgrundverordnung überhaupt beachten?
In welcher Sprache muss die Datenschutzerklärung einer Webseite vorhanden sein?
Muss in einem Schreiben allen Mitgliedern erklärt werden, was mit ihren Daten gemacht wird?
Benötigen die Vereine einen eigenen Passus zum Datenschutz in der Satzung?
DSBs: Gehört zu den 20 Personen auch der Trainer, der seinen Spielern die Trainings- und Abfahrtszeiten per Mail mitteilt? Oder zählen nur die Mitarbeiter der Geschäftsstelle zu diesem Kreis?
Es gibt eine zweite Auffassung, die wir versuchen europäisch einheitlich zu klären. Wenn ein Trainer nur mal kurz für drei Minuten in sein Adressbuch-Verzeichnis schaut, müsse er nicht mitgezählt werden. Die bisherige Auffassung, zumindest in Deutschland, war klar und rigide, dass alle Personen, die regelmäßig auf diese Daten zugreifen, mitgezählt werden müssen.
Was muss der Datenschutz-Beauftragte können?
Wie müssen Vereine mit Fotos umgehen, wenn sie Spielszenen ihrer ersten Mannschaft auf ihrer Homepage oder in ihrer Vereinszeitung veröffentlichen wollen? Müssen alle Zuschauer unkenntlich gemacht werden?
Wie müssen Vereine nun mit Fotos/Videos umgehen?
In Bezug auf die Zuschauer kann die Wertung des § 23 Absatz 1 Nr. 3 KUG greifen, also müssen bei Aufnahmen von Versammlungen, Aufzügen und ähnlichen Vorgängen, an denen die dargestellten Personen teilgenommen haben, keine Einwilligungen eingeholt werden. Hier ist es jedoch erforderlich, dass ein Bezug zur Veranstaltung klar zu erkennen ist. Dies ist dann nicht mehr der Fall, wenn gezielt nur ein einzelner Zuschauer fotografiert wird. Eine besondere Informationspflicht gegenüber den Abgelichteten besteht ebenfalls nicht.
Vorgenanntes gilt nicht in Bezug auf Fotos, die von Vereinsfeiern gemacht werden, da hierbei o.g. Wertungen hier nicht greifen. In diesen Fällen ist daher eine Einwilligung erforderlich.
Müssen Vereine ein Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten führen?
Fragen Sie nach und wir bringen Licht ins Dunkel.