Rechte der Arbeitnehmer beim Abruf ihrer elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM)

Die nach Abschaffung der Lohnsteuerkarte eingeführten Elektronischen LohnSteuerAbzugsMerkmale (ELStAM) betreffen mehr als 40 Millionen Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer. Diese können selbst wirksam zum Schutz ihrer Daten beitragen, wenn sie ihre Rechte kennen und ggf. davon Gebrauch machen. Welche dies sind, lesen Sie hier:

Arbeitnehmer können den Abruf ihrer elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM) beim Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) durch den Arbeitgeber unterbinden, aber auch frei schalten lassen und Auskunft über die Abrufe erhalten

Seit 1.November 2012 können die Arbeitgeber die Lohnsteuerabzugsmerkmale der Arbeitnehmer elektronisch bei der Finanzverwaltung (BZSt, § 39e Abs.1 S.1 EStG) abrufen, die papierene Lohnsteuerkarte wird damit durch ein elektronisches System ersetzt. Das Kalenderjahr 2013 ist als Einführungszeitraum bestimmt, so dass spätestens für den letzten im Kalenderjahr 2013 endenden Lohnzahlungszeitraum die Nutzung des elektronischen Abrufs für den Arbeitgeber verpflichtend ist. Die ELStAM werden dann in den Lohnabrechnungen des Arbeitgebers ausgewiesen.

Bei bestehendem Arbeitsverhältnis in 2012 sind die nötigen Identifikationsdaten dem Arbeitgeber bereits bekannt. Nur er ist zum Abruf der ELStAM berechtigt. Mit Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses entfällt diese Berechtigung.

Mit Beginn einer neuen Beschäftigung muss der Arbeitnehmer dem Arbeitgeber einmalig sein Geburtsdatum und die steuerliche Identifikationsnummer (IdNr.) angeben und ihm mitteilen, ob es sich um das Haupt- oder um ein Nebenarbeitsverhältnis handelt. Mit Hilfe dieser Informationen kann der Arbeitgeber die benötigten ELStAM für den Lohnsteuerabzug elektronisch bei der Finanzverwaltung abrufen. Ein Abruf wird entsprechend protokolliert.

Eine ausdrückliche Zustimmung des Arbeitnehmers zum Abruf ist nicht erforderlich.

Dafür stehen Arbeitnehmern im Rahmen des Verfahrens verschiedene Rechte zu, die mittels amtlichen Vordrucks geltend zu machen sind:

Der Arbeitnehmer kann auf Antrag beim zuständigen Finanzamt Mitteilung oder elektronische Bereitstellung der Lohnsteuerabzugsmerkmale fordern sowie die durch den Arbeitgeber in den letzten 24 Monaten erfolgten Abrufe einsehen (§ 39e Abs. 6 S. 4 EStG i.V.m. Schreiben des Bundesministeriums der Finanzen vom 07.08.2013 IV C 5 – S 2363/13/10003, Rdnr. 81). Über das ElsterOnline-Portal (www.elsteronline.de/eportal) kann der Arbeitnehmer auch online seine ELStAM einsehen. Voraussetzung hierfür ist eine kostenfreie Registrierung und die Verwendung der IdNr.

Arbeitnehmer, die einen Abruf ihrer elektronischen Lohnsteuermerkmale nicht wünschen oder verhindern wollen, dass z.B. ehemalige Arbeitgeber mit den noch bekannten Daten einen Abruf tätigen, können bei ihrem zuständigen Finanzamt beantragen, den Abruf ihrer ELStAM vollständig oder nur für bestimmte Arbeitgeber sperren zu lassen. Aber auch die allgemeine Freischaltung ohne Einschränkung auf bestimmte  Arbeitgeber ist möglich (§ 39e Abs.6 S. 6 EStG).

Dazu muss der Arbeitnehmer im Vordruck

  • Arbeitgeber benennen, die zum Abruf von elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmalen berechtigt sein sollen (Positivliste),
  • Arbeitgeber benennen, die zum Abruf von elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmalen nicht berechtigt sein sollen (Negativliste)
  • oder den Abruf allgemein für alle Arbeitgeber sperren
  • oder den Abruf allgemein freischalten lassen.

Für eine eventuelle Sperrung des Arbeitgebers beim ELStAM benötigt der Arbeitnehmer die Wirtschafts-Identifikationsnummer des Arbeitgebers. Diese muss der Arbeitgeber seinem Mitarbeiter mitteilen.

Kann der der Arbeitgeber wegen einer solchen Sperre keine ELStAM-Daten abrufen, hat dieser die Lohnsteuer nach Steuerklasse VI zu ermitteln (§ 39e Abs. 6 S. 8 EStG).

Den amtlichen Vordruck zur Beantragung der Auskunft, Sperrung oder Freischaltung der elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale – ELStAM – steht bei den Finanzämtern oder im Formular-Management-System (FMS) der Webseite der Bundesfinanzverwaltung (Formularcenter > Formulare A-Z > Lohnsteuer > 25 – Anträge zu den elektronischen Lohnsteuermerkmalen,
Formular-ID 034118) zur Verfügung: https://www.formulare-bfinv.de