Mit der richtigen Einstellung zum Erfolg

„Videokonferenzsysteme – Hinweise zur praktischen Nutzung“ – Neue Handreichung des Landesbeauftragten mit einer Übersicht verbreiteter Software für Videokonferenzen

Videokonferenzen sind für viele Menschen alltäglich geworden. Das flexible Arbeiten – von Zuhause und im Büro – ist vielfach gelebte Praxis in Unternehmen, Behörden und vielen Einrichtungen mehr. Künstler*innen organisieren ihre Tagungen und Besprechungen ebenso online wie Vereine, Betriebe und Ämter.

Videokonferenzsysteme sind dafür da, dass Menschen über eine größere Entfernung per Bild und Ton miteinander kommunizieren können. Die eine oder andere Reise zu Meetings wird dadurch auch nach der Pandemie möglicherweise überflüssig – das kann Zeit und Geld sparen, und schont das Klima.

In der Praxis hingegen stellt sich die praktische Idee, einfach und schnell online Verbindung zu schaffen, als etwas komplizierter dar: Wie stellt man ein Videokonferenzsystem für eigene Zwecke auf die Beine? Welches Tool ist dafür geeignet, welches passender? Was ist bei den Einstellungen der Software beachten? Wo passen die rechtlichen Rahmenbedingungen und wo muss noch nachgearbeitet werden?

Für solche und weitere Fragen bietet die neue Handreichung des Landesbeauftragten Dr. Stefan Brink praktische Tipps. In einer Übersicht listet der LfDI in der Handreichung auf, worauf zu achten ist, wenn man ein Videokonferenzsystem nutzt – datenschutzrechtlich und technisch. Zugleich gibt er Hinweise zu verbreiteten Videokonferenzsystemen. Diese Handreichung mit übersichtlicher Tabelle steht nun zum Download auf der Homepage des Landesbeauftragten bereit.

Dabei kann der LfDI sicher keine detaillierten Hinweise zu allen möglichen Konfigurationen und Vertragsgestaltungen geben – aber dabei helfen, sein System zu finden und einzurichten. Denn die richtige Software-Einstellung kann oftmals bereits entscheidend helfen, datenschutzrechtliche Risiken zu reduzieren. Und es nützt natürlich, sich etwas ausführlicher über den passenden Anbieter für die eigenen Zwecke und über die richtige Konfiguration Gedanken zu machen. Teilnehmende an Videokonferenzen können sich dann eher darauf verlassen, dass sie an einer sicheren Sitzung teilnehmen, und Unternehmen haben ihre technische Infrastruktur besser im Griff.

Der Landebeauftragte Stefan Brink: „Wir unterstützen die Bürgerinnen und Bürger, aber auch Unternehmen und Behörden in ihrem Wunsch nach schneller und verlässlicher Kommunikation. Videokonferenzen sind heute selbstverständlich geworden – auch ihre datenschutzkonforme Nutzung sollte eine Selbstverständlichkeit sein. Wir geben Verantwortlichen ganz praktische Hinweise an die Hand, damit sie ihre Systeme besser und zukunftsorientiert nutzen können.“

Die Handreichung ist nicht als abschließendes Kompendium angelegt, sie soll kontinuierlich weiterentwickelt werden. Hinweise zu Videokonferenzsystemen, der Veränderung ihrer rechtlichen und technischen Nutzungsbedingungen und auch kritische, ergänzende Hinweise nimmt der Landesbeauftragte gerne entgegen.

Weitere Informationen:

Die Handreichung „Videokonferenzsysteme – Hinweise zur praktische Nutzung“ gibt es auf der Homepage des Landesbeauftragten:
https://www.baden-wuerttemberg.datenschutz.de/videokonferenzsysteme

Direkt zur tabellarischen Übersicht: https://www.baden-wuerttemberg.datenschutz.de/vks

Die Handreichung „Videokonferenzsysteme – Hinweise zur praktische Nutzung“ ist auch Thema des aktuellen LfDI-Podcast „Datenfreiheit“, der seit heute online ist: https://www.baden-wuerttemberg.datenschutz.de/datenfreiheit/

 

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