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Schützen Sie Ihre Privatsphäre!

Wir leben in einer Welt, in der täglich Unmengen von Daten verarbeitet werden. Die Digitalisierung ist unser steter Begleiter. Bei nahezu jedem Kontakt, den Sie mit Unternehmen und anderen Organisationen haben, müssen Sie personenbezogene Daten wie Ihren Namen, Ihre Adresse und Ihr Geburtsdatum mitteilen. Auch online teilen Sie Ihre Daten, z.B. wenn Sie eine Website besuchen, im Internet surfen, etwas online einkaufen, soziale Medien nutzen oder dann, wenn Sie eine E-Mail senden.

Der Datenaustausch macht unser Leben einfacher, bequemer und verbundener.
Aber stets gilt: Ihre Daten sind und bleiben Ihre Daten.
Ihre Daten gehören zu Ihnen, und daher ist es wichtig, dass Ihre personenbezogenen Daten nur so verwendet werden, wie Sie es gestattet haben oder erwarten würden und dass der Datenaustausch in sicheren Bahnen verläuft. Unser Datenschutzrecht gewährleistet, dass alle personenbezogenen Daten ordnungsgemäß und rechtmäßig verwendet werden.

Ihre Rechte

Finden Sie heraus, wie Ihre Rechte geschützt sind.

Ihre Informationsrechte, wenn Ihre personenbezogenen Daten erhoben werden
Jede datenverarbeitende Stelle muss Sie informieren, wenn sie Ihre personenbezogenen Daten erhebt.

Ihr Recht darauf, Auskunft und Kopien Ihrer Daten zu bekommen
Sie haben das Recht herauszufinden, ob und wenn ja, welche Ihrer personenbezogenen Daten von einer Stelle verarbeitet werden.

Ihr Recht, Ihre Daten berichtigen zu lassen
Sie können die Richtigkeit all solcher personenbezogener Daten bestreiten, die bei einer Stelle über Sie verarbeitet werden.

Ihr Recht, Löschung Ihrer Daten zu verlangen
Sie können von jeder Stellen verlangen, sämtliche Daten zu löschen, die dort über Ihre Person gespeichert werden.

Ihr Recht zu bestimmen, wie Ihre Daten verarbeitet werden
Sie können die Verarbeitung Ihrer personenbezogener Daten durch eine Stelle einschränken und bestimmen, wie Ihre Daten genutzt werden sollen.

Ihr Recht auf Datenübertragbarkeit
Sie haben das Recht, von einer Stelle Ihre personenbezogenen Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten.

Ihr Widerspruchsrecht
Sie haben unter bestimmten Umständen das Recht, einer Verarbeitung oder einer Nutzung Ihrer personenbezogener Daten zu widersprechen.

Ihre Rechte, wenn Entscheidungen über Sie getroffen wurden, ohne dass ein Mensch in die Entscheidung einbezogen war
Sie haben das Recht, nicht einer Entscheidung unterworfen zu werden, die ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung beruht und an der kein Mensch beteiligt war.

Ihr Recht auf Informationszugang bei öffentlichen Stellen
Stellen Sie einen Antrag auf Informationszugang bei öffentlichen Stellen.

Ihr Beschwerderecht gegenüber der datenverarbeitenden Stelle
Teilen Sie einer Stelle mit, wenn Sie besorgt sind, wie Ihre personenbezogenen Daten dort nicht ordnungsgemäß verarbeitet werden.

Ihre Informationsrechte, wenn Ihre Daten verarbeitet werden

Ihr Informationsrechte

Jede öffentliche oder nicht-öffentliche Stelle muss Sie informieren, wenn sie Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet. Zu folgenden Punkten müssen Ihnen detaillierte Informationen gegeben werden:

Warum werden Ihre Daten verarbeitet?
Welche Daten/Arten von Daten werden verarbeitet?
Wie lange werden Ihre Daten gespeichert und aufbewahrt?
Informationen, wenn Ihre Daten an Dritte weitergegeben und übermittelt werden sollen, einschließlich deren Namen und die Gründe für die Übermittlung
Informationen, ob die Daten ins Ausland übermittelt werden, einschließlich des betroffenen Landes und was dort mit den Daten geschehen soll
Ihre Betroffenenrechte
Woher stammen die Daten?
Ob Ihre Daten zur Erstellung eines Profilings verwendet werden (Profiling ist eine Art von automatisierter Verarbeitung, bei der Ihre personenbezogenen Daten verwendet werden, um Dinge wie Ihre Arbeitsleistung, wirtschaftliche Lage, Gesundheit, persönliche Vorlieben und Interessen zu analysieren oder vorherzusagen).
Wie kontaktiere ich die verarbeitende Stelle und ggf. deren Datenschutzbeauftragten?
Ihr Recht auf Beschwerde bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde.

Dies wird als „Datenschutzhinweis“ bezeichnet.

Die jeweilige Stelle muss Ihnen diesen Datenschutzhinweis zum Zeitpunkt der Erhebung Ihrer Daten geben. Wenn Ihre Daten aus einer anderen Quelle bezogen werden, müssen Ihnen die Datenschutzinformation spätestens innerhalb eines Monats bereitgestellt werden. Dies kann in Form einer Datenschutzerklärung erfolgen.

Dies wird als Ihr „Recht auf Information“ bezeichnet.

Wann darf eine Stelle darauf verzichten, Sie über die Verarbeitung zu informieren?

Grundsätzlich besteht eine gesetzliche Verpflichtung der verarbeitenden Stellen, Ihnen die oben aufgeführten Informationen zu erteilen. Jedoch gibt es auch Situationen, in denen eine Stelle darauf verzichten darf, Sie über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu informieren. Zum Beispiel dann, wenn:

Sie schon über die Informationen verfügen und sich seit der letzten Verarbeitung nichts geändert hat.
es unmöglich ist oder einen „unverhältnismäßigen Aufwand“ erfordern würde, Ihnen diese Informationen zu erteilen oder
die Informationserteilung an Sie dazu führen würde, dass es unmöglich werden würde Ihre Daten für die Verarbeitungsziele noch zu nutzen oder die Ziele der Verarbeitung ernsthaft beeinträchtigen würde.

Ihr Recht auf Auskunft

Sie haben das Recht herauszufinden, ob eine öffentliche oder nicht-öffentliche Stelle Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet. Dies wird als „Auskunftsrecht“ bezeichnet. Sie üben dieses Recht aus, indem Sie nach einer Kopie der Daten fragen. Dies wird als Auskunftsverlangen bezeichnet.

So bekommen Sie Auskunft

Sie können ein Auskunftsverlangen geltend machen, um herauszufinden, ob personenbezogene Daten von Ihnen verarbeitet werden sowie um von Ihrem Recht auf Auskunft über die Verarbeitung dieser personenbezogenen Daten Gebrauch zu machen. So können Sie einen Überblick erhalten und in einem zweiten Schritt überlegen, ob Sie eventuell weitere Betroffenenrechte geltend machen möchten.

Sie können Ihr Auskunftsverlangen mündlich oder schriftlich stellen. Wenn Sie sich entschließen Ihr Recht auf Auskunft nur mündlich geltend zu machen, empfehlen wir Ihnen, das mündliche Verlangen nochmals zu verschriftlichen und der jeweiligen Stelle zu übersenden. Dies ermöglicht Ihnen, dass Sie einen Nachweis über den Schriftverkehr zu bekommen und schafft zudem auch Beweise.

Folgen Sie diesen drei Schritten, um Ihr Recht auf Auskunft geltend zu machen:

Schritt 1

Finden Sie heraus, wohin Sie Ihr Auskunftsverlangen senden müssen.
Überlegen Sie sich, über welche Daten, die zu Ihrer Person verarbeitet werden, Sie Auskunft erhalten wollen.

Schritt 2

Machen Sie Ihr Auskunftsverlangen direkt gegenüber der jeweiligen Stelle geltend.
Führen Sie deutlich aus, was Sie verlangen und wollen.

Vielleicht wollen Sie nicht Auskunft über sämtliche personenbezogenen Daten erhalten, die von einer Stelle über Sie verarbeitet werden. Falls Sie nur über bestimmte Daten Auskunft bekommen möchten, sollten Sie dies in Ihrem Anschreiben deutlich zum Ausdruck bringen. Wenn Sie dies erklären und genau die Daten benennen über die Sie Auskunft begehren, fällt es der auskunftsverpflichteten Stelle unter Umständen leichter relevante Angaben in den Systemen zu finden. Dies spart bei der Bearbeitung Ihrer Anfrage Zeit und Sie bekommen schneller ein Antwortschreiben.

Folgende Mindestangaben sollte Ihr Auskunftsverlangen enthalten:

Ihren Namen und Ihre Kontaktdaten,
Angaben, die es der Stelle ermöglichen, Sie zu identifizieren oder von anderen Menschen mit dem gleichen Namen zu unterscheiden und
Angaben oder relevante Daten, die dabei helfen herauszufinden, was Sie wollen.

Beispielsweise könnten Sie

– nach Ihrer Personalakte fragen,
– den E-Mailverkehr zwischen „Person A“ und „Person B“ im Zeitraum vom 25. Mai 2018 bis 31. August 2018 verlangen,
– die Aufzeichnungen der Videokameras, die sich am „Standort E“ befinden vom 29. Juli 2018 von 12 bis 17 Uhr zu bekommen.

Sie können hier ein Musterschreiben zur Geltendmachung Ihres Auskunftsanspruchs abrufen.

Schritt 3

Bewahren Sie eine Kopie Ihres Auskunftsverlangens bei sich auf.
Bewahren Sie jeden Postbeleg oder Nachweis der Zustellung auf.

Wann muss ein Auskunftsverlangen erneut gestellt werden?

Sie können von einer Stelle mehr als nur einmalig Auskunft verlangen. Jedoch kann die Stelle Ihnen unter Umständen eine Auskunft verweigern, wenn Ihr Auskunftsverlangen „offenkundig unbegründet oder exzessiv“ ist.

Bevor Sie also erneut Auskunft verlangen, sollten Sie sich darüber Gedanken machen, ob

es möglich ist, dass sich Ihre Daten seit Ihrem letzten Auskunftsverlangen geändert haben,
seit dem letzten Auskunftsverlangen genügend Zeit verstrichen ist, dass Sie ein begründetes Update bezüglich der zu Ihrer Person verarbeiteten Daten verlangen können oder/und
ob die Stelle vor kurzem ihre Aktivitäten oder Prozesse geändert hat.

Was können Sie tun, wenn Sie mit dem Ergebnis unzufrieden sind oder die Auskunft lückenhaft ist

Sollten Sie unzufrieden sein, wie eine Stelle Ihr Auskunftsverlangen beantwortet hat, sollten Sie sich zunächst bei der konkreten Stelle hierüber beschweren.

Sollte dies erfolglos bleiben, können Sie bei uns als datenschutzrechtlicher Aufsichtsbehörde eine Beschwerde einreichen. Darüber hinaus können Sie Ihre Rechte auch gerichtlich durchsetzen. Sollten Sie sich dazu entschließen den Gerichtsweg zu gehen, empfehlen wir Ihnen ausdrücklich, sich zuvor rechtlichen Rat einzuholen, um unnötige Kosten zu vermeiden.

Was wird die verantwortliche Stelle tun?

Sollte eine verantwortliche Stelle begründet weitere Angaben von Ihnen verlangen, um Ihre personenbezogenen Daten finden zu können oder Sie darum bitten, Ihre Identität mit weiteren Angaben nachzuweisen, darf dies nur erfolgen, wenn Sie zuvor nach weiteren Angaben gefragt worden. Bis Sie weitere Angaben gegenüber der verantwortlichen Stelle machen, darf diese die Bearbeitung Ihres Auskunftsverlangens aussetzen.

Antwortet die verantwortliche Stelle auf Ihr Auskunftsverlangen, sollte Ihnen diese eine Kopie der angeforderten Daten übersenden. Dies kann auch elektronisch erfolgen. Sollten Sie Ihre personenbezogenen Daten in einem besonderen Format benötigen, sollten Sie die verantwortliche Stelle zuvor fragen, ob dies technisch möglich ist.

Sie haben außerdem das Recht zu erfahren

welche Daten für welche Zwecke verarbeitet werden;
an wen die verantwortliche Stelle Ihre personenbezogenen Daten übermittelt;
wie lange Ihre personenbezogenen Daten gespeichert werden und welche Erwägungen dieser Entscheidung zugrunde liegen;
welche weiteren Rechte Ihnen zustehen (Recht auf Berichtigung, Recht auf Löschung oder Recht auf Einschränkung der Verarbeitung oder Recht auf Widerspruch);
dass Ihnen ein Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde zusteht;
aus welcher Quelle Ihre personenbezogenen Daten stammen;
ob Ihre Daten mittels Profiling oder anderer automatisierter Entscheidungsfindung verarbeitet wurden und Informationen über die involvierte Logik sowie die Tragweite derartiger Verarbeitungen zu erhaltenen;
welche Garantien eingehalten werden, wenn Ihre Daten an ein Drittland oder eine internationale Organisation übermittelt worden.

Wann darf Ihr Auskunftsverlangen verweigert werden?

Eine verantwortliche Stelle darf Ihr Auskunftsverlangen ablehnen, wenn in den angeforderten Unterlagen personenbezogenen Daten und Informationen anderer Personen enthalten sind. Dies gilt nicht, wenn die betroffene, andere Person in die Weitergabe der Daten eingewilligt hat oder es aber angemessen ist, Ihnen die personenbezogenen Daten auch ohne Einwilligung des Dritten zu erteilen.

Auf die Einholung einer Einwilligung des Dritten darf jedoch nur verzichtet werden, wenn die verantwortliche Stelle nach einer umfassenden Abwägungsentscheidung zu dem sicheren Ergebnis gelangt, dass Ihr Auskunftsbegehren nicht die Rechte und Freiheiten anderer Personen beeinträchtigt.

Eine verantwortliche Stelle darf Ihr Auskunftsverlangen auch ablehnen, wenn Ihr Antrag „offensichtlich unbegründet oder exzessiv“ ist.

In all diesen Fällen ist die verantwortliche Stelle dazu verpflichtet, Ihnen die Gründe für die Ablehnung mitzuteilen und diese Entscheidung zu begründen. Zudem sollte Ihnen mitgeteilt werden, dass Sie das Recht haben, sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren oder einen gerichtlichen Rechtsbehelf einzulegen.

Wie lange darf sich die verantwortliche Stelle Zeit lassen?

Die verantwortliche Stelle muss Ihnen spätestens innerhalb eines Monats auf Ihr Auskunftsbegehren antworten und Ihnen die ergriffenen Maßnahmen mitteilen. Unter bestimmten Umständen kann es passieren, dass die verantwortliche Stelle zusätzliche Zeit benötigt, um über Ihren Antrag zu entscheiden. In diesen Fällen kann die Frist um weitere zwei Monate verlängert werden. Sollte sich eine Stelle dazu entschließen, muss sie Ihnen die Fristverlängerung und die Gründe der Fristverlängerung innerhalb eines Monats nach Antragseingang mitteilen.

Darf ein Entgelt erhoben werden?

Sie haben das Recht eine kostenfreie Kopie Ihrer personenbezogenen Daten zu erhalten. Eine verantwortliche Stelle darf jedoch Entgelt für weitere Kopien verlangen. Zudem darf die Stelle immer dann Entgelt verlangen, wenn sie der Meinung ist, dass ein Auskunftsverlangen offensichtlich unbegründet oder exzessiv ist. Ist dies der Fall, darf die Stelle von ihnen ein angemessenes Entgelt verlangen. Hierbei können die Verwaltungskosten für die Unterrichtung oder die Durchführung der Maßnahme berücksichtigt werden.

Ihr Recht auf Berichtigung

Sie können die Richtigkeit all jener Daten angreifen, welche zu Ihrer Person verarbeitet werden und von einer verantwortlichen Stelle verlangen, dass Ihre personenbezogenen Daten berichtigt oder gelöscht werden. Hierzu verhilft Ihnen Ihr „Recht auf Berichtigung“. Wenn Ihre Daten unvollständig sind, können Sie die verantwortliche Stelle dazu auffordern, Ihre personenbezogenen Daten zu vervollständigen.

Wie Sie Ihre Daten berichtigen lassen

Wenn Sie Ihr Recht auf Berichtigung ausüben wollen, sollten Sie die verantwortliche Stelle zunächst darüber informieren, dass Sie die Richtigkeit der Daten anzweifeln und dass Sie daher deren Berichtigung verlangen. Sie sollten hierbei:

klar und deutlich angeben, was Sie für unrichtig oder vollständig halten,
erklären, auf welche Weise die verantwortliche Stelle Ihre Daten berichtigen soll und
falls möglich, nachweisen, dass die Daten fehlerhaft sind.

Ein Berichtigungsverlangen kann mündlich oder schriftlich geltend gemacht werden. Wir empfehlen Ihnen, jedes mündliche Verlangen nochmals zu verschriftlichen und der jeweiligen Stelle zu übersenden. Auf diesem Weg können Sie Ihr Verlangen genauer erläutern, Nachweise erbringen und Ihre gewünschte Lösung vortragen. Sollten Sie zu einem späteren Zeitpunkt unzufrieden sein mit der ersten Reaktion der verantwortlichen Stelle, haben Sie auf diesem Weg zusätzlich direkt Beweise über den Kommunikationsverlauf geschaffen.

Was ist mit Daten, die einen Fehler dokumentieren?

Die Entscheidung, ob Daten unrichtig sind, kann vor allem dann sehr herausfordernd sein, wenn sich die Entscheidung auf Fehler bezieht, die im Nachhinein berichtigt wurden. Eine verantwortliche Stelle könnte beispielsweise vortragen, dass allein der Umstand, dass ein Fehler gemacht wurde, notwendigerweise protokolliert werden müsse. Eine Organisation könnte so zum Beispiel argumentieren, dass die Tatsache, dass der Fehler gemacht wurde, eine richtige und korrekte Aufzeichnung sei und insofern darauf bestehen, den Fehler neben den korrekten Daten aufzuzeichnen.

Beispiel:

Ein Arzt diagnostiziert bei einem Patienten eine bestimmte Krankheit und notiert diese Erkrankung in den medizinischen Unterlagen. Einige Zeit später stellt sich diese Diagnose als falsch heraus. Es ist wahrscheinlich, dass die medizinischen Aufzeichnungen sowohl die Anfangsdiagnose als auch die endgültigen Befunde enthalten, da sich nur so eine genaue Aufzeichnung der medizinischen Behandlung des Patienten ergibt. Solange die Krankenakte die aktuellen Erkenntnisse enthält und diese in der Aufzeichnung entsprechend klargestellt werden, wäre es schwierig zu argumentieren, dass die Aufzeichnung ungenau ist und berichtigt werden sollte.

Was ist mit Daten, die eine Meinung dokumentieren?

Es ist nicht immer einfach zu bestimmen, ob die in Frage stehenden personenbezogenen Daten eine Meinung dokumentieren. Meinungen zeichnen sich dadurch aus, dass sie naturgemäß das Empfinden einer Person zu einem Thema darstellen und somit rein subjektiv sind. Solange den Unterlagen deutlich zu entnehmen ist, dass es sich bei den Ausführungen um Meinungsäußerungen handelt und idealerweise auch erkennbar ist, um wessen Meinung es sich handelt, kann deren Unrichtigkeit nur schwerlich angegriffen werden. Eine Berichtigung ist in diesen Fällen somit nicht möglich.

Was können Sie tun, wenn Sie mit dem Ergebnis unzufrieden sind?

Sollten Sie unzufrieden sein mit der Art und Weise wie eine verantwortliche Stelle mit Ihrem Verlangen auf Berichtigung umgegangen ist, sollten Sie sich zunächst direkt bei der verantwortlichen Stelle beschweren.

Sollte dies erfolglos bleiben, können Sie bei uns als datenschutzrechtliche Aufsichtsbehörde eine Beschwerde einreichen. Darüber hinaus können Sie Ihre Rechte auch gerichtlich durchsetzen. Sollten Sie sich dazu entschließen den Gerichtsweg zu gehen, empfehlen wir Ihnen ausdrücklich, sich zuvor rechtlichen Rat einzuholen, um unnötige Kosten zu vermeiden.

Was sollte die verantwortliche Stelle tun?

Wenn eine verantwortliche Stelle dazu aufgefordert wird, Daten zu berichtigen, sollte diese zunächst sorgfältig prüfen und untersuchen, ob die Daten richtig sind. Hierüber sollte die Stelle entsprechend einen Nachweis führen, um dem Betroffenen informieren zu können. Die Stelle sollte sich mit den von Ihnen vorgetragenen Argumenten und Nachweisen auseinandersetzen. Nach dieser Prüfung sollte sich die verantwortliche Stelle mit Ihnen in Kontakt setzen und

Ihnen bestätigen, dass Ihre personenbezogenen Daten berichtigt, gelöscht oder ergänzt wurden, oder aber
Sie darüber informieren, dass Ihre personenbezogenen Daten nicht berichtigt werden und die Gründe ausführen, weshalb davon ausgegangen wird, dass die personenbezogenen Daten richtig sind.

Sollte die Stelle eine Berichtigung Ihrer Daten verweigern, sollte sie entsprechend dokumentiert werden, dass Sie die Richtigkeit der Daten angegriffen haben und weshalb dies erfolgte.

Sollte die Stelle Ihre personenbezogenen Daten anderen Stellen offengelegt haben, muss sie diese Stellen entsprechend kontaktieren und diesen mitteilen, dass die Daten berichtigt oder vervollständigt wurden. Hiervon darf nur dann abgesehen werden, wenn dies unmöglich ist oder einen unverhältnismäßigen Aufwand darstellen würde. Auf Ihr Verlangen muss die verantwortliche Stelle mitteilen, welche Empfänger Ihre Daten erhalten haben.

Wann darf die Berichtigung verweigert werden?

Die verantwortliche Stelle kann Ihr Berichtigungsverlangen verweigern, wenn sie der Meinung ist, dass Ihr Verlangen „offenkundig unbegründet oder exzessiv“ ist. Bei dieser Entscheidung kann sie berücksichtigen, ob Sie wiederholt, also schon mehrfach, Berichtigung verlangt haben. In einem solchem Fall kann die verantwortliche Stelle

ein angemessenes Entgelt für die Bearbeitung Ihres Berichtigungsverlangens verlangen oder
die Bearbeitung Ihres Berichtigungsverlangens verweigern.

Stets gilt, dass die verantwortliche Stelle dazu verpflichtet ist, Ihnen die Entscheidung samt Gründen mitzuteilen.

Wie lang darf sich die verantwortliche Stelle Zeit lassen?

Die verantwortliche Stelle muss Ihnen spätestens innerhalb eines Monats auf Ihr Berichtigungsverlangen antworten. Unter bestimmten Umständen kann es passieren, dass die verantwortliche Stelle zusätzliche Zeit benötigt, um über Ihren Antrag zu entscheiden. In diesen Fällen kann die Frist um weitere zwei Monate verlängert werden. Sollte sich eine Stelle zu einer Fristverlängerung entschließen, muss sie Ihnen diesen Umstand und die Gründe der Fristverlängerung innerhalb eines Monats nach Antragseingang mitteilen.

Darf ein Entgelt erhoben werden?

Für die Berichtigung darf die verantwortliche Stelle nur dann ein Entgelt verlangen, wenn sie der Meinung ist, dass Ihr Verlangen „offensichtlich unbegründet oder exzessiv“ ist. Ist dies der Fall, darf die Stelle ein angemessenes Entgelt verlangen. Bei diesem Entgelt können die Verwaltungskosten für die Unterrichtung oder die Durchführung der Maßnahme berücksichtigt werden.

Ihr Recht auf Löschung

Sie können von einer verantwortlichen Stelle verlangen, dass Ihre personenbezogenen Daten unverzüglich gelöscht werden und unter bestimmten Bedingungen ist die verantwortliche Stelle dann auch verpflichtet Ihrem Wunsch zu entsprechen. Dieses Recht ist als „Recht auf Löschung“ bekannt. Manchmal wird es auch als „Recht auf Vergessenwerden“ bezeichnet.

Wie können Sie Löschung Ihrer Daten verlangen?

Sie sollten zunächst die verantwortliche Stelle kontaktieren und darüber informieren, welche Daten gelöscht werden sollen. Sie müssen für Ihr Löschbegehren keine besondere Person der verantwortlichen Stelle kontaktieren, sondern können jeden beliebigen Mitarbeiter der Stelle zur Löschung auffordern.

Sie können die Löschung mündlich oder schriftlich verlangen. Wir empfehlen Ihnen, jede mündliche Aufforderung nochmals zu verschriftlichen und der jeweiligen Stelle zu übersenden. Auf diesem Weg können Sie den Sachverhalt genauer erläutern, Nachweise erbringen und Ihre gewünschte Lösung vortragen. Sollten Sie zu einem späteren Zeitpunkt mit der Erstreaktion der verantwortlichen Stelle unzufrieden sein, haben Sie auf diesem Weg zusätzlich direkt Beweise über den Kommunikationsverlauf geschaffen.

Wann können Sie Löschung verlangen?

Das Recht auf Löschung gilt nicht uneingeschränkt. Nur in den folgenden Situationen können Sie Löschung verlangen:

Die verantwortliche Stelle benötigt Ihre Daten nicht länger.
Beispiel: Sie haben Ihre Mitgliedschaft im Fitnessstudio wirksam gekündigt. Das Fitnessstudio benötigt daher Ihren Namen, Anschrift, Alter und Ihren Gesundheitszustand nicht länger.

Sie haben ursprünglich Ihre Einwilligung in die Verarbeitung Ihrer Daten gegeben, aber haben Ihre Einwilligung nun widerrufen.
Beispiel: Sie haben der Teilnahme an einer Marktforschungsstudie zugestimmt und möchten dies ab sofort nicht mehr.

Sie haben der Verarbeitung Ihrer Daten widersprochen und Ihr Interesse überwiegt die Interessen der verantwortlichen Stelle, die Ihre Daten verarbeitet.
Für weitere Informationen lesen Sie: „Ihr Recht auf Einschränkung der Verarbeitung“.

Die verantwortliche Stelle hat Ihre Daten unrechtmäßig verarbeitet.
Beispiel: Die verantwortliche Stelle hat geltende Datenschutzvorschriften nicht eingehalten.

Die verantwortliche Stelle ist gesetzlich verpflichtet, Ihre Daten zu löschen.
Ihre Daten wurden von Ihnen im Rahmen eines Online-Angebots erhoben als Sie noch ein Kind waren.
Beispiel: Soziale Medien oder Spiele-Apps

Kinder werden unter einen besonderen Schutz gestellt, da sie bestehende Risiken und Folgen Ihrer Handlungen nicht abschätzen können, wenn sie Ihre personenbezogenen Daten verantwortlichen Stellen übermitteln. Selbst wenn Sie ein Erwachsener sind, haben Sie das Recht Ihre Daten löschen zu lassen, wenn die Daten erhoben bzw. verarbeitet wurden als Sie noch ein Kind waren.

Was können Sie tun, wenn Sie mit dem Ergebnis unzufrieden sind?

Sollten Sie damit unzufrieden sein wie eine verantwortliche Stelle mit Ihrem Löschverlangen umgegangen ist, sollten Sie sich zunächst direkt bei der verantwortlichen Stelle beschweren.

Was sollte die verantwortliche Stelle tun?

Liegen die Löschungsvoraussetzungen vor, muss die verantwortliche Stelle Ihre personenbezogenen Daten löschen. Sollte die Stelle Ihre Daten an andere Stellen übermittelt haben, muss sie diese anderen Stellen kontaktieren und diesen mitteilen, dass die Daten gelöscht wurden. Hiervon kann nur dann abgesehen werden, wenn die Benachrichtigung der anderen Stellen unmöglich ist oder einen unverhältnismäßigen Aufwand darstellen würde. Auf Ihr Verlangen muss die verantwortliche Stelle Ihnen zudem auch mitteilen, ob Ihre Daten an andere Stellen übermittelt wurden.

Sollten Ihre personenbezogenen Daten zudem auch in einer Online-Umgebung öffentlich gemacht worden sein, z.B. in Sozialen Netzwerken, Foren oder auf Webseiten, dann ist die verantwortliche Stelle verpflichtet, angemessene Maßnahmen einzuleiten, um die Betreiber dieser Seiten über die Löschung zu informieren.

Wann darf eine Stelle die Löschung verweigern?

In den folgenden Situationen darf die verantwortliche Stelle die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten verweigern:

wenn Ihre Daten zur Ausübung des Rechts auf freie Meinungsäußerung und Information erforderlich sind (dies erfasst journalistische, akademische, künstlerische und literarische Zwecke);
wenn die verantwortliche Stelle gesetzlich verpflichtet ist, Ihre Daten zu speichern;
wenn eine Verarbeitung Ihrer Daten aus Gründen des öffentlichen Interesses im Bereich der öffentlichen Gesundheit erforderlich ist;
wenn Ihre Daten zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich sind;
wenn die Löschung Ihrer Daten wissenschaftliche oder historische Forschungszwecke oder im öffentlichen Interesse liegende Archivzwecke ernsthaft beeinträchtigen würde.

Die verantwortliche Stelle kann die Löschung Ihrer Daten auch dann verweigern, wenn sie der Ansicht ist, dass Ihr Verlangen „offenkundig unbegründet oder exzessiv“ ist.

Wenn die verantwortliche Stelle nach ihrer Prüfung zu dem Ergebnis gelangt, dass Ihre personenbezogenen Daten nicht gelöscht werden müssen und daher die Löschung Ihrer Daten verweigert, müssen Sie hierüber informiert werden. Zudem muss Ihnen mitgeteilt werden, weshalb die verantwortliche Stell glaubt, dass keine Verpflichtung zur Löschung Ihrer Daten besteht, dass Sie das Recht haben, Beschwerde bei einer datenschutzrechtlichen Aufsichtsbehörde oder einen gerichtlichen Rechtsbehelf einzulegen.

Wie lang darf sich die verantwortliche Stelle Zeit lassen?

Die verantwortliche Stelle muss Ihnen spätestens innerhalb eines Monats auf Ihr Löschverlangen antworten. Unter bestimmten Umständen kann es passieren, dass die verantwortliche Stelle zusätzliche Zeit benötigt, um über Ihren Antrag zu entscheiden. In diesen Fällen kann die Frist um weitere zwei Monate verlängert werden. Sollte sich eine Stelle zu einer Fristverlängerung entschließen, muss sie Ihnen diesen Umstand und die Gründe der Fristverlängerung innerhalb eines Monats nach Antragseingang mitteilen.

In bestimmten Fällen kann es erforderlich sein, dass Sie Ihre Identität nachweisen müssen. Ist eine eindeutige Identifizierung Ihrer Person nicht möglich, darf die verantwortliche Stelle von Ihnen Zusatzinformationen verlangen. Jedoch stets nur so viele, wie zur eindeutigen Identifikation Ihrer Person erforderlich sind (Datensparsamkeit). In diesem Fall beginnt die Monatsfrist zur Beantwortung Ihres Rechts auf Löschung erst dann zu laufen, wenn die verantwortliche Stelle die zusätzlich angeforderten Nachweise zur eindeutigen Identifikation erhalten hat.

Darf ein Entgelt erhoben werden?

In der Mehrzahl der Fälle: Nein. Die verantwortliche Stelle darf nur dann ein Entgelt verlangen, wenn sie der Meinung ist, dass Ihr Verlangen „offensichtlich unbegründet oder exzessiv“ ist. Ist dies der Fall, darf die Stelle von ihnen ein angemessenes Entgelt verlangen. Bei diesem Entgelt können die Verwaltungskosten für die Unterrichtung oder die Durchführung der Maßnahme berücksichtigt werden.

Ihr Recht auf Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten

Sie können Einfluss darauf nehmen, wie eine verantwortliche Stelle Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten darf, wenn Sie Zweifel an der Richtigkeit der Daten haben oder Zweifel daran haben, wie Ihre Daten verarbeitet werden. Falls erforderlich, können Sie die verantwortliche Stelle auch daran hindern, Ihre Daten zu löschen. Zusammen sind diese Möglichkeiten als das „Recht auf Einschränkung der Verarbeitung“ bekannt.

Dieses Recht ist eng mit Ihrem Recht die Richtigkeit der Daten zu bestreiten und Ihrem Widerspruchsrecht verbunden.

Wie Sie die Einschränkung der Verarbeitung verlangen

Um dieses Recht auszuüben, sollten Sie

gegenüber der Stelle klar und deutlich die Einschränkung der Verarbeitung verlangen und
erklären auf welche Daten sich Ihr Verlangen bezieht und weshalb Sie dies fordern.

Es steht Ihnen frei, Ihr Verlangen auf Einschränkung der Verarbeitung zeitgleich mit anderen Betroffenenrechten geltend zu machen.

Sie können Ihre Forderung mündlich oder schriftlich geltend machen. Wir empfehlen Ihnen, jedes mündliche Verlangen nochmals zu verschriftlichen und der jeweiligen Stelle zu übersenden. Auf diesem Weg können Sie Ihr Verlangen genauer erläutern, Nachweise erbringen und Ihre gewünschte Lösung vortragen. Sollten Sie zu einem späteren Zeitpunkt unzufrieden sein mit der ersten Reaktion der verantwortlichen Stelle, haben Sie auf diesem Weg zusätzlich direkt Beweise über den Kommunikationsverlauf geschaffen.

Wann können Sie Einschränkung der Verarbeitung verlangen?

Sie können eine verantwortliche Stelle auffordern vorübergehend die Verarbeitung Ihrer Daten einzuschränken, wenn:

Sie die Richtigkeit der Daten bestritten haben, oder
wenn Sie die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung Ihrer Daten bezweifeln.

Sie haben auch die Möglichkeit die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten alternativ zu einer Löschung Ihrer Daten zu verlangen, wenn

die verantwortliche Stelle Ihr Daten unrechtmäßig verarbeitet, aber Sie nicht wollen, dass diese Daten gelöscht werden, oder
die verantwortliche Stelle Ihre personenbezogenen Daten nicht länger benötigt, Sie aber möchten, dass die Stelle Ihre Daten behält, damit Sie Rechtsansprüche geltend, ausüben oder verteidigen können.

Was können Sie tun, wenn Sie mit dem Ergebnis unzufrieden sind?

Sollten Sie unzufrieden sein wie eine verantwortliche Stelle mit Ihrer Forderung umgegangen ist, sollten Sie sich zunächst direkt bei der verantwortlichen Stelle beschweren.

Sollte dies erfolglos bleiben, können Sie bei uns als datenschutzrechtliche Aufsichtsbehörde eine Beschwerde einreichen. Darüber hinaus können Sie Ihre Rechte auch gerichtlich durchsetzen. Sollten Sie sich für eine gerichtliche Klärung entschließen, empfehlen wir Ihnen ausdrücklich, sich zuvor rechtlichen Rat einzuholen, um unnötige Kosten zu vermeiden.

Was sollte die verantwortliche Stelle tun?

Wenn Sie die Einschränkung der Verarbeitung verlangen, muss die verantwortliche Stelle geeignete Maßnahmen ergreifen, um die Verarbeitung Ihrer personenbezogener Daten einzuschränken. Derartige Maßnahmen können sein:

die zeitweise Verschiebung Ihrer Daten in ein anderes IT-System,
die Zugriffsmöglichkeiten durch andere Nutzer zu beschränken oder
falls Ihre Daten veröffentlicht worden sein sollten: die vorübergehende Entfernung Ihrer Daten von einer Webseite.

Wenn die verantwortliche Stelle Ihre Daten an andere Stellen oder Dritte übermittelt hat, muss sie diese Empfänger direkt kontaktieren und diesen mitteilen, dass die Verarbeitung Ihrer Daten eingeschränkt wurde. Hiervon kann nur dann abgesehen werden, wenn die Benachrichtigung der anderen Stellen unmöglich ist oder einen unverhältnismäßigen Aufwand darstellen würde. Auf Ihr Verlangen muss die verantwortliche Stelle Ihnen zudem auch mitteilen, welche anderen Stellen informiert wurden.

Wann darf eine Stelle Daten trotz Einschränkung der Verarbeitung verarbeiten?

Die verantwortliche Stelle sollte die in der Verarbeitung eingeschränkten Daten sicher speichern und diese Daten nur dann verarbeiten, wenn:

Sie hierzu Ihre Einwilligung erteilt haben,
die Daten zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigt werden,
dies zum Schutze der Rechte einer anderen Person erfolgt oder
dies aus Gründen eines wichtigen öffentlichen Interesses erfolgt.

Die verantwortliche Stelle kann sich dazu entschließen, die von Ihnen erwirkte Einschränkung der Verarbeitung aufzuheben und Ihre Daten wieder vollständig zu verarbeiten. Bevor jedoch eine Einschränkung aufgehoben wird, müssen Sie informiert werden.

Wann kann eine Stelle die Einschränkung verweigern?

Wenn die verantwortliche Stelle der Ansicht ist, dass Ihr Verlangen „offenkundig unbegründet oder exzessiv“ ist, kann sie

ein angemessenes Entgelt für die Bearbeitung Ihres Vorbringens verlangen oder
sich dazu entschließen sich nicht mit Ihrem Vorbringen auseinanderzusetzen.

Stets gilt, dass die verantwortliche Stelle dazu verpflichtet ist, Ihnen die Entscheidung samt Gründen mitzuteilen.

Wie lang darf sich die verantwortliche Stelle Zeit lassen?

Die verantwortliche Stelle muss Ihnen spätestens innerhalb eines Monats auf Ihr Verlangen antworten. Unter bestimmten Umständen kann es passieren, dass die verantwortliche Stelle zusätzliche Zeit benötigt, um über Ihren Antrag zu entscheiden. In diesen Fällen kann die Frist um weitere zwei Monate verlängert werden. Sollte sich eine Stelle zu einer Fristverlängerung entschließen, muss sie Ihnen diesen Umstand und die Gründe der Fristverlängerung innerhalb eines Monats nach Antragseingang mitteilen.

Darf ein Entgelt erhoben werden?

Die verantwortliche Stelle darf nur dann ein Entgelt verlangen, wenn sie der Meinung ist, dass Ihr Verlangen „offensichtlich unbegründet oder exzessiv“ ist. Ist dies der Fall, darf die Stelle von ihnen ein angemessenes Entgelt verlangen. Bei diesem Entgelt können die Verwaltungskosten für die Unterrichtung oder die Durchführung der Maßnahme berücksichtigt werden.

Ihr Recht auf Datenübertragbarkeit

Sie haben das Recht, personenbezogene Daten, die Sie der verantwortlichen Stelle über sich selbst bereitgestellt haben, in einem gängigen und maschinenlesbaren Format, z.B. als csv-Datei, von dieser zu erhalten. Sie haben außerdem das Recht die verantwortliche Stelle aufzufordern, diese Daten direkt an eine andere Stelle zu übermitteln. Gemäß der Verordnung ist die verantwortliche Stelle hierzu verpflichtet, wenn dies technisch machbar ist. Dieses Recht ist als „Recht auf Datenübertragbarkeit“ bekannt.

Welche Datenarten sind von der Datenübertragbarkeit erfasst?

Das Recht auf Datenübertragbarkeit ist Ihrem Recht auf Auskunft grundsätzlich sehr ähnlich, unterscheidet sich hiervon jedoch in einigen Punkten. Insbesondere ist das Recht nur auf solche Daten anwendbar, die

elektronisch vorgehalten werden und
die Sie selbst der Stelle zur Verfügung gestellt haben.

Unter Daten, die Sie zur Verfügung gestellt haben, sind nicht nur solche Daten zu verstehen, die Sie selbst eingetippt haben, z.B. Ihren Nutzernamen oder Ihre E-Mailadresse. Erfasst werden auch Daten, die die verantwortliche Stelle durch Beobachtung Ihres Nutzerverhaltens erlangt hat. Dies erfasst unter anderem:

besuchte Webseiten und Suchhistorien,
Verkehrs- und Geodaten oder
Rohdaten, die durch vernetzte Geräte, wie z.B. Smart Meter oder wearables, verarbeitet werden. Hierunter fallen z.B. Daten, die bei Benutzung einer Fitness-App aufgezeichnet werden.

Wie Sie Ihr Recht auf Datenübertragbarkeit ausüben

Um Ihr Recht auf Datenübertragbarkeit auszuüben, sollten Sie:

sich direkt an die verantwortliche Stelle wenden und
deutlich machen, was Sie genau wollen.

Sie können Ihre Forderung mündlich oder schriftlich geltend machen. Wir empfehlen Ihnen, mündliche Forderungen nochmals zu verschriftlichen und der jeweiligen Stelle zu übersenden. Auf diesem Weg können Sie Ihr Verlangen genauer erläutern, Nachweise erbringen und Ihre gewünschte Lösung vortragen. Sollten Sie zu einem späteren Zeitpunkt mit der Erstreaktion der verantwortlichen Stelle unzufrieden sein, haben Sie so direkt Nachweise über den bisherigen Kommunikationsverlauf geschaffen.

Wann können Sie das Recht geltend machen?

Sie können Ihr Recht auf Datenübertragbarkeit jederzeit, gegenüber jeder Stelle geltend machen,

wenn die Verarbeitung auf Ihrer Einwilligung beruht oder
Ihre Daten als Teil eines Vertrags verarbeitet werden, den Sie mit der verantwortlichen Stelle geschlossen haben.

In dem Datenschutzhinweis der verantwortlichen Stelle können Sie nachlesen, für welche Zwecke die verantwortliche Stelle Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet.

Was können Sie tun, wenn Sie mit dem Ergebnis unzufrieden sind?

Sollten Sie unzufrieden sein wie eine verantwortliche Stelle mit Ihrer Forderung umgegangen ist, sollten Sie sich zunächst direkt bei der verantwortlichen Stelle beschweren.

Wenn dies erfolglos bleibt, können Sie sich an uns als datenschutzrechtliche Aufsichtsbehörde wenden und eine Beschwerde einreichen. Darüber hinaus können Sie Ihre Rechte auch gerichtlich durchsetzen. In diesem Fall empfehlen wir Ihnen ausdrücklich, sich zuvor rechtlichen Rat einzuholen, um unnötige Kosten zu vermeiden.

Was sollte die verantwortliche Stelle tun?

Die verantwortliche Stelle muss Ihnen eine Kopie der angeforderten Daten in einem gängigen und maschinenlesbaren Format, z.B. einer csv-Datei, bereitstellen. Die verantwortliche Stelle kann Ihnen auch den Zugriff auf die Daten durch ein automatisiertes Tool ermöglichen.

Je nachdem, was Sie gefordert haben, muss die verantwortliche Stelle die Daten entweder an Sie oder an die von Ihnen benannte Stelle senden. Hierbei kann es möglich sein, dass Sie gegenüber der verantwortlichen Stelle zuvor Ihre Identität bestätigen müssen.

Es kann passieren, dass die verantwortliche Stelle Ihre Daten möglicherweise nicht automatisch löscht, nachdem die Daten an Sie gegeben oder an eine andere Stelle gesendet wurden. Wenn Sie also sicherstellen wollen, dass Ihre Daten gelöscht werden, müssen Sie möglicherweise Ihr Recht auf Löschung ausüben.

Wann kann eine Stelle die Datenübertragung verweigern?

Wenn die verantwortliche Stelle der Ansicht ist, dass Ihr Verlangen „offenkundig unbegründet oder exzessiv“ ist, kann sie

ein angemessenes Entgelt für die Bearbeitung Ihres Vorbringens verlangen oder
sich dazu entschließen sich nicht mit Ihrem Vorbringen auseinanderzusetzen.

Hierbei kann berücksichtigt werden, dass Ihr Begehren wiederholt gestellt wird. Stets gilt, dass die verantwortliche Stelle dazu verpflichtet ist, Ihnen die Entscheidung samt Gründen mitzuteilen.

Wie lang darf sich die verantwortliche Stelle Zeit lassen?

Die verantwortliche Stelle muss spätestens innerhalb eines Monats auf Ihr Verlangen reagieren. Unter bestimmten Umständen kann es passieren, dass die verantwortliche Stelle zusätzliche Zeit benötigt, um über Ihren Antrag zu entscheiden. In diesen Fällen kann die Frist um weitere zwei Monate verlängert werden. Sollte sich eine Stelle zu einer Fristverlängerung entschließen, muss sie Ihnen diesen Umstand und die Gründe der Fristverlängerung innerhalb eines Monats nach Antragseingang mitteilen.

Darf ein Entgelt erhoben werden?

Ihr Widerspruchsrecht

Sie haben in bestimmten Situationen das Recht der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu widersprechen. Wenn die verantwortliche Stelle Ihrem Widerspruch entspricht, darf sie Ihre Daten für diesen Zweck nicht mehr verwenden, es sei denn, sie kann trotz Ihrer Einwände zwingende schutzwürdige Gründe angeben, die eine Weiterverarbeitung Ihrer Daten erlauben.

Sie haben das absolute Recht, der Verarbeitung Ihrer Daten zu widersprechen, wenn Ihre Daten für das Direktmarketing – also dann wenn jemand versucht Ihnen etwas zu verkaufen – verwendet werden. Dies bedeutet, dass Ihre Daten ab dem Zeitpunkt Ihres Widerspruchs nicht mehr verarbeitet werden dürfen.

Wie können Sie Ihr Widerspruchsrecht ausüben?

Bevor Sie sich entschließen einer Verarbeitung zu widersprechen, sollten Sie sich bei der verantwortlichen Stelle erkundigen, warum diese Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet. Dies ist insbesondere wichtig, weil Sie einer Verarbeitung nur dann widersprechen können, wenn Ihre Daten

für eine Aufgabe, die im öffentlichen Interesse liegt,
für legitime Interessen der verantwortlichen Stelle,
für wissenschaftliche oder historische Forschungszwecke oder für Statistikzwecke oder
zum Zwecke der Direktwerbung

verarbeitet werden.

Wenn Sie den Verarbeitungszweck der verantwortlichen Stelle kennen, können Sie prüfen, ob Sie der Verarbeitung Ihrer personenbezogener Daten widersprechen können.

Steht Ihnen ein Widerspruchsrecht zu, sollten Sie direkt Kontakt mit der verantwortlichen Stelle aufnehmen, um der Verarbeitung Ihrer personenbezogener Daten zu widersprechen. Hierbei müssen Sie Ihren Einwand klar vortragen und erklären, weshalb Sie glauben, dass die verantwortliche Stelle die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten beenden sollte.

Sie können Ihre Forderung mündlich oder schriftlich geltend machen. Wir empfehlen Ihnen, jedes mündliche Vorbringen nochmals zu verschriftlichen und der jeweiligen Stelle zu übersenden. Auf diesem Weg können Sie den Sachverhalt genauer erläutern, Nachweise erbringen und Ihre gewünschte Lösung vortragen. Sollten Sie zu einem späteren Zeitpunkt mit der Erstreaktion der verantwortlichen Stelle unzufrieden sein, haben Sie auf diesem Weg zusätzlich Nachweise über den Kommunikationsverlauf geschaffen.

Was können Sie tun, wenn Sie mit dem Ergebnis unzufrieden sind?

Sollten Sie unzufrieden sein wie eine verantwortliche Stelle mit Ihrem Widerspruch umgegangen ist, sollten Sie sich zunächst direkt bei der verantwortlichen Stelle beschweren.

Wenn dies erfolglos bleibt, können Sie bei uns als datenschutzrechtliche Aufsichtsbehörde eine Beschwerde einreichen. Darüber hinaus können Sie Ihre Rechte auch gerichtlich durchsetzen. Wir empfehlen Ihnen für diesen Fall ausdrücklich sich zuvor rechtlichen Rat einzuholen, um unnötige Kosten zu vermeiden.

Was sollte die verantwortliche Stelle tun?

Wenn Ihr Widerspruch erfolgreich ist, darf die verantwortliche Stelle Ihre Daten zu dem Zweck, dem Sie widersprochen haben, nicht mehr verarbeiten. Jedoch kann die verantwortliche Stelle weiterhin berechtigt sein, Ihre Daten zu anderen Zwecken weiter zu verarbeiten.

Wann kann eine Stelle Ihren Widerspruch ignorieren?

Die verantwortliche Stelle kann sich weigern, Ihren Einwand zu erfüllen, wenn sie schutzwürdige Gründe hat, Ihre Daten weiter zu verarbeiten. Diese Gründe können Ihren Widerspruch außer Kraft setzen. Die verantwortliche Stelle kann Ihren Widerspruch auch ablehnen, wenn sie nachweisen kann, dass Ihre Daten verarbeitet werden, um Rechtsansprüche geltend zu machen, auszuüben oder um solche zu verteidigen. Die Stelle ist verpflichtet, Sie über dieses Ergebnis zu informieren.

Darüber hinaus kann die verantwortliche Stelle Ihren Widerspruch ignorieren, wenn sie der Ansicht ist, dass Ihr Verlangen „offenkundig unbegründet oder exzessiv“ ist. Hierbei kann berücksichtigt werden, ob Ihr Einwand wiederholt vorgetragen wurde. In diesem Falle kann sie

ein angemessenes Entgelt für die Bearbeitung Ihres Vorbringens verlangen oder
sich dazu entschließen, sich nicht mit Ihrem Vorbringen auseinanderzusetzen.

Stets gilt, dass die verantwortliche Stelle dazu verpflichtet ist, Ihnen die Entscheidung samt Gründen mitzuteilen.

Wie lang darf sich die verantwortliche Stelle Zeit lassen?

Die verantwortliche Stelle muss Ihnen spätestens innerhalb eines Monats antworten. Unter bestimmten Umständen kann es passieren, dass die verantwortliche Stelle zusätzliche Zeit benötigt, um über Ihren Antrag zu entscheiden. In diesen Fällen kann die Frist um weitere zwei Monate verlängert werden. Sollte sich eine Stelle zu einer Fristverlängerung entschließen, muss sie Ihnen diesen Umstand und die Gründe der Fristverlängerung innerhalb eines Monats nach Antragseingang mitteilen.

Darf ein Entgelt erhoben werden?

Ihre Recht bezüglich solcher Entscheidungen, die ohne menschliche Einflussnahme getroffen werden

Wenn Entscheidungen ohne menschliche Einflussnahme getroffen werden, nennt man dies „automatisierte Entscheidungen und Profiling“ oder „automatisierte Verarbeitung“. In vielen Fällen haben Sie das Recht einer automatisierten Verarbeitung zu verhindern.

Diese Anleitung beschreibt Ihre Rechte bezüglich zweier Arten der automatisierten Verarbeitung:
• der automatisierten Entscheidungsfindung im Einzelfall, und
• dem Profiling.

Automatisierte Entscheidungsfindung im Einzelfall

Diese Fallgruppe bezieht sich auf Entscheidungen, die ohne menschliche Beteiligung getroffen wurden, zum Beispiel:

eine Online-Entscheidung, nachdem Sie einen Kredit beantragt haben, oder
• einen Online-Eignungstest im Rahmen eines Recruitings mit vorprogrammierten Algorithmen und Kriterien.

Profiling

Profiling bedeutet, dass personenbezogene Daten automatisiert verarbeitet werden, um bestimmte persönliche Aspekte, die sich auf eine natürliche Person beziehen, zu analysieren, zu bewerten oder vorherzusagen. Zum Beispiel:

Ihre Arbeitsleistung;
Ihre wirtschaftliche Lage;
Ihre Gesundheit, persönliche Vorlieben und Interessen.

Organisationen und Einzelpersonen nutzen Profiling in zahlreichen Bereichen, z.B. im Gesundheitswesen, der Bildung, im Rahmen von Finanzdienstleistungen und zu Vermarktungszwecken. Profiling-Informationen können aus verschiedenen Quellen abgeleitet und gewonnen werden, z.B. aus Internetsuchen, Kaufgewohnheiten, der Nutzung sozialer Netzwerke und aus Lifestyle-Daten von Mobiltelefonen.

Ihre Recht in Bezug auf automatisierte Verarbeitungen

Sie haben das Recht:

nicht einer Entscheidung unterworfen zu werden, die ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung basiert, wenn die Entscheidung Ihre gesetzlichen Rechte oder andere gleich wichtige Angelegenheiten betrifft
die Gründe für Entscheidungen, die über Sie getroffen wurden, durch automatisierte Verarbeitung und die möglichen Konsequenzen der Entscheidungen zu verstehen, und
sich gegen Profilerstellung in bestimmten Situationen, auch bei Direktmarketing, zu wehren.

Wie können Sie eine Stelle darum bitten, eine automatisierte Verarbeitung zu verhindern oder die Entscheidungen zu erläutern, die durch automatische Verarbeitung getroffen wurden?

Organisationen dürfen keine Entscheidungen treffen, die ausschließlich auf automatisierter Verarbeitung basieren, wenn die Entscheidung Ihre gesetzlichen Rechte oder andere gleich wichtige Angelegenheiten berührt, es sei denn, die Entscheidung:

ist für die Zwecke eines Vertrags zwischen Ihnen und der Organisation erforderlich,
ist gesetzlich erlaubt (z.B. zur Verhinderung von Betrug oder Steuerhinterziehung) oder
basiert auf Ihrer ausdrücklichen Einwilligung.

Insofern müssen Sie die verantwortlichen Stellen nicht dazu auffordern, die Verarbeitung zu stoppen. Sie haben jedoch jederzeit das Recht, eine Organisation zu bitten, Sie unter den drei oben beschriebenen Umständen keiner automatisierten Verarbeitung zu unterwerfen. Sie können die verantwortliche Stelle auch bitten, Ihnen mitzuteilen, warum eine Entscheidung auf diese Weise getroffen wurde und wie sie diese Entscheidung beeinflussen wird.

Sie können Ihr Begehren mündlich oder schriftlich geltend machen. Wir empfehlen Ihnen, jedes mündliche Verlangen nochmals zu verschriftlichen und der jeweiligen Stelle zu übersenden. Auf diesem Weg können Sie den Sachverhalt genauer erläutern, Nachweise erbringen und Ihre gewünschte Lösung vortragen. Sollten Sie mit der Erstreaktion der verantwortlichen Stelle zu einem späteren Zeitpunkt unzufrieden sein, haben Sie auf diesem Weg zusätzlich direkt Nachweise über den Kommunikationsverlauf geschaffen.

Was können Sie tun, wenn Sie mit dem Ergebnis unzufrieden sind?

Sollten Sie unzufrieden sein wie eine verantwortliche Stelle mit Ihrer Forderung umgegangen ist, sollten Sie sich zunächst direkt bei der verantwortlichen Stelle beschweren.

Was sollte die verantwortliche Stelle tun?

Die verantwortliche Stelle sollte Ihnen mitteilen, ob personenbezogene Daten automatisiert verarbeitet werden und falls ja, welche Daten hierbei verwendet werden. Zudem sollten Ihnen relevante Informationen über die Gründe für die Entscheidungsfindung sowie die erwarteten Konsequenzen für Sie gegeben werden. Hierbei sollten Ihnen echte Beispiele bezüglich der möglichen Auswirkungen gegeben werden.

Wenn aufgrund der automatisierten Verarbeitung Ihre gesetzlichen Rechte oder andere gleich wichtige Angelegenheiten betroffen sind, muss die verantwortliche Stelle sicherstellen, dass nur solche automatisierten Verarbeitungen durchgeführt werden, die

für die Zwecke eines Vertrags zwischen Ihnen und der Organisation erforderlich sind,
gesetzlich erlaubt sind (z.B. zur Verhinderung von Betrug oder Steuerhinterziehung), oder
auf Ihrer ausdrücklichen Einwilligung basieren.

In jedem Fall sollte eine solche Verarbeitung mit angemessenen Garantien verbunden sein. Das bedeutet, dass Ihnen auf einfachem Wege die Möglichkeit gegeben werden muss:

Ihren eigenen Standpunkt darzulegen,
eine Erläuterung der nach einer entsprechenden Bewertung getroffenen Entscheidung zu erhalten,
Anspruch auf direktes Eingreifen einer Person und
das Recht auf Anfechtung der Entscheidung zu haben.

Die verantwortliche Stelle muss Sie auch über die Umstände informieren, in denen Sie dem Profiling widersprechen können.

Wenn Sie eine verantwortliche Stelle gebeten haben, keine automatisierte Entscheidung zu treffen, sollte Ihnen schriftlich mitgeteilt werden, ob die verantwortliche Stelle Ihre Ansicht teilt oder nicht und dies entsprechend begründen.

Wie lang darf sich die verantwortliche Stelle Zeit lassen?

Die verantwortliche Stelle hat einen Monat Zeit, um über Ihren Antrag keiner automatisierten Entscheidung im Einzelfall unterworfen zu werden zu entscheiden. Unter bestimmten Umständen kann es passieren, dass die verantwortliche Stelle zusätzliche Zeit benötigt, um über Ihren Antrag zu entscheiden. In diesen Fällen kann die Frist um weitere zwei Monate verlängert werden. Sollte sich eine Stelle zu einer Fristverlängerung entschließen, muss sie Ihnen diesen Umstand und die Gründe der Fristverlängerung innerhalb eines Monats nach Antragseingang mitteilen.

Darf ein Entgelt erhoben werden?

Ihr Recht auf Informationszugang bei öffentlichen Stellen

Wenn Sie sich für die Haushaltslage einer öffentlichen Einrichtung, Ihrer Gemeinde oder Ihres Bundeslandes interessieren oder aber Informationen zu dem Kindergarten oder der Schule, die Ihre Kinder besucht, haben möchten; oder auch wenn Sie wissen wollen, welche Satzungen Ihrer Gemeinde Ihnen Rechte und Pflichten auferlegt, dann erhalten Sie diese und weitere Informationen aufgrund Ihres Rechts auf Informationszugang. Dieses Recht ist im baden-württembergischen Landesinformationsfreiheitsgesetz (LIFG) geregelt.

Was können Sie anfordern?

Das LIFG begründet einen Anspruch auf Zugang zu amtlichen Informationen. Das sind alle vorhandenen, amtlichen Zwecken dienenden Aufzeichnungen unabhängig von der Art ihrer Speicherung und Form ihrer Aufbewahrung mit Ausnahme bloßer Entwürfe und Notizen. Damit können Sie nicht nur alle Informationen einsehen, die in Schriftform festgehalten sind, sondern auch solche Informationen, die in Bild, Ton oder in sonstiger Weise vorhanden sind. Hierzu zählen auch elektronische (Magnetbänder, Disketten, CD-Roms), optische (Fotos und Bilder) sowie akustische (Audiokassetten und Tonbänder) Aufzeichnungen.

Der Informationsanspruch ist auf die bei der öffentlichen Verwaltung vorhandenen Aufzeichnungen beschränkt. Die Behörden sind aufgrund des LIFG nicht verpflichtet, Informationen zu beschaffen. Auch Informationen, die der Behörde zwar bekannt sind, zu denen jedoch keine Aufzeichnungen existieren, sind nicht erfasst. Unerheblich ist auch, ob die Behörde die Informationen zur Erfüllung der ihr obliegenden Aufgaben eigentlich vorliegen haben müsste.

Gemäß dem Informationsfreiheitsgesetz haben Sie das Recht, alle aufgezeichneten Informationen anzufordern, die von einer Behörde, wie einer Regierungsbehörde, einem Gemeinderat oder einer staatlichen Schule, gespeichert werden.

Sie können nach Informationen fragen, von denen Sie annehmen, dass sie eine öffentliche Stelle besitzt. Das Recht umfasst nur aufgezeichnete Informationen, die Informationen enthalten, die auf Computern gespeichert sind, in E-Mails und in gedruckten oder handschriftlichen Dokumenten sowie Bildern, Video- und Audioaufzeichnungen.
Sie sollten die gewünschten Informationen so klar wie möglich benennen.
Ihre Informationsanfrage kann auch eine Frage statt eine Anfrage nach bestimmten Dokumenten sein. Eine öffentliche Stelle muss Ihre Frage nicht beantworten, wenn dies bedeuten würde, dass neue Informationen erstellt werden müssen oder wenn durch Ihre Anfrage eine Meinung oder ein Urteil abzugeben wäre, das noch nicht aufgezeichnet wurde.
Einige Informationen werden Ihnen möglicherweise nicht zur Verfügung gestellt, weil sie davon ausgenommen sind, z.B. wenn personenbezogene Daten über eine andere Person preisgegeben würden müssten.

Sie müssen nicht wissen, ob die von Ihnen gewünschten Informationen durch die Umweltinformationsvorschriften oder das Informationsfreiheitsgesetz abgedeckt sind. Wenn Sie eine Anfrage stellen, ist es Sache der öffentlichen Stell, zu entscheiden, welche gesetzlichen Regelung Ihren Informationszugangsanspruch stützen können.

Was können Sie tun bevor Sie einen Antrag auf Informationszugang stellen?

Sie können grundsätzlich jederzeit nach jeder beliebigen Information fragen, jedoch wird es nicht immer gelingen die gewünschten Informationen zu erhalten. Bevor Sie also eine Anfrage stellen, sollten Sie sich folgende Fragen stellen:

Ist die gewünschte Information eventuell bereits verfügbar, z.B. über die Webseite der öffentlichen Stelle?

Öffentliche Stellen sind gesetzlich verpflichtet, bestimmte Informationen öffentlich zur Verfügung zu stellen. Sie können herausfinden, welche Informationen verfügbar sind, indem Sie die Webseite der öffentlichen Stelle aufrufen und dort gezielt in den Publikationslisten und Veröffentlichungen nachsehen oder indem Sie sich direkt an die öffentliche Stelle wenden.

Handelt es sich bei den Informationen, die Sie bekommen wollen, um personenbezogene Daten Ihrer eigenen Person?

Wenn Ihre Anfrage Informationen über Sie selbst enthält, wie z. B. Ihre Krankenakte, sollten Sie gemäß den datenschutzrechtlichen Vorschriften Ihr Auskunftsrecht geltend machen.

Ist es wahrscheinlich, dass die öffentliche Stelle die erfragten Informationen hat?

Es kann Ihnen viel Zeit ersparen, wenn Sie vor Antragsstellung prüfen, ob es wahrscheinlich ist, dass eine öffentliche Stelle die gewünschten Aufzeichnungen zu dem sie interessierenden Thema besitzt. Bevor sie Ihr Recht auf Informationsfreiheit wahrnehmen können, müssen Sie herausfinden, welche öffentliche Stelle in Baden-Württemberg den gewünschten Informationen vorhält. In Frage hierfür kommen:

Behörden, Einrichtungen und sonstige öffentliche Stellen des Landes – beispielsweise Ministerien, Regierungspräsidien oder Schulen;
Gemeinden und Gemeindeverbände sowie
die der Aufsicht des Landes unterstehenden juristischen Personen des öffentlichen Rechts (Körperschaften, Anstalten, Stiftungen) und deren Vereinigungen.

Einen Überblick nebst weiterführenden Hinweisen zu den wichtigsten öffentlichen Stellen in Baden-Württemberg finden Sie etwa hier.

Sind Sie sich z.B. nicht sicher, ob bspw. der Gemeinderat oder aber der Kreistag die gewünschten Informationen vorhält, dann sollten Sie nicht zögern, die öffentliche Stelle bei Ihrer Informationsanfrage um Hilfe zu bitten. Schließlich ist jede öffentliche Stelle dazu verpflichtet, jedem, der um Informationen bittet, angemessenen Rat und Hilfe zu geben.

Sind die Informationen, die Sie wollen, für eine allgemeine Veröffentlichung geeignet?

Ziel des Informationsfreiheitsgesetzes ist es, Informationen der Öffentlichkeit zugänglich zu machen. Sie können daher nur solche Informationen erhalten, die jemand erhalten würde, der danach gefragt hat oder die dazu geeignet sind, von der allgemeinen Öffentlichkeit gesehen zu werden.

Können Sie Ihr Ziel auch auf anderem Wege erreichen?

Einige Informationen wie Aufzeichnungen über verstorbene Verwandten oder Dokumente, die Sie für rechtliche Angelegenheiten benötigen, sind möglicherweise nicht immer auf Basis des Informationsfreiheitsgesetzes verfügbar. Gleichwohl haben Sie jedoch unter bestimmten Umständen das Recht, die gewünschten Informationen aufgrund anderer Rechtsvorschriften einsehen zu dürfen. Die öffentliche Stelle, die die gewünschten Informationen besitzt, sollte Sie hierzu beraten.

Wann können Sie einen Antrag auf Informationszugang stellen?

Damit Ihre Anfrage nach dem Informationsfreiheitsgesetz bearbeitet werden kann, müssen Sie:

sich direkt an die zuständige öffentliche Stelle wenden;
den Antrag mündlich, schriftlich oder elektronisch stellen. Geben Sie Ihren richtigen und vollständigen Namen an; und
Ihre Kontaktadresse angeben, unter der Sie die öffentliche Stelle erreichen kann. Dies kann neben Ihrer postalischen Adresse auch eine E-Mailadresse sein.

Sie müssen nicht:

explizit das Informationsfreiheitsgesetz erwähnen, auch wenn dies hilfreich sein könnte.
wissen, ob die Informationen unter das Informationsfreiheitsgesetz oder andere Rechtsvorschriften fallen.
begründen, warum Sie die Informationen möchten.

Es ist sinnvoll, das Datum der von Ihnen gesendeten Briefe oder E-Mails aufzuschreiben und eine Kopie des Antrags zu behalten. Wenn Sie einen mündlichen Antrag gestellt haben, empfehlen wir Ihnen, zu notieren, mit wem Sie gesprochen haben, wann das Gespräch erfolgte und welche Informationen Sie angefordert haben. Bitten Sie zudem die öffentliche Stelle um Zusendung einer Empfangsbestätigung. Eine lückenlose Dokumentation des vorausgegangenen Schriftverkehrs ist insbesondere dann hilfreich, wenn Sie zu einem späteren Zeitpunkt gegen die Entscheidung eine Beschwerde einreichen möchten.

Prüfen Sie zudem immer, ob die öffentliche Stelle empfiehlt, dass Sie Ihre Anfrage an eine bestimmte Person oder E-Mail-Adresse senden. Einige öffentliche Stellen erlauben Ihnen, Informationen über deren Website anzufordern. Sie können auch eine Anfrage auch über Social Media-Kanäle stellen.

Auf einigen anderen Websites können Sie Behörden kontaktieren und über die Website eine Anfrage stellen. Vergewissern Sie sich hier darüber, dass die Website der Behörde auch eine entsprechende Möglichkeit zur Beantwortung einräumt, andernfalls handelt es sich nicht um eine gültige Anfrage.

Der LfDI kann in Ihrem Namen keine Informationen von einer anderen öffentlichen Stelle anfordern. Sie sollten Ihre Anfrage daher direkt an die jeweilige öffentliche Stelle richten.

Wie formulieren Sie am effektivsten Ihren Antrag auf Informationszugang?

Ihren Antrag auf Zugang zu bestimmten Informationen richten Sie an die Stelle, von der Sie die Informationen begehren. Wichtig ist, dass Sie die Informationen, die Ihnen zugänglich gemacht werden sollen, möglichst genau bezeichnen. Genaue Angaben zum Umfang der gewünschten Informationen und zu einem bereits vorhandenen Verwaltungsvorgang wie zum Beispiel dem Aktenzeichen, Bearbeiterin oder Bearbeiter, Hintergrundinformationen, Zusammenhänge oder Hinweise zu bereits erfolgten Anfragen erleichtern der Behörde das Auffinden der gewünschten Informationen. Ist Ihr Antrag zu unbestimmt, kann es zu Missverständnissen kommen und sich dessen Bearbeitung durch Nachfragen verzögern. Außerdem sollten Sie angeben, in welcher Form Ihnen die Informationen zur Verfügung gestellt werden sollen, etwa als Kopie, durch Gewährung von Akteneinsicht oder mündliche oder schriftliche Auskünfte. Insoweit haben Sie ein Wahlrecht, dass nur aus wichtigem Grund, z.B. wegen eines deutlich höheren Verwaltungsaufwands, eingeschränkt werden darf.

Wenn Sie Informationen über natürliche Personen wünschen (sog. personenbezogene Daten), sollten Sie dies in Ihrem Antrag klarstellen, weil die Behörde ohne eine solche Erklärung Namen natürlicher Personen schwärzen soll. Betrifft ihr Auskunftsersuchen personenbezogene Daten Dritter oder Betriebs- oder Geschäftsgeheimnisse, muss die Behörde den Betroffenen hierüber informieren und ihm Gelegenheit zur Stellungnahme und Erteilung einer Einwilligung geben. Deshalb sollten Sie Ihren Antrag in solchen Fällen begründen und angeben, ob die Behörde dem Betroffenen Ihre Daten mitteilen darf.

Die überwiegende Anzahl von Menschen übt ihre Rechte verantwortungsvoll aus. Jedoch stellen einige Einzelpersonen und Organisationen Anträge auf Informationszugang, die, zufällig oder zielgerichtet, bei der betroffenen öffentlichen Stelle zu einer unverhältnismäßigen Störung oder Irritation führen können. Einige Anfragen können Mitarbeiter öffentlicher Stellen in Bedrängnis bringen. Wenn Ihre Anfrage keinen ernsthaften oder klaren Zweck hat oder wenn sie sich nicht auf die Beschaffung von Informationen konzentriert, dann ist das Stellen einer Anfrage nach dem LIFG wahrscheinlich kein geeignetes Mittel, um Ihr Anliegen zu verfolgen.

Wenn sich Ihre Informationszugangsanfrage auf eine große Menge an Informationen erstreckt oder sehr allgemein formuliert ist, sollten Sie zunächst überlegen, ob Sie den Umfang der Anfrage einschränken oder neu ausrichten können. Dies kann helfen zu erreichen, was Sie wirklich wollen und reduzieren jede unnötige Belastung oder Kosten für die öffentliche Stelle. Alternativ können Sie sich an die öffentliche Stelle wenden und sich beraten lassen, wie der Umfang Ihrer Anfrage reduziert und die Kosten für die Informationserteilung gesenkt werden können. Öffentliche Stellen sind gesetzlich dazu verpflichtet, Ihnen Rat und Unterstützung zu leisten.

Sie sind nicht dazu verpflichtet zu begründen, aus welchen Gründen Sie sich für die beantragten Informationen interessieren, was Sie damit vorhaben oder zu welchem Zweck Sie diese benötigen. Sollten Sie sich dennoch dazu entschließen Ihre Anfrage zu begründen, kann dies unnötige Verzögerungen vermeiden, so dass Sie schneller die gewünschten Informationen erhalten.

Darf ein Entgelt erhoben werden?

Ja, die öffentliche Stelle kann Ihnen eine Gebühr für den Aufwand der Bearbeitung Ihres Antrags in Rechnung stellen, z.B. für die Anfertigung von Kopien oder auch Ersatz der Portokosten für Zusendung der Informationen. Diese Gebühren heißen Aufwendungen. Sollten die Kosten 200 Euro übersteigen, müssen Sie vorab von der öffentlichen Stelle kostenlos informiert werden. Sie haben dann die Möglichkeit zu entscheiden, ob Ihr Antrag weiter bearbeitet werden soll.

In einfachen Fällen erheben die Landesbehörden für die Bearbeitung Ihres Auskunftsersuchens keine Gebühren oder Auslagen.

Was passiert nachdem Sie Ihren Antrag auf Informationszugang gestellt haben?

Nach dem LIFG sind Ihnen Informationen unverzüglich, spätestens innerhalb eines Monats zugänglich zu machen. In schwierigen Fällen hat die Behörde drei Monate Zeit, um Ihnen die gewünschten Informationen zur Verfügung zu stellen. Nach Eingang Ihres Antrags kann die Behörde:

Ihnen die Informationen erteilen nach denen Sie gefragt haben;
Ihnen mitteilen, dass die erfragten Informationen nicht vorhanden sind;
Ihnen mitteilen, dass eine andere öffentliche Stelle, die von Ihnen angefragten amtlichen Informationen innehat und Ihre Anfrage an diese Stelle weiterleiten;
Ihnen mitteilen, dass die amtlichen Informationen vorliegen und Sie zur Zahlung einer Gebühr auffordern, um diese Informationen zu erhalten;
verweigern, Ihnen die Informationen zu erteilen und Ihnen die Gründe hierfür mitteilen oder
Ihnen mitteilen, dass die öffentliche Stelle mehr Zeit zur Bearbeitung Ihrer Anfrage benötigt, da vor Offenlegung öffentliche oder private Interessen zu berücksichtigen sind. Ihnen sollte dann auch mitgeteilt werden, wann Sie eine Antwort erwarten können. Dies sollte nicht später als einen Monat nach Eingang Ihrer Anfrage erfolgen. Unter bestimmten Umständen kann die Frist verlängert werden. Hier muss Ihnen dann jedoch erklärt werden, warum die öffentliche Stelle glaubt, dass die Information nicht erteilt werden muss.

Bekommen Sie immer die Informationen nach denen Sie gefragt haben?

Nicht immer. Das LIFG kennt einige Gründe, weshalb Ihnen die Erteilung der Informationen verweigert werden kann. Das LIFG gilt z.B. nicht, wenn Fachgesetze den Zugang zu staatlichen Informationen ausschließen oder abschließend regeln. Solche Regelungen gibt es etwa für Umweltinformationen oder Archivgut. Von dem Grundsatz, dass öffentliche Stellen den Bürgerinnen und Bürgern auf Antrag Einblick in ihre Aufzeichnungen gewähren müssen, sieht das LIFG zudem einige Ausnahmen zum Schutz öffentlicher und privater Belange vor. So darf etwa Schriftwechsel zwischen Landtag und Landesregierung ebenso wenig zugänglich gemacht werden wie leistungsbezogene Daten einzelner Schulen. Auch behördliche Beratungen und Entscheidungsprozesse sind vor zu tiefen Einblicken geschützt. Das gleiche gilt für Auskünfte, deren Offenlegung sich nachteilig auf ein Gerichts- oder Ordnungswidrigkeitenverfahren oder die Interessen öffentlicher Stellen im Wirtschaftsverkehr auswirken kann. Als private Belange sind Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse und personenbezogene Daten einzelner Bürger geschützt.

Nach dem LIFG darf Zugang zu personenbezogenen Daten nur gewährt werden, wenn der Betroffene eingewilligt hat oder das öffentliche Informationsinteresse an der Bekanntgabe das schutzwürdige Interesse des Betroffenen überwiegt. Beabsichtigt eine Behörde, Ihre personenbezogenen Daten an einen Dritten zu übermitteln, ist sie verpflichtet, Sie zunächst darüber zu informieren. Zudem muss Ihnen bereits im Vorfeld Gelegenheit zu einer Stellungnahme eingeräumt worden sein.

Darüber hinaus gewährt Ihnen das LIFG nicht das Recht auf Zugang zu personenbezogenen Informationen über sich selbst. Dies können Sie jedoch auf Ihre Datenschutzrechte stützen und ist bekannt als das Recht auf Auskunft.

Was können Sie tun, wenn Sie mit dem Ergebnis unzufrieden sind?

Sie können sich zunächst bei der Behörde beschweren, die Ihnen die Informationserteilung verweigert hat oder diese ungenügend beantwortet hat und diese um nochmalige Prüfung bitten. Wir empfehlen Ihnen dies schnellstmöglich nach Erhalt der Rückmeldung der öffentlichen Stelle zu tun, spätestens zwei Monate nach Erhalt des behördlichen Antwortschreibens. Zudem können Sie auch Widerspruch gegen die Entscheidung einlegen. Beachten Sie hier, die laufenden gesetzlichen Fristen.

Wenn Sie der Meinung sind, dass eine öffentliche Stelle sich nicht hinreichend mit Ihrem Antrag beschäftigt hat oder Ihnen unrechtmäßig den Zugang zu den erfragten amtlichen Informationen verweigert hat, können wir Ihnen helfen.

Ihr Recht, Bedenken gegenüber der datenverarbeitenden Stelle anzumelden

Sie haben das Recht darauf vertrauen zu dürfen, dass verantwortliche Stellen mit Ihren persönlichen Informationen verantwortungsvoll und in Übereinstimmung mit geltenden Vorschriften umgehen.

Wenn Sie besorgt darüber sind, wie eine Organisation mit Ihren Informationen umgeht, z.B. wenn Sie meinen, dass

Ihre personenbezogenen Daten nicht sicher verwahrt werden,
ungenaue Informationen über Sie verarbeitet werden,
personenbezogene Daten von Ihnen veröffentlicht worden,
Informationen über Sie länger als nötig gespeichert werden oder
Ihre personenbezogene Daten für einen anderen Zweck erhoben worden als zu welchem diese nun tatsächlich genutzt werden,

muss die verantwortliche Stelle sich mit Ihren Bedenken auseinandersetzen, diese ernst nehmen, mit Ihnen zusammenarbeiten und versuchen, das Problem entsprechend zu lösen.

Wie können Sie Ihre Bedenken darüber äußern, wie eine Organisation mit Ihren Daten umgegangen ist?

Sie können unsere Vorlage verwenden, um Ihre Bedenken zu äußern. Diese ist hier abrufbar.

Was sollten Sie beachten?

Hier sind einige Hinweise, die Sie beachten sollten, wenn Sie sich mit Ihren Bedenken direkt an die verantwortliche Stelle wenden.

Lassen Sie nicht unnötig Zeit verstreichen!Erheben Sie Ihre Bedenken zügig. Menschen ziehen um, Mitarbeiter wechseln, Erinnerungen verblassen und Datensätze werden im Einklang mit Höchstaufbewahrungsfristen gelöscht. Je länger es dauert, Ihre Bedenken bei einer Organisation zu äußern, desto schwieriger kann es für Sie werden, den Sachverhalt aufzuklären.

Sende Sie Ihre Beschwerde an den richtigen Adressaten.Vermeiden Sie unnötige Zeitverzögerungen. Überprüfen Sie die Website der verantwortlichen Stelle oder rufen Sie diese an, um sicherzustellen, dass Sie die richtige Adresse haben. In einigen Fällen können Sie diese auch im Handelsregister finden.Schreiben Sie lesbar. Getippte oder elektronisch verfasste Dokumente sind am einfachsten zu lesen. Wenn Sie Ihre Beschwerde von Hand schreiben, sollten Sie sicherstellen, dass Ihr Schreiben für andere leicht verständlich und lesbar ist.

Verwenden Sie einfache und klare Sprache.Auch wenn Sie auf unsere Website gelesen haben, was die relevanten Gesetze verlangen, ist es nicht notwendig, dass Sie gegenüber der Stelle, die Sie zur Stellungnahme auffordern, angeben auf welche Gesetzesvorschriften Sie sich mit Ihrer Beschwerde beziehen. Erklären Sie mit einfachen und verständlichen Worten, was passiert ist und welche Auswirkungen dies auf Sie hatte.

Seien Sie genau!Wenn Sie z.B. eine langjährige Geschäftsbeziehung mit einem Unternehmen haben, sollten Sie jeder Versuchung widerstehen, historische oder nicht zusammenhängende Beschwerden in Ihren Brief aufzunehmen. Dies kann die Dinge verwirren und die Stelle unsicher machen, mit welchem Ihrer Anliegen sich nun befassen soll.

Ändern Sie niemals die Spielregeln im laufenden Spiel!Fügen Sie direkt im Zeitpunkt, in dem Sie die Informationsanfrage stellen, alle Einzelheiten zu Ihrem Anliegen hinzu. Wenn die verantwortliche Stelle hierauf angemessen reagiert, sollten Sie im Zusammenhang mit dieser Beschwerde keine zusätzlichen, nicht damit zusammenhängenden Fragen zur Sprache bringen. Sollte es jedoch so erscheinen, als hätte Sie die verantwortliche Stelle falsch verstanden oder Ihnen keine vollständige Antwort gegeben haben, sollten Sie diese darüber informieren.

Bleiben Sie vernünftig!Sie sind zu Recht wütend oder verärgert über das, was passiert ist? Wenn Sie Ihren Brief ruhig und höflich bleiben, können Sie Ihre Punkte deutlicher vermitteln. Denken Sie daran, dass die Person, mit der Sie es zu tun haben, mit dem Problem, das Sie hatten, nichts zu tun hat. Bedenken Sie auch, dass Menschen Fehler passieren. Ein grober Brief könnte es Ihnen erschweren, Hilfe zu bekommen.

Werden Sie nicht persönlich.Beleidigen Sie nicht die Mitarbeiter der verantwortlichen Stelle. Abgesehen davon, dass es sich um ein unangemessenes Verhalten handelt, kann es sein, dass die Reaktion nicht fokussiert und sachlich ist, wenn der Verfasser sich verpflichtet fühlt, seine Kollegen oder Mitarbeiter zu verteidigen.

Zeitpläne anfordern und respektieren.Bitten Sie die verantwortliche Stelle, Ihnen mitzuteilen, wann Sie eine Reaktion und Rückmeldung der verantwortlichen Stelle erwarten können. Widerstehen Sie der Versuchung, vor Ablauf der Frist erneut Kontakt aufzunehmen. Sollten Sie jedoch keine pünktliche Antwort erhalten, sollten Sie diesem nachgehen. Wir empfehlen jedoch, ein paar Tage mehr zu gewähren, da es sich um verwaltungsbedingte oder postalische Verzögerungen handeln könnte.

Fügen Sie alle notwendigen Informationen hinzu.Fügen Sie alle relevanten Details hinzu, damit die Organisation Sie und Ihre Anliegen richtig identifizieren kann.

Fügen Sie alle notwendigen Beweise und Nachweise bei.Senden Sie Kopien aller wichtigen Dokumente, mit denen Sie Ihre Beschwerde nachweisen können. Versenden Sie niemals Originale, da Sie diese zu einem späteren Zeitpunkt benötigen könnten. Fügen Sie auch keine unnötigen, zusätzlichen Unterlagen „für den Fall des Falles“ bei. Je mehr Dokumente Sie senden, desto größer wird die Gefahr, dass wichtige Informationen verloren gehen.

Dokumentieren Sie!Datieren Sie jedes Schreiben, notieren Sie alle zugehörigen Gespräche und fertigen Sie Kopien an.

Nutzen Sie Ihre Möglichkeiten bevor Sie sich an uns wenden.Wenn die endgültige Antwort, die Sie erhalten, die Angelegenheit nicht zu Ihrer Zufriedenheit löst, aber Sie auf weitere Beschwerdemöglichkeiten hinweist, stellen Sie sicher, dass Sie diese Möglichkeiten ausschöpfen, bevor Sie Beschwerde bei uns einreichen.

Welche Rolle spielt der LfDI?

Wir unterstützen und beraten öffentliche und nicht-öffentliche Stellen bei der Umsetzung und Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorschriften.

Als Aufsichtsbehörde können wir Ihnen als Privatperson helfen, Maßnahmen zu ergreifen, um Ihr Anliegen anzugehen und Ihre Rechte zu schützen. Wir können hierbei jedoch nicht als Ihr Vertreter auftreten, Ihnen eine Entschädigung zahlen oder – abgesehen von den schwersten Fällen – eine Stelle dafür bestrafen, dass diese nicht die rechtlichen Vorgaben eingehalten hat. Wenn Sie jedoch verstehen wollen, wie Sie am besten mit einer verantwortlichen Stelle zusammenarbeiten können, um Ihr Anliegen zu lösen, beraten wir Sie gern.

Sollte ich beim LfDI Beschwerde einreichen?

Wenn Sie der Ansicht sind, dass eine verantwortliche Stelle Ihr Anliegen nicht lösen konnte oder wollte, können Sie die Angelegenheit gerne mit uns besprechen. Wir werden die von Ihnen zur Verfügung gestellten Informationen, einschließlich der Reaktion der verantwortliche Stelle auf Ihre Bedenken, dazu verwenden um zu prüfen, ob datenschutzrechtliche Vorschriften verletzt wurden.

Falls dem so sein sollte, werden wir geeignete und erforderliche Maßnahmen ergreifen, um diese Datenschutzverletzung schnellstmöglich abzustellen. Hierbei steht uns eine Vielzahl von Maßnahmen zur Verfügung.

Wir empfehlen, Ihre Beschwerde bei uns spätestens innerhalb von drei Monaten nach Ihrem letzten Kontakt mit der betreffenden Stelle bei uns einzureichen.

Ihnen steht es frei, die auf dieser Seite gegebenen Ratschläge zu befolgen, alternativ können Sie auch direkt Beschwerde bei uns einreichen. In diesem Fall werden wir dann den Sachverhalt aufklären. Dies kann entsprechend Zeit in Anspruch nehmen.