Es gibt eine ganze Reihe von Möglichkeiten, bei öffentlichen Stellen Zugang zu bestimmten Informationen oder Dokumenten zu erhalten. Die vorliegende Handreichung gibt einen Überblick über diejenigen Zugangsrechte, die neben dem LIFG anwendbar sind:

Zugang zu amtlichen Informationen § 1 LIFG

Ziel: Freier Zugang sowie Verbreitung von amtlichen Informationen 
Stellung als Beteiligter: Nicht erforderlich
Qualifiziertes Interesse:  Nicht erforderlich
Zeitliche Beschränkung: Nein
Form und Umfang: Alle vorliegenden amtlichen Informationen. Wahlrecht der antragstellenden Person: Auskunft, Akteneinsicht, sonstige Weise
Kosten: Gebühren und Auslagen können erhoben werden. Einfache Fälle meist kostenfrei

Zugang zu Umweltinformationen: § 24 Absatz 1 UVwG

Ziel: Freier Zugang und Verbreitung von Umweltinformationen
Stellung als Beteiligter: Nicht erforderlich
Qualifiziertes Interesse:  Nicht erforderlich
Zeitliche Beschränkung: Nein
Form und Umfang: Alle vorliegenden oder bereitgehaltenen Umweltinformationen
Kosten: Bis zu 500 Euro. Bei geringem Bearbeitungsaufwand (bis zu 3h) gebührenfrei

Akteneinsicht im Verwaltungsverfahren: 29 LVwVfG

Ziel: Erlangung entscheidungsrelevanter Information und aktive Wahrnehmung eigener Belange
Stellung als Beteiligter: erforderlich
Qualifiziertes Interesse:  Ja, rechtliches Interesse
Zeitliche Beschränkung: Laufendes Verwaltungsverfahren
Form und Umfang: Verfahrensakte. Ermessen; Akteneinsicht idR bei der zuständigen Behörde
Kosten: Einsichtnahme Kostenfrei. Aufwendungsersatz für Abschriften, Ablichtungen und Versenden der Akte

Akteneinsicht im Sozialverwaltungsverfahren: 25 SGB X

Ziel: Erlangung entscheidungsrelevanter Information und aktive Wahrnehmung eigener Belange
Stellung als Beteiligter: erforderlich
Qualifiziertes Interesse:  Ja, rechtliches Interesse
Zeitliche Beschränkung: Laufendes Verwaltungsverfahren
Form und Umfang: Verfahrensakte. Ermessen; Akteneinsicht idR bei der zuständigen Behörde; elektronische Einsichtnahme möglich
Kosten: Einsichtnahme Kostenfrei. Aufwendungsersatz für Abschriften, Ablichtungen und Versenden der Akte

Datenschutzrechtlicher Anspruch auf Kopie: Artikel 15 Absatz 3 DS-GVO

Ziel: Einschätzung der Rechtmäßigkeit der Verarbeitung eigener personenbezogener Daten und Wahrnehmung Betroffenenrechte
Stellung als Beteiligter: Nicht erforderlich
Qualifiziertes Interesse:  Nicht erforderlich
Zeitliche Beschränkung: Nein. Daten können aber ggf. bereits gelöscht sein
Form und Umfang: Originalgetreue und genaue Reproduktion der eigenen Datenverarbeitungsvorgänge: Kopien von Auszügen, ganze Dokumente, Auszüge aus Datenbanken
Kosten: Erste Kopie kostenfrei

Hinweis:

Neben den aufgeführten Zugangsrechten gibt es eine Reihe von weiteren Informationszugangsregelungen. Diese sind spezialgesetzlich auf EU-, bundes- und landesrechtlicher Ebene geregelt. Hierzu gehören beispielsweise die Zugangsrecht für Archivgut nach dem LArchivG sowie die Registerrechte im Einwohnermeldegesetz. Weiterführende Informationen hierzu gibt’s in unserem Praxisratgeber. Link Praxisratgeber

1. Zugang zu amtlichen Informationen nach dem LIFG

Das LIFG erlaubt grundsätzlich den Zugang zu allen amtlichen Informationen, sofern der Anwendungsbereich eröffnet und die gesetzlichen Ausnahmeregelungen (sog. Schutzgründe) nicht einschlägig sind. Die Geltendmachung eines berechtigten Interesses oder eine Begründung des Antrags sind nicht erforderlich. Der Informationszugangsanspruch muss sich dabei auf eine vorhandene amtliche Information beziehen und die amtliche Stelle muss rechtlich über die Information verfügen (§ 1 Absatz 2 i. V. m. § 3 Nr. 3 LIFG). Das ist regelmäßig der Fall, wenn die Information der Behörde im Rahmen der Aufgabenwahrnehmung vorliegt, es muss keine selbst produzierte Information sein.

Die antragstellende Person hat grundsätzlich ein Wahlrecht hinsichtlich der Art des Informationszugangs. Auf eine andere Art des Informationszugangs darf seitens der Behörde nur aus wichtigem Grund verwiesen werden, § 7 Absatz 5 LIFG.  Es ist erlaubt, vor Ort Notizen oder Ablichtungen zu machen und Ausdrucke fertigen zu lassen. Eine Ausnahme besteht nur, wenn der Schutz des geistigen Eigentums entgegensteht.

Der Zugang ist nicht schrankenlos: Grenzen sind da zu finden, wo öffentliche Belange (§§ 4, 6 LIFG) oder private Belange (§§ 5,6,8 LIFG) entgegenstehen.

Grundsätzlich können Informationen, zu denen nach dem LIFG Zugang gewährt wurde, nach dem Datennutzungsgesetz (DNG) weiterverwendet und auch veröffentlicht werden, siehe § 1 Absatz 1 LIFG.

Gebühren und Auslagen dürfen erhoben werden. Kommunen können Gebühren nach ihrer aktuell gültigen Gebührensatzung erheben. Die obersten Landesbehörden sind aufgrund der Mantelverordnung der Ministerien auf max. 500 Euro je Antrag gedeckelt. In einfachen Fällen sollen keine Kosten erhoben werden.

2. Zugang zu Umweltinformationen nach dem UVwG

Das UVwG eröffnet den Zugang zu Umweltinformationen, ohne dass dieser jedoch abschließend ist. Das LIFG bleibt demnach daneben anwendbar. Dies ergibt sich bereits aus der Zielsetzung des UVwG, einen umfassenden und nicht exklusiven Zugang zu Umweltinformationen zu ermöglichen. Allerdings sind die tatbestandlichen Voraussetzungen und Rechte im Bereich der Umweltinformationen oft bürgerfreundlicher, insbesondere auch was die Frage der Kostentragung angeht, sodass bei Vorliegen von Umweltinformationen der Zugang über das UvWG verfolgt werden sollte.

Der Begriff der Umweltinformationen ist weit auszulegen. Nach dem Bundesverwaltungsgericht sind Umweltinformationen alle Informationen, welche einen Bezug zu einem Umweltbestandteil haben. Die Definition geht jedoch noch darüber hinaus: So sind auch Faktoren, die sich auf die Umwelt oder ihre Bestandteile auswirken, Umweltinformationen.

Beispiele für Umweltinformationen: Immissionsdaten, Angaben zur Finanzierung eines Vorhabens, Informationen über den Zustand der Tier- und Pflanzenwelt

24 UVwG enthält einen Jedermann-Anspruch ohne die Notwendigkeit der Darlegung eines rechtlichen Interesses.

Die Grenzen des Anspruchs wiederum sind in entgegenstehenden öffentlichen und privaten Belangen zu sehen, §§ 28, 29 UVwG. Diese entsprechen im Wesentlichen den öffentlichen und privaten Belangen im LIFG.

Bei einem geringen Arbeitsaufwand von bis zu 3 Stunden wird der Zugang gebührenfrei gewährt. Außerdem gibt es eine Deckelung von 500 Euro pro Antrag, vgl. § 33 Absatz 2 iVm Anlage 5 zu § 33 Absatz 4 bis 6 UVwG – Gebührenverzeichnis.

 3. Akteneinsicht im Verwaltungsverfahren nach § 29 Absatz 1 Satz 1 LVwVfG

Gem. § 29 Absatz 1 Satz 1 LVwVfG ist Beteiligten eines anhängigen Verwaltungsverfahrens durch die Behörde Akteneinsicht zu gewähren, soweit die Kenntnis deren Inhalts zur Geltendmachung oder Verteidigung rechtlicher Interessen erforderlich ist. Ein allgemeines voraussetzungsloses Einsichtsrecht in Behördenakten ist hier gerade nicht begründet.

Das Akteneinsichtsrecht aus § 29 Absatz 1 S. 1 LVwVfG besteht nur, insoweit die Akten solche eines Verwaltungsverfahrens sind. Um ein solches handelt es sich bei einer nach außen wirkenden Tätigkeit einer Behörde, die auf die Prüfung der Voraussetzungen, die Vorbereitung und den Erlass eines Verwaltungsaktes oder auf den Abschluss eines öffentlich-rechtlichen Vertrags gerichtet ist, § 9 LVwVfG.

Ein rechtliches Interesse von Beteiligten ist gegeben, wenn die Einsichtnahme dem Zwecke dient, die Voraussetzungen für ein rechtlich relevantes Verhalten nach dem Ergebnis der Einsichtnahme zu klären oder eine gesicherte Grundlage für die Verfolgung eines Anspruchs zu schaffen (BT-Drs. 7/910, 53). Ein wirtschaftliches Interesse kann aber auch begründend sein, insofern es mit einem rechtlichen Interesse untrennbar zusammenhängt.

Die Akteneinsicht ist begrenzt auf das laufende Verwaltungsverfahren. Im Anschluss findet eine Einsichtnahme nur noch nach Ermessen der Behörde statt.

Die Akteneinsicht betrifft die Verfahrensakte und erfolgt im Ermessen der Behörde, in der Regel vor Ort bei der zuständigen Behörde, § 29 Absatz 3 LVwVfG.

Das Akteneinsichtsrecht nach dem LVwVfG ist gemäß § 29 Absatz 2 durch die dort genannten, restriktiv auszulegenden Versagensgründe wie beispielsweise die Beeinträchtigung der ordnungsgemäßen Aufgabenerfüllung der Behörde, begrenzt.

4. Akteneinsicht im Verwaltungsverfahren bei Vorliegen von Sozialdaten § 25 SGB X

Gemäß § 25 SGB X ist den Beteiligten Einsicht in die Verfahrensakten zu gestatten, soweit diese Kenntnis zur Geltendmachung oder Verteidigung der rechtlichen Interessen erforderlich ist.

Anspruch auf Einsicht haben die Beteiligten nach § 12 SGB X eines konkret laufenden Verwaltungsverfahrens. Gegenstand ist die Gesamtheit der Schriftstücke und Dokumente. Die Akteneinsicht findet hierbei idR bei der zuständigen Behörde statt. Eine elektronische Einsichtnahme ist aber ausdrücklich möglich.

Der Anspruch besteht nur, soweit ein rechtliches Interesse dies erfordert, wobei maßgeblich ist, dass die Akteneinsicht objektiv für Beteiligte zur Wahrung von rechtlichen Interessen dienlich sein kann. Ein rechtliches Interesse ist insbesondere dann gegeben, wenn die Einsicht bezwecken soll, eine tatsächliche Unsicherheit über ein Rechtsverhältnis zu klären, ein rechtlich relevantes Verhalten zu prüfen oder eine gesicherte Grundlage für die Verfolgung eines Anspruchs zu erhalten. Dies entspricht den Maßstäben, die auch an die Akteneinsicht nach § 29LVwVf angelegt werden.

Auch hier gilt, wie bei der Akteneinsicht nach § 29 LVwVfG, dass außerhalb eines Verwaltungsverfahrens kein Anspruch auf Akteneinsicht nach § 25 SGB X besteht; in diesem Fall handelt es sich um eine reine Ermessensentscheidung der Behörde, ob dennoch Akteneinsicht gewährt wird.

Die Akteneinsicht betrifft die Verfahrensakte und erfolgt im Ermessen der Behörde, in der Regel vor Ort bei der zuständigen Behörde, § 25 Absatz 4 SGB X. Die Möglichkeit einer elektronischen Einsichtnahme ist ausdrücklich geregelt. Im Rahmen dieser Einsicht besteht auch ein Anspruch auf die Anfertigung von Kopien bzw. das Fotografieren relevanter Aktenteile, vgl. § 25 Absatz 5 Satz 1 SGB X.

Die Akteneinsicht hat dort ihre Grenzen, wo berechtigte Interessen der Beteiligten oder dritter Personen betroffen sind und die Vorgänge deshalb geheim gehalten werden müssen.

5. Artikel 15 DS-GVO

Nach Artikel 15 Absatz 1 DS-GVO steht der betroffenen Person ein abgestuftes Auskunftsrecht zu. Hiermit kann sie zum einen von Verantwortlichen eine Bestätigung darüber verlangen, ob sie betreffende personenbezogene Daten verarbeitet werden und zum anderen ganz konkret Auskunft darüber verlangen kann, welche personenbezogenen Daten von Verantwortlichen verarbeitet werden (z. B. Name, Vorname, Anschrift, Geburtsdatum, Beruf, medizinische Befunde). Die betroffene Person kann daneben gemäß Artikel 15 Absatz 3 DS-GVO eine Kopie, sprich eine originalgetreue Reproduktion ihrer personenbezogenen Daten verlangen. Dies kann das Recht auf Kopien ganzer Dokumente oder Datenbankauszüge, in denen personenbezogene Daten verarbeitet werden, umfassen (EuGH Urteil vom 4.5.2023 – C-487/21- CURIA – Dokumente).

Dieses datenschutzrechtliche Auskunftsrecht ist nicht als allgemeines Recht auf Zugang zu amtlichen Dokumenten zu verstehen. (EuGH Urt v. 17. Juli 2014 – C-141/12 Rn. 46 – EUR-Lex – 62012CJ0141 – EN – EUR-Lex) Vielmehr geht es u.a. ausweislich des ErwGr 63 Satz 1 der DS-GVO darum, die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung nachvollziehen zu können und Betroffenenrechte wahrnehmen zu können.

Weitere Informationen zur Wahrnehmung Ihrer Betroffenenrechte finden Sie hier: https://www.baden-wuerttemberg.datenschutz.de/ihre-betroffenenrechte/

Der Anspruch findet in Artikel 15 Absatz 4 DS-GVO seine Grenzen. Die Rechte und Freiheiten anderer Personen dürfen durch die Erteilung der Auskunft nicht beeinträchtigt werden. Hierzu zählen neben Geschäftsgeheimnissen und dem Urheberrecht (vgl. ErwGr 63 DS-GVO) insbesondere auch die personenbezogenen Daten Dritter. Es hat eine Grundrechtsabwägung zwischen dem Auskunftsinteresse der betroffenen Person und den Rechten Dritter stattzufinden. In diesem Zusammenhang sind die Grenzen des Absatzes 4 nur dann einschlägig, wenn durch die Auskunft tatsächlich eine Beeinträchtigung der Drittinteressen vorliegen wird, eine bloße Befürchtung genügt nicht.

Neben den normierten Grenzen des Artikel 15 Absatz 4 DS-GVO sind außerdem noch einfachgesetzliche Einschränkungen zu beachten: § 83 SGB X schließt die Auskunftserteilung im Bereich der Verarbeitung von Sozialdaten unter bestimmten Voraussetzungen aus.

Die betroffene Person hat das Auswahlrecht hinsichtlich der Zurverfügungstellung der Kopie, vgl. Artikel 15 Absatz 3 Satz 3 DS-GVO. Stellt die betroffene Person den Antrag elektronisch, so sind die Informationen in einem gängigen elektronischen Format also z.B. per E-Mail zur Verfügung zu stellen.

Die erste Kopie muss hierbei kostenlos erteilt werden (EuGH Urt. v. 26. Okt. 2023- 307/22- EUR-Lex – 62022CJ0307 – EN – EUR-Lex).

Sonderproblem: Abwägung bei Drittbetroffenheit LIFG und Artikel 15 Absatz 4 DS-GVO

Für das LIFG gilt bei der Betroffenheit personenbezogener Daten Folgendes: Wenn die beantragten Informationen auch personenbezogene Daten Dritter betreffen, muss die informationspflichtige Stelle eine Drittbeteiligung durchführen. Wird seitens der dritten Person keine Einwilligung zum Zugang zu ihren personenbezogenen Daten erteilt, nimmt die Behörde eine Abwägung vor. Das öffentliche Informationsinteresse überwiegt das individuelle Selbstbestimmungsrecht aber nur in seltenen Fällen.

Gesetzlich niedergeschrieben ist in § 5 Absatz 4 LIFG bereits, dass die Abwägung bei funktionsbezogenen Daten in der Regel zugunsten des öffentlichen Informationsinteresses besteht. Bezüglich aller anderen personenbezogenen Daten müssen erhebliche Interessen der Öffentlichkeit, wie beispielsweise Gefahr für Leib oder Leben aufgrund der Statik eines Gebäudes, entgegenstehen (VGH BW 17. Dezember 2020 – 10 S 3000/18- https://www.landesrecht-bw.de/bsbw/document/NJRE001450640).

Sollte der Zugang zu personenbezogenen Daten nicht gewünscht sein, kann dies der öffentlichen Stelle schon bei Antragstellung mitgeteilt werden, sodass sich der Zeit- und Kostenaufwand reduziert.

Der Anspruch auf Kopie nach Artikel 15 Absatz 3 DS-GVO findet seine Grenzen in Artikel 15 Absatz 4 DS-GVO. Hier ist normiert, dass der Erhalt einer Kopie die Rechte und Freiheiten anderer Personen nicht beeinträchtigen darf. Demnach hat eine umfassende Abwägung zwischen dem Auskunftsinteresse der antragstellenden Person und dem Recht auf informationelle Selbstbestimmung der betroffenen Person stattzufinden. (vgl. BGH Beschluss vom 29.03.2022 – VI ZR 1352/20- Beschluss des VI. Zivilsenats vom 29.3.2022 – VI ZR 1352/20 –; LAG Baden-Württemberg, Urt. V. 20. Dezember 2020 – 17 Sa 11/18- https://www.landesrecht-bw.de/bsbw/document/NJRE001380121; EuGH Urteil vom 4.5.2023 – C-487/21, Link s.o.)

Im Unterschied zu der Abwägung im Rahmen des LIFG werden hier allerdings zwei höchstpersönliche Interessen gegeneinander abgewogen und nicht etwa das öffentliche Interesse mit dem informationellen Selbstbestimmungsrecht eines Dritten.

 

Für Rückfragen erreichen Sie uns unter der Telefonnummer
0711/615541-23 und per E-Mail: pressestelle@lfdi.bwl.de

Weitere Informationen zu Datenschutz und Informationsfreiheit finden Sie im Internet unter www.baden-wuerttemberg.datenschutz.de oder unter www.datenschutz.de.