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Verweise auf gesetzliche Vorschriften beziehen sich auf die Datenschutz-Grundverordnung (nachfolgend DS-GVO), sowie das Bundesdatenschutzgesetz (nachfolgend BDSG) und das Baden-Württembergische Landesdatenschutzgesetz (nachfolgend LDSG).

Inhalt

Allgemeine Informationen

Kontaktdaten des Verantwortlichen

Kontaktdaten Datenschutzbeauftragte*r

Wie bekommen wir personenbezogene Daten?

Ihre Betroffenenrechte

An wen geben wir Ihre personenbezogenen Daten weiter?

Links auf andere Webseiten

Ihr Beschwerderecht

Änderungen dieses Datenschutzhinweises

Informationen für Kinder

Kontakt mit uns aufnehmen

Besucher unserer Webseite

Besucher unseres Twitter-Accounts

Besucher unserer Dienststelle

 

Gründe uns zu kontaktieren

Eine Beschwerde einreichen

Eine Anfrage stellen

Sie wollen bei uns arbeiten

Pressestelle kontaktieren

An einer Veranstaltung „Datenschutz als Kulturaufgabe“ teilnehmen

Abonnieren unseres Newsletters

Auskunft von uns verlangen

 

Als Verantwortlicher oder Auftragsverarbeiter Kontakt mit uns haben

Meldung von Datenpannen

Meldung von Datenschutzbeauftragten

Kontroll- und Beratungsbesuche

Datenschutz-Folgenabschätzung zur Konsultation vorlegen

Binding Corporate Rules zur Genehmigung einreichen

 

Allgemeine Informationen

In unserem Datenschutzhinweis erklären wir Ihnen, wie wir mit Ihren personenbezogenen Daten umgehen, wenn Sie Kontakt mit uns aufnehmen oder einen unserer Service in Anspruch nehmen.

Unser Datenschutzhinweis ist gelayert, das bedeutet, dass er mehrstufig aufgebaut ist. Wenn Sie also schnell Informationen zu einer bestimmten Verarbeitungssituation erhalten möchten, wählen Sie diese aus. In dem ausgewählten Abschnitt werden Sie dann kontextbezogen erfahren, was wir mit Ihren personenbezogenen Daten tun.

Wir sagen Ihnen:

  • warum wir Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten dürfen,
  • zu welchem Zweck wir Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten,
  • ob Sie dazu verpflichtet sind, uns bestimmte Informationen zu geben,
  • wie lange wir Ihre personenbezogenen Daten speichern,
  • ob es andere Empfänger Ihrer personenbezogenen Daten gibt,
  • ob wir beabsichtigen, Ihre personenbezogenen Daten in ein anderes Land zu übermitteln und
  • ob wir automatisierte Entscheidungen oder Profiling nutzen.

Der erste Teil unseres Datenschutzhinweises besteht aus Informationen, die wir Ihnen immer mitzuteilen haben, da sie für jede Verarbeitungssituation gelten.

Kontaktdaten des Verantwortlichen

Sofern nicht gesondert angegeben ist der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg (LfDI BW), Dr. Stefan Brink, Verantwortlicher für jede Verarbeitung personenbezogener Daten.

Es gibt viele Wege mit uns Kontakt aufzunehmen, unter anderem per Telefon, E-Mail, per Twitter Posting oder auch per Briefpost. Weitergehende Informationen können Sie hier abrufen.

Unsere Kontaktdaten:

Landesbeauftragter für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg
Dr. Stefan Brink
Hausanschrift:      Königstrasse 10 a, D- 70173 Stuttgart
Postanschrift:       Postfach 10 29 32, 70025 Stuttgart
Telefonzentrale:   +49 711/61 55 41-0
E-Mail:                    poststelle@lfdi.bwl.de

Kontaktdaten Datenschutzbeauftragte*r

Unsere*n behördliche*n Datenschutzbeauftragte*n erreichen Sie unter der E-Mail-Adresse: bdsb@lfdi.bwl.de oder postalisch über unsere Postanschrift. Bitte kennzeichnen Sie den Umschlag im letzten Fall mit „Datenschutzbeauftragte*r“.

Wie bekommen wir personenbezogene Daten?

Wir verarbeiten größtenteils personenbezogene Daten, die uns direkt von Ihnen zur Verfügung gestellt wurden. Dies kann aus unterschiedlichen Gründen geschehen:

  • Sie haben eine Beschwerde oder Anfrage bei uns eingereicht,
  • Sie haben ein Auskunftsersuchen an uns gestellt,
  • Sie möchten an einer Veranstaltung teilnehmen,
  • Sie haben unseren Newsletter abonniert,
  • Sie haben sich auf eine offene Stelle in unserem Haus beworben,
  • Sie vertreten Ihr Unternehmen.

Wir empfangen personenbezogene Daten jedoch auch indirekt, also von Dritten. Dies kann in den folgenden Situationen geschehen:

  • Wir haben Kontakt mit dem Verantwortlichen aufgenommen gegen den sich Ihre Beschwerde richtet. Der Verantwortliche teilt uns im Rahmen seines Antwortschreibens personenbezogene Angaben über Sie mit.
  • Ihre personenbezogenen Daten sind in einer Mitteilung über die Verletzung personenbezogener Daten („Datenpannenmeldung“) enthalten, die uns von einem Verantwortlichen gemeldet wurde.
  • Ein Beschwerdeführer verweist im Rahmen des Beschwerdeschriftwechsels auf Sie.
  • Wir haben Ihre personenbezogenen Daten im Rahmen unserer Ermittlungstätigkeiten sichergestellt.
  • Wir haben von anderen Aufsichtsbehörden oder Vollzugsbehörden personenbezogene Daten erhalten.
  • Einer unserer Mitarbeiter übermitteln Ihre Kontaktdaten als Notfallkontakt oder benennt Sie als direkten Ansprechpartner.

Wenn es nicht unverhältnismäßig oder nachteilig für unsere Aufgabenerfüllung ist, werden wir mit Ihnen Kontakt aufnehmen, um Sie darüber zu informieren, dass wir Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten.

Ihre Betroffenenrechte

Das Datenschutzrecht gewährt Ihnen eine Reihe von Betroffenenrechten auf die wir Sie hinweisen müssen. Je nach Grund und Art der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten stehen Ihnen die folgenden Rechte zu:

  • Ihr Recht auf Auskunft

Sie haben das Recht von uns zu erfahren, ob und – wenn ja – welche personenbezogenen Daten wir von Ihnen verarbeiten. Sie haben das Recht, von uns Kopien Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen. Dieses Recht gilt immer. Es gibt einige Ausnahmen bezüglich der mitzuteilenden personenbezogenen Daten. Das bedeutet, dass Sie nicht immer alle Informationen erhalten, die wir verarbeiten. Nähere Informationen zum Recht auf Auskunft finden Sie hier.

  • Ihr Recht auf Berichtigung

Sie haben das Recht von uns unverzüglich die Berichtigung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten zu verlangen, die Sie für unrichtig halten. Sie haben auch das Recht von uns Vervollständigung solcher personenbezogener Daten zu verlangen, die Sie für unvollständig halten. Dieses Recht gilt immer.

  • Ihr Recht auf Löschung

Sie haben unter gewissen Voraussetzungen das Recht von uns die Löschung Ihrer personenbezogener Daten zu verlangen. Mehr dazu lesen Sie hier.

  • Ihr Recht auf Einschränkung der Verarbeitung

Sie haben unter gewissen Voraussetzungen das Recht von uns die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogener Daten zu verlangen.

  • Ihr Recht der Verarbeitung zu Widersprechen

Wenn wir Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten , weil die Verarbeitung Teil unserer öffentlichen Aufgaben ist oder wenn wir Ihre Daten auf Basis eines berechtigten Interesse verarbeiten, haben Sie das Recht, der Verarbeitung zu widersprechen.

  • Ihr Recht auf Datenübertragbarkeit

Dieses Recht steht Ihnen nur bezüglich solcher personenbezogener Daten zu, welche Sie uns selbst bereitgestellt haben. Sie haben das Recht von uns zu verlangen, dass diese personenbezogenen Daten von uns direkt an einen anderen Verantwortlichen oder an eine andere Organisation übermittelt werden. Alternativ haben Sie das Recht von uns zu verlangen, dass wir Ihnen selbst die Daten in einem maschinenlesbaren Format bereitstellen. Dies gilt jedoch nur, wenn wir Ihre personenbezogenen Daten aufgrund Ihrer Einwilligung oder aufgrund eines Vertrages oder im Rahmen von Vertragsverhandlungen verarbeiten und die Verarbeitung mithilfe automatisierter Verfahren erfolgt. Nähere Informationen zum Recht auf Datenübertragbarkeit finden Sie hier.

Für den Fall, dass wir Ihre personenbezogenen Daten zu Strafverfolgungszwecken verarbeiten, sind Ihre Rechte leicht unterschiedlich.

Sie sind nicht verpflichtet, eine Gebühr für die Ausübung Ihrer Rechte zu zahlen. Die Geltendmachung Ihrer Betroffenenrechte ist kostenfrei. Wenn Sie von Ihren Betroffenenrechten Gebrauch machen, haben wir einen Monat Zeit, um Ihnen zu antworten.

An wen geben wir Ihre personenbezogenen Daten weiter?

Ihre personenbezogenen Daten werden von uns nicht an Dritte für Zwecke des Direktmarketings weitergegeben.

Wir verwenden in einigen Fällen Auftragsverarbeiter. Dies können natürliche oder juristische Personen, Behörden, Einrichtungen oder andere Stellen sein, die personenbezogene Daten in unserem Auftrag verarbeiten und uns dies als Serviceleistung zur Verfügung stellen. Wir haben Verträge mit unseren Auftragsverarbeitern geschlossen (sog. „Auftragsverarbeitungsverträge“). Dies bedeutet, dass die Auftragsverarbeiter Ihre personenbezogenen Daten nur auf eine Art und Weise verarbeiten dürfen, zu der wir sie explizit angewiesen haben. Die Auftragsverarbeiter werden Ihre personenbezogenen Daten nur an uns und keine anderen Stellen oder Organisationen weitergeben. Sie kümmern sich zudem darum, dass notwendige technisch-organisatorische Maßnahmen ergriffen werden, um Ihre Daten sicher zu verarbeiten und speichern Ihre personenbezogenen Daten nur solange, wie wir es angewiesen haben.

Unter bestimmten Umständen sind wir gesetzlich verpflichtet, personenbezogene Daten zu übermitteln und mit Dritten zu teilen. Zum Beispiel im Rahmen eines Gerichtsverfahrens oder wenn wir bei der Bearbeitung von Beschwerden oder Ermittlungen mit anderen europäischen Aufsichtsbehörden zusammenarbeiten. In unserer Eigenschaft als baden-württembergische Aufsichtsbehörde für den Datenschutz müssen wir unter Umständen mit anderen Aufsichtsbehörden innerhalb des Europäischen Wirtschaftsraumes zusammenarbeiten und diesen bei der Bearbeitung von Beschwerden und Untersuchungen helfen.

Wir werden uns in jedem Fall davon überzeugen, dass Ihre personenbezogenen Daten nur dann ausgetauscht werden, wenn es hierfür eine gesetzliche Grundlage gibt, die uns dies erlaubt. Hierzu gehört auch, dass wir unsere Entscheidungen entsprechenden dokumentieren.

Dies kann dazu führen, dass personenbezogene Daten weitergegeben werden, wenn diese für eine Beschwerde oder Untersuchung relevant sind.

Links auf andere Webseiten

Wenn wir Links zu Webseiten anderer Organisationen bereitstellen, gilt diese Datenschutzerklärung nicht für die Verarbeitung personenbezogener Daten durch diese Organisation. Wir empfehlen Ihnen daher, die Datenschutzhinweise auf den anderen von Ihnen besuchten Webseiten zu lesen.

Ihr Beschwerderecht

Wir arbeiten nach hohen Standards, wenn es um die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten geht. Wenn Sie Fragen oder Bedenken haben, kontaktieren Sie uns bitte postalisch, per E-Mail(poststelle@lfdi.bwl.de) oder telefonisch unter +49 711 615 541-0) und wir werden Ihnen antworten. Sie können sich auch per E-Mail an unsere*n behördliche*n Datenschutzbeauftragte*n wenden unter bdsb@lfdi.bwl.de.

Beschwerden über uns werden genauso gehandhabt wie Beschwerden über andere Organisationen. Informationen zur Verarbeitung der personenbezogenen Daten eines Beschwerdeführers finden Sie in diesem Abschnitt unserer Datenschutzerklärung.

Änderungen dieses Datenschutzhinweises

Wir unterziehen unseren Datenschutzhinweis einer regelmäßigen Überprüfung, um sicherzustellen, dass er aktuell und inhaltlich richtig ist.

Die Versionsgeschichte können Sie hier abrufen:
https://www.baden-wuerttemberg.datenschutz.de/datenschutzhinweis-aenderungen/

Informationen für Kinder

Wir selbst bieten keine direkten Dienstleistungen für Kinder an und verarbeiten auch nicht proaktiv deren personenbezogene Daten. Manchmal werden uns jedoch Informationen über Kinder bereitgestellt, während wir eine Beschwerde bearbeiten oder eine Untersuchung durchführen.

Sämtliche Informationen dieses Datenschutzhinweises gelten nicht nur für Erwachsene, sondern auch für Kinder.

Wir sind Partner des Jugendportals „Youngdata“. In diesem Portal geben wir zusammen mit anderen Datenschutzbehörden des Bundes und der Länder, sowie des Kantons Zürich Jugendlichen Informationen zum Datenschutz und zur Informationsfreiheit, Tipps für ein kluges Verhalten im Internet und berichten über aktuelle Digitalisierungsthemen unserer Gesellschaft.

Kontakt mit uns aufnehmen

Sie haben viele Möglichkeiten mit uns Kontakt aufzunehmen. Vertiefte Informationen zu den einzelnen Kommunikationskanälen können Sie hier abrufen.

  • Uns anrufen

Wenn Sie unsere Telefonzentrale (+49 711 61 55 41 0) oder unsere Mitarbeiter anrufen, sammeln wir Informationen zur Anruferidentifikation (Rufnummernanzeige). Wenn Ihre Telefonnummer nicht unterdrückt oder zurückgehalten wird, sehen wir also die Telefonnummer, von der aus Sie anrufen. Diese wird zusammen mit dem Anrufdatum und der Anrufuhrzeit automatisch in der Anrufliste des Zieltelefonapparates gespeichert. Den Anruf selbst zeichnen wir nicht auf. Wir bewahren diese Informationen nicht länger als einen Monat auf.

Wir nutzen diese Informationen, um die Nachfrage nach unseren Dienstleistungen zu verstehen und unsere Arbeitsweise zu verbessern. Wir können die Nummer auch verwenden, um Sie zurückzurufen, wenn Sie uns dazu aufgefordert haben, wenn Ihr Anruf abbricht oder wenn ein Problem mit der Leitung besteht.

Wir zeichnen keine Anrufe auf, aber wir machen vielleicht Notizen, die wir später auch zu den Akten nehmen können, wenn diese relevant für ein Verfahren sind. Wir erstellen zudem Statistiken über die Gesamtzahl der eingehenden Anrufe. In diesen Statistiken sind keinerlei personenbezogene Daten enthalten.

  • Uns eine E-Mail senden

Wir verwenden PGP (Pretty Good Privacy) zum Verschlüsseln und Schützen des E-Mail-Verkehrs. Wählen Sie für die vertrauliche Kommunikation mit uns ausschließlich eine verschlüsselte Kommunikation. Wenn Sie wissen möchten, wie Sie eine verschlüsselte E-Mail-Kommunikation mit uns verwenden können, rufen Sie unsere Hinweise zur Nutzung von PGP auf. Wir überwachen auch alle an uns gesendeten E-Mails, einschließlich Dateianhänge, auf Viren oder bösartige Software.

Besucher unserer Webseite

Bei jedem Zugriff auf unser Webangebot überträgt Ihr Webbrowser Nutzungsdaten. Diese umfassen Ihre IP-Adresse sowie eine Bezeichnung der abgerufenen Inhalte (URL). Ohne die Erhebung der IP-Adresse des zugreifenden Rechners und der Bezeichnung der abgerufenen Datei ist ein Verbindungsaufbau zu dem Server und die Nutzung des entsprechenden Webangebots unmöglich. Darüber hinaus überträgt Ihr Browser – je nach Konfiguration – weitere Daten (Browsertyp, Browserversion, verwendetes Betriebssystem, Referrer URL).

Wenn Sie unser Webangebot aufrufen, wird also Ihre IP-Adresse – wie beim Aufruf jeder anderen Internetseite im Netz auch – für den reinen Seitenaufbau, also die technische Verbindung zum Anzeigen unserer Inhalte von uns verwendet. Dies ist erforderlich, um eine Verbindung zwischen Ihrem Rechner und unserer Webseite aufzubauen. Ihre IP-Adresse wird von uns nicht dauerhaft gespeichert, ausgelesen oder anderweitig verwendet. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung sind die Vorschriften der DS-GVO zu Aufgaben und Befugnissen der Aufsichtsbehörden in Artt. 57 und 58 i.V.m. Artikel 6 Abs. 1 Buchstabe e DS-GVO und § 4 LDSG. Die Sensibilisierung der Öffentlichkeit über datenschutz- und informationsrechtliche Risiken, Garantien und Rechte ist Teil unserer Öffentlichkeitsarbeit.

Wir setzen keine Cookies ein und verwenden keinerlei Tracking-Methoden. Im Rahmen unseres Webangebots nutzen wir die Dienste des Informations- und Kommunikationszentrums der Universität Stuttgart (IZUS). IZUS arbeitet als unser Auftragsverarbeiter und hostet unser Webangebot. Die Daten, die über unsere Kontaktformulare der Webseite erhoben werden, werden also zunächst über die Server des IZUs verarbeitet, bevor sie in einem weiteren Schritt vom IZUs verschlüsselt an uns übermittelt werden. Das IZUs speichert keine personenbezogenen Daten auf seinen Servern, diese werden ausschließlich für den Versand an uns verwendet und anschließend gelöscht. Dies betrifft insbesondere die Konstellationen, wenn Sie unsere Webformular verwenden, um online eine Beschwerde einreichen, online Ihre*n Datenschutzbeauftragte*n zu melden oder auch, wenn Sie uns online eine Datenpanne melden. Bei Abschluss des Auftragsverarbeitungsvertrages mit dem IZU haben wir besonders Augenmerk darauf gelegt, dass das IZU Ihre Daten nur auf eine Art und Weise und zu den Zwecken verarbeitet, zu welchen wir angewiesen haben. Wenn Sie wissen wollen, wie unser Auftragsverarbeiter Daten verarbeitet, lesen Sie bitte die Datenschutzhinweise des IZUS.

Auf unserer Webseite werden Komponenten von verschiedenen Drittanbietern eingesetzt, um weitere Inhalte zur Verfügung zu stellen. Dazu gehören z.B. Verlinkungen zu Videos sowie ein Button zu unserem Social Media-Konto. Würden wir die von den Drittanbietern zur Verfügung gestellten Social-Media-Elemente unmittelbar in die Webseite einbetten, würden schon beim Laden der Webseite, auf der sie integriert sind, die URL der gerade geladenen Webseite, die IP-Adresse sowie ggf. weitere Informationen (z.B. Browsertyp) an den Drittanbieter übermittelt sowie ggf. Cookies der Drittanbieter gesetzt. Das Ganze geschähe auch dann, wenn Sie nicht bei dem Drittanbieter angemeldet oder dessen Mitglied sind. Wären Sie zusätzlich beim Aufruf der Webseite bei dem Drittanbieter angemeldet, könnte er weitere Informationen Ihrem dortigen Benutzerkonto zuordnen (z.B. welches Video Sie aufrufen, welchen Kommentar Sie abgeben, welche Informationen Sie teilen, etc.). Deshalb ist die Vorgabe für unsere Webseiten, dass Social-Media-Elemente von Drittanbietern nicht direkt eingebettet werden. Vielmehr kommen Lösungen zum Einsatz, bei denen erst nach einem bewussten Anklicken des Social-Media-Elements eine Verbindung zum Server des Drittanbieters aufgebaut und die damit verbundene Datenverarbeitung ausgelöst wird. Bitte beachten Sie, dass die dadurch ausgelöste Datenverarbeitung außerhalb des Einflussbereichs des LfDI liegt und die Datenschutzbestimmungen der Drittanbieter zu beachten sind.

Hier finden Sie die Datenschutzbestimmungen von Twitter: http://twitter.com/privacy.

Wenn Sie mit der Datenverarbeitung wie oben und durch den Drittanbieter beschrieben nicht einverstanden sind, klicken Sie bitte das Social-Media-Element nicht an.

Besucher unseres Twitter-Accounts

Wir verwalten unser Social Media Konto selbst und kümmern uns um die damit verbundenen Interaktionen. Wenn Sie uns eine private oder direkte Nachricht über soziale Medien senden, wird diese für 18 Monate bei Twitter gespeichert. Weitergehende Hinweise zu dem von uns betriebenen Twitter-Account können Sie hier abrufen.
Wir sehen all diese Informationen und entscheiden, wie wir mit diesen umgehen wollen.

Besucher unserer Dienststelle

Wir empfangen während unserer Geschäftszeiten Besucher in unserem Haus. Hierzu zählen neben Bürgern unter anderem auch Amts- und Würdenträger, externe Trainingsanbieter, Bewerber, Lieferanten und Handwerker, Interessenvertreter und Organisationen, die von uns eine Beratung wünschen.

Wenn Ihr Besuch geplant ist, teilen wir Ihren Namen und die dazugehörigen Informationen vor Ihrem Besuch unserem Empfang mit, damit Sie entsprechend zu Ihrem Ansprechpartner gebracht werden können.

Wenn Sie uns ohne Termin besuchen, informiert unser Empfang unsere*n Bürgerbeauftragte*n. Diese*r hilft Ihnen einen Besuchstermin zu vereinbaren und vermittelt Sie bei Fragen an den richtigen Mitarbeiter. Weitergehende Informationen zum Bürgerbeauftragten können Sie hier abrufen.

 

Gründe uns zu kontaktieren

Die Gründe uns zu kontaktieren können vielfältig sein. Je nach Situation können hierbei personenbezogene Daten, die wir von Ihnen verarbeiten, die Rechtsgrundlage, aufgrund derer wir Ihre Daten verarbeiten, eine eventuelle Weitergabe der personenbezogenen Daten und die Dauer, für die wir Ihre personenbezogenen Daten speichern, voneinander abweichen. In dem folgenden Abschnitt finden Sie daher weitergehende Informationen zu den spezifischen Verarbeitungssituationen.

Wir können auch Kenntnis von Ihren personenbezogenen Daten erhalten, ohne dass Sie uns Ihre personenbezogenen Daten mitteilen. Dies ist regelmäßig dann der Fall, wenn uns beispielsweise eine dritte Person einen Hinweis auf einen Datenschutzverstoß gibt, bei dem Sie als Verantwortlicher oder als Zeuge/Zeugin genannt werden. In diesem Fall werden wir Sie nach Artikel 14 DS-GVO darüber informieren, dass Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet werden.

Eine Beschwerde einreichen

Zu unserer gesetzlichen Aufgabe gehört es unter anderem, uns mit Beschwerden von betroffenen Personen, einer Stelle, Organisation oder eines Verbandes zu befassen (Artikel 77 DS-GVO). Hierbei untersuchen wir den Gegenstand der jeweiligen Beschwerde und klären den Sachverhalte in angemessenen Umfang auf (Artikel 57 Abs. 1 Buchstabe f DS-GVO). Wir verarbeiten die in der Beschwerde enthaltenen personenbezogenen Daten auf Basis von Artikel 6 Abs. 1 Buchstabe e DS-GVO. Diese Vorschrift erlaubt uns, personenbezogene Daten für die Wahrnehmung unserer gesetzlich übertragenen Aufgaben als Aufsichtsbehörde zu verarbeiten.

Wenn der von Ihnen vorgetragene Sachverhalt besondere Kategorien personenbezogener Daten, z.B. Angaben über Gesundheit, religiöse Überzeugung oder ethnische Herkunft enthält, stützen wir unsere Verarbeitung zusätzlich auch auf Artikel 9 Abs. 2 Buchstabe g DS-GVO. Es gehört zu der uns gesetzlich übertragenen, öffentlichen Aufgabe, Ihre Grundrechte zu schützen und zu wahren.

Um den Sachverhalt aufklären und Ihre Beschwerde prüfen zu können, benötigen wir Informationen von Ihnen. Daher ist bspw. unser Online-Beschwerdeformular so aufgebaut, dass wir von Ihnen die für uns relevanten Angaben abfragen, welche wir benötigen, um zu verstehen, was vorgefallen ist. Sobald Sie bei uns Beschwerde einreichen, legen wir hierzu einen Aktenvorgang an. Hierbei werden gewöhnlich Ihre Angaben und jede Information, die Sie uns gegeben haben, in Papierakten abgelegt. Unter anderem werden Ihr Name und Ihre Kontaktdaten zusätzlich in unserem elektronischen Programm zur Dokumentation des Postein- und –ausgangs bzw. der Verwaltung der Aktenhaltung gespeichert. Die jeweils zuständigen Mitarbeiter verwenden Ihre personenbezogenen Daten ausschließlich zur Bearbeitung Ihrer Beschwerde.

Wir erstellen und veröffentlichen zudem auch Statistiken, aus denen die Anzahl der bei uns eingegangenen Beschwerden ersichtlich wird. Diese Statistiken sind vollständig anonymisiert, so dass keine Rückschlüsse auf Sie und Ihre Beschwerde möglich sind.

Dritte haben keinen Zugang zu Ihren personenbezogenen Daten, es sei denn eine gesetzliche Vorschrift erlaubt einen solchen. Wenn sich Ihre Beschwerde gegen eine natürliche oder juristische Person, eine Behörde, Einrichtung oder andere Stelle richtet, müssen wir in der Regel Ihre Identität diesen Stellen gegenüber offenlegen.

In Betracht kommen dabei insbesondere folgende Kategorien von Empfängern:

  • Datenschutzaufsichtsbehörden des Bundes und der Länder oder eines Mitgliedstaates des Europäischen Wirtschaftsraumes (z.B. im Fall unserer Unzuständigkeit oder bei Verfahren der Zusammenarbeit und Kohärenz)
  • Gerichte und Staatsanwaltschaften (z.B. bei streitigen Bußgeldverfahren)
  • Öffentliche und nicht-öffentliche Stellen sofern es sich hierbei um die datenverarbeitende
    Stelle (Verantwortlicher oder Auftragsverarbeiter) handelt, gegen die sich Ihre Beschwerde

Nach Eingang Ihrer Beschwerde fordern wir die jeweilige Stelle zur Stellungnahme auf. Dies bedeutet, dass wir zugleich auch von den angefragten Stellen personenbezogene Daten über Ihre Person erhalten können. Um der betroffenen Stelle zu erklären, worin wir einen Datenschutzverstoß sehen und – falls nötig – diese bezüglich einer zukünftigen datenschutzgerechten Verarbeitung beraten zu können, kann es notwendig sein, Ihre Identität offenzulegen.

Wenn Sie nicht wollen, dass wir Ihre Identität oder Angaben, die Rückschlüsse auf Sie selbst zulassen, den jeweiligen Stellen übermitteln, versuchen wir dies zu berücksichtigen. Sie haben daher u.a. auch im Fall der Online-Beschwerde die Möglichkeit zu verlangen, dass Ihre Identität bei Aufforderung zur Stellungnahme der verantwortlichen Stelle nicht offen gelegt wird und wir Ihre Beschwerde anonym behandeln. Jedoch weisen wir darauf hin, dass es nicht immer möglich ist, eine anonyme Beschwerde sachgerecht zu bearbeiten. Im Zweifelsfall werden wir Sie kontaktieren, um das weitere Vorgehen mit Ihnen zu besprechen. Wenn Sie stellvertretend für eine andere Person eine Beschwerde einreichen, werden wir Sie bitten, uns Ihre Identität nachzuweisen und uns gegebenenfalls einen Nachweis zu erbringen, dass Sie entsprechend bevollmächtigt sind im Auftrag eines Anderen tätig zu werden.

Im Falle von aufsichtsbehördlichen Maßnahmen und Bußgeldverfahren nutzen wir Ihre Daten unter Umständen als Beweismittel in aufsichtsrechtlichen und gerichtlichen Verfahren.

Die für die Fallbearbeitung benötigten Daten, die wir im Rahmen unserer Aufsichtstätigkeit verarbeiten, werden in der Regel drei Jahre nach Abschluss des Verfahrens vernichtet, es sei denn, die Unterlagen werden vom Landesarchiv übernommen. Diese Frist beginnt mit Ablauf des Jahres, in dem die Bearbeitung der Beschwerde abgeschlossen wird. Zeitgleich mit der Vernichtung der Unterlagen werden auch die dazugehörigen Einträge in unserem elektronischem Aktenverwaltungssystem gelöscht.

Wir handeln in unserer amtlichen Funktion Ihre Beschwerde zu ermitteln, daher haben Sie das Recht, der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu widersprechen. Es gibt jedoch auch berechtigte Interessen, die uns erlauben, Ihren Widerspruch zurückzuweisen. Diese hängen von den jeweiligen Umständen ab, weshalb wir Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten.

Für weitergehende Informationen über Ihre Rechte, lesen Sie bitte hier: Ihre Rechte.

Bei Bearbeitung Ihrer Beschwerde arbeiten wir nicht mit Auftragsverarbeitern zusammen. Anderes gilt, wenn Sie Ihre Beschwerde per Online-Beschwerdeformular einreichen. Informationen hierzu finden Sie hier.

Eine Anfrage stellen

Wenn Sie sich mit uns in Verbindung setzen, um eine Anfrage zu stellen, erheben wir Informationen, einschließlich Ihrer personenbezogener Daten, damit wir auf Ihre Anfrage reagieren und unsere Verpflichtungen als Aufsichtsbehörde erfüllen können.

Wir verarbeiten die in der Anfrage enthaltenen personenbezogenen Daten auf Basis von Artikel 6 Abs. 1 Buchstabe e DS-GVO, § 4 LDSG. Diese Vorschrift erlaubt uns, personenbezogene Daten zu verarbeiten, wenn dies für die Wahrnehmung unserer gesetzlich übertragenen Aufgaben als Aufsichtsbehörde erforderlich ist.

Wenn der von Ihnen vorgetragene Sachverhalt besondere Kategorien personenbezogener Daten, z.B. Angaben über Gesundheit, religiöse Überzeugung oder ethnische Herkunft enthält, stützen wir unsere Verarbeitung zusätzlich auch auf Artikel 9 Abs. 2 Buchstabe g DS-GVO. Es gehört zu der uns gesetzlich übertragenen, öffentlichen Aufgabe, Ihre Grundrechte zu schützen und zu wahren.

Wir benötigen genügend Informationen von Ihnen, um Ihre Anfrage zu beantworten. Wenn Sie uns anrufen, fertigen wir keine Audioaufnahme an. In der Regel benötigen wir zur Beantwortung Ihrer Anfrage keine personenbezogenen Daten von Ihnen. Unter bestimmten Umständen können wir uns jedoch Notizen machen, um Ihnen bei Bedarf einen weiteren Service zu bieten. Wenn Sie uns per E-Mail oder Post kontaktieren, benötigen wir für unsere Antwort Ihre Kontaktdaten.

Wir legen bei umfangreichen Anfragen einen Aktenvorgang in unserem Fallverwaltungssystem an, um Ihre Anfrage zu erfassen und an die zuständige Fachabteilung unseres Hauses zuleiten zu können. Ihr Name und Ihre Kontaktdaten werden zusätzlich in unserem elektronischen Programm zur Dokumentation des Postein- und –ausgangs bzw. der Verwaltung der Aktenhaltung gespeichert. Zudem werden gewöhnlich Ihre Angaben und jede Information, die Sie uns gegeben haben, in Papierakten abgelegt. Ebenso verfahren wir mit unseren Antwortschreiben.

Wir verwenden die uns zur Verfügung gestellten Informationen, um die Anfrage und damit eventuell auftretende Fragestellungen zu beantworten und um den Grad der von uns erbrachten Beratungsleistungen zu überprüfen.

Die für die Fallbearbeitung benötigten Daten, die wir im Rahmen unserer Aufsichtstätigkeit verarbeiten, werden in der Regel drei Jahre nach Abschluss des Verfahrens vernichtet, es sei denn, die Unterlagen werden vom Landesarchiv übernommen. Diese Frist beginnt mit Ablauf des Jahres, in dem die Bearbeitung der Anfrage abgeschlossen wird. Zeitgleich mit der Vernichtung der Unterlagen werden auch die dazugehörigen Einträge in unserem elektronischem Aktenverwaltungssystem gelöscht.

Wir handeln in unserer amtlichen Funktion Ihre Anfrage zu beantworten, daher haben Sie das Recht, der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu widersprechen. Es gibt jedoch auch berechtigte Interessen, die uns erlauben, Ihren Widerspruch zurückzuweisen. Diese hängen von den jeweiligen Umständen ab, weshalb wir Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten.

Für weitergehende Informationen über Ihre Rechte, lesen Sie bitte hier: Ihre Rechte.

Bei Bearbeitung Ihrer Anfrage arbeiten wir nicht mit Auftragsverarbeitern zusammen.

Sie wollen bei uns arbeiten

Wir verarbeiten Ihre Bewerbungsdaten, um beurteilen zu können, ob Sie die Eignung, Befähigung und fachliche Leistung für die Stelle, auf die Sie sich bewerben, besitzen (Artikel 6 Abs. 1 Buchstabe b DS-GVO). Für uns ergeben sich die rechtlichen Vorgaben für das Auswahlverfahren insbesondere aus Artikel 33 Abs. 2 Grundgesetz, dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz und dem Haushaltsrecht. Rechtsgrundlage für die Verarbeitungen im Rahmen des Auswahlverfahrens zur Begründung eines Beamten-, Beschäftigten- oder Praktikantenverhältnisses ist § 15 LDSG i.V.m. §§ 83 bis 85 des Landesbeamtengesetzes (Die Rechtsgedanken dieser Vorschriften des Landesbeamtengesetztes finden grundsätzlich auch für die Beschäftigten und Praktikanten entsprechende Anwendung).

Wenn Ihre Bewerbungsunterlagen besondere Kategorien personenbezogener Daten, z.B. Angaben über Gesundheit, religiöse Überzeugung oder ethnische Herkunft, enthalten, stützen wir unsere Verarbeitung aufgrund unserer gesetzlichen Pflichten als Arbeitgeber und dem damit verbunden Schutz Ihrer Grundrechte zusätzlich auch auf Artikel 9 Abs. 2 Buchstabe b DS-GVO. Darüber hinaus verarbeiten wir Ihre Angaben auch auf Basis von Artikel 9 Abs. 2 Buchstabe h DS-GVO, um die Arbeitsfähigkeit potentieller Arbeitnehmer beurteilen zu können und gegebenenfalls arbeitsmedizinische und Gesundheitsvorsorgemaßnahmen ergreifen zu können.

Im Bewerbungsprozess werden wir all die von Ihnen gegebenen Informationen dazu verwenden, um Ihre Bewerbung voranzubringen und um zu prüfen, ob wir Ihnen einen Arbeitsplatz bei uns anbieten können. Zudem haben wir unsere rechtlichen Verpflichtungen als Arbeitgeber zu erfüllen. Die Bereitstellung der personenbezogenen Daten ist für die Rechtmäßigkeit des durchzuführenden Auswahlverfahrens erforderlich. Das Fehlen von relevanten personenbezogenen Daten in den Bewerbungsunterlagen kann die Nichtberücksichtigung bei der Vergabe der freien Stelle zur Folge haben. Für uns ergeben sich die rechtlichen Vorgaben für das Auswahlverfahren insbesondere aus Artikel 33 Abs. 2 Grundgesetz, dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz und dem Haushaltsrecht. Danach ist die Auswahlentscheidung nach Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung zu treffen.

Wir werden die von Ihnen gemachten Angaben mit keinem Dritten teilen. Empfänger der in den Bewerbungsunterlagen enthaltenen personenbezogenen Daten sind die jeweils zuständigen Personalverantwortlichen, sowie die Personalvertretungen unseres Hauses.

Wir werden Ihre Kontaktdaten ausschließlich dafür verwenden, um mit Ihnen Kontakt aufzunehmen und Sie über den Fortlauf des Bewerbungsverfahrens zu informieren. Sonstige in den Bewerbungsunterlagen enthaltene Angaben nutzen wir ausschließlich um Ihre Eignung für die zu besetzende Stelle feststellen zu können.

Ihre personenbezogenen Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind. Für den Fall, dass es im Anschluss an das Bewerbungsverfahren zu einem Beschäftigungsverhältnis, Ausbildungsverhältnis, Praktikum oder sonstigen Dienstverhältnis kommt, werden die Daten zunächst weiterhin gespeichert und in die Personalakte überführt. Ansonsten endet das Bewerbungsverfahren für Sie mit dem Zugang einer Absage.

Ihre personenbezogenen Daten werden in diesem Fall vier Monate nach dem Zugang der Ablehnung gelöscht, soweit eine längere Speicherung nicht zur Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist. Wenn Sie nach Ablehnung Ihrer Bewerbung wünschen, dass wir Sie bei einem nachfolgendem Auswahlverfahren einbeziehen, speichern wir Ihre Bewerbungsunterlagen auf Basis einer Einwilligung, Artikel 6 Abs. 1 Buchstabe a DS-GVO. Eine Einwilligung holen wir in diesem Fall gesondert von Ihnen ein. Bis zum nächsten Auswahlverfahren werden Ihre Bewerbungsunterlagen dann aufbewahrt und wie im Falle der Erstbewerbung beschrieben vier Monaten nach dem Zugang der Ablehnung vernichtet, soweit eine längere Speicherung nicht zur Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist.

Im Rahmen von Bewerbungsverfahren arbeiten wir nicht mit Auftragsverarbeitern zusammen.

Eine uns erteilte Einwilligung können Sie jederzeit widerrufen. Der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten können Sie jederzeit widersprechen. Insbesondere haben Sie jederzeit die Möglichkeit, Ihre Bewerbung zurückzuziehen. Für weitergehende Informationen über Ihre Rechte, lesen Sie bitte hier: Ihre Rechte.

Pressestelle kontaktieren

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten, um auf Ihre Anfragen reagieren zu können und um Ihnen die angefragten Informationen für Ihre Veröffentlichung zur Verfügung stellen zu können. Die gesetzliche Grundlage dieser Datenverarbeitungen ist unsere öffentliche Aufgabe als Aufsichtsbehörde sowie unsere gesetzliche Verpflichtung die Öffentlichkeit im Bereich des Datenschutzes zu sensibilisieren gemäß Artikel 6 Abs. 1 Buchstabe e DS-GVO

Um Ihre Presseanfrage beantworten zu können benötigen wir von Ihnen genügend Informationen. Wir werden daher Ihren Namen und Kontaktdaten und – falls notwendig – den Namen der Organisation, die Sie repräsentieren, aufnehmen.

Wir benötigen diese Angaben um zu dokumentieren mit wem wir gesprochen haben und was Gegenstand der Presseanfrage ist. Können wir Ihre Anfrage einmal nicht telefonisch beantworten, benötigen wir Ihre Kontaktdaten für die sich anschließende Kommunikation.

Wir werden Ihre personenbezogenen Daten dazu verwenden, Ihnen zu antworten und werden sowohl mündliche, als auch schriftliche Kommunikation mit Ihnen dokumentieren. Wenn wir Ihnen unsere Pressemitteilungen übersenden und auf Medienanfragen antworten verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten in unserer amtlichen Funktion als Aufsichtsbehörde. Das bedeutet, dass Sie das Recht haben, der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu widersprechen. Es gibt jedoch auch berechtigte Interessen, die uns erlauben, Ihren Widerspruch zurückzuweisen. Diese hängen von den jeweiligen Umständen ab, aufgrund derer wir Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten.

Zudem verwenden wir Ihre Kontaktdaten um Ihnen Pressemitteilungen und Publikationen zukommen zu lassen, wenn Sie dies ausdrücklich wünschen. Wir verarbeiten in diesen Fälle Ihre personenbezogenen Daten auf Basis der Rechtsgrundlage des Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe a DS-GVO.

Sie können uns jederzeit mitteilen, dass Sie von uns keinerlei Pressemitteilungen mehr erhalten möchten. Hierfür genügt der Wiederruf der uns zuvor erteilten Einwilligung. Wir werden in diesem Fall sofort Ihren Wunsch berücksichtigen.

Weitergehende Informationen zu Ihren Rechten finden Sie hier: Ihre Rechte.

An einer Veranstaltung „Datenschutz als Kulturaufgabe“ teilnehmen

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten, um die Teilnahme an Veranstaltungen zu erleichtern und um Ihnen Informationen zu Veranstaltungen im Kulturbereich zur Verfügung stellen zu können. Die gesetzliche Grundlage dieser Datenverarbeitungen ist unsere öffentliche Aufgabe als Aufsichtsbehörde sowie unsere gesetzliche Verpflichtung die Öffentlichkeit im Bereich des Datenschutzes zu sensibilisieren gemäß Artikel 6 Abs. 1 Buchstabe e DS-GVO, § 4 LDSG.

Wir werden Ihre personenbezogenen Daten dazu verwenden, Ihnen zu antworten und sowohl die mündliche, als auch schriftliche Kommunikation mit Ihnen zu dokumentieren. Zudem verwenden wir Ihre Kontaktdaten um Ihnen Veranstaltungseinladungen zukommen zu lassen, wenn Sie dies ausdrücklich wünschen.

Um Ihnen Einladungen zu den Veranstaltungen zusenden zu können benötigen wir Ihren Namen und Ihre Kontaktdaten und – falls notwendig – den Namen der Organisation, die Sie repräsentieren. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist Ihre Einwilligung gemäß Artikel 6 Abs. 1 Buchstabe a DS-GVO. Wenn wir personenbezogene Daten über spezifische Ernährungsbedürfnisse – oder Zugangsbedingungen erheben, benötigen wir ebenfalls Ihre Zustimmung (gemäß Artikel 9 Absatz 2 Buchstabe a), da diese Art von Information als besonders sensible Daten klassifiziert werden.

Wir nutzen diese Angaben, um den Ablauf unserer Veranstaltungen planen und Ihnen einen entsprechenden Service bieten zu können. Ihre Kontaktdaten benötigen wir bei einer Anfrage für die sich anschließende Kommunikation. Wir legen bei unseren Veranstaltungen keine Teilnehmerlisten aus.

Die für die Veranstaltungsorganisation benötigten Daten, die wir im Rahmen unserer Sensibilisierungstätigkeit verarbeiten, werden in der Regel drei Jahre nach der Veranstaltung vernichtet. Diese Frist beginnt mit Ablauf des Jahres, in dem die Veranstaltung stattgefunden hat.

Eine uns erteilte Einwilligung können Sie jederzeit widerrufen. Der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten können Sie jederzeit widersprechen. Wenn Sie dies tun, werden wir unsere Datensätze umgehend aktualisieren, um Ihre Wünsche zu berücksichtigen. Für weitergehende Informationen über Ihre Rechte, lesen Sie bitte hier: Ihre Rechte.

Bei Planung von Veranstaltungen arbeiten wir nicht mit Auftragsverarbeitern zusammen.

Abonnieren unseres Newsletters

Wir verwenden Ihre personenbezogenen Daten, um Ihnen unseren Newsletters zuzusenden und Sie anlassbezogen über Schwerpunktthemen des Datenschutzes und der Informationsfreiheit zu informieren. Zudem informieren wir Sie über neue, aktualisierte Publikationen des LfDI und anstehende Veranstaltungen. Für die Übersendung des Newsletters benötigen wir ausschließlich die Angabe Ihrer E-Mail-Adresse. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist Ihre Einwilligung gem. Artikel 6 Abs. 1 Buchstabe a DS-GVO. Die Einwilligung kann jederzeit widerrufen werden.

Wir verwenden Ihre personenbezogenen Daten ausschließlich für den Versand unseres Newsletters. Nach Eintragung Ihrer E-Mail-Adresse erhalten Sie von uns eine Bestätigungsmail. Den Newsletter übersenden wir Ihnen monatlich. Ihre Daten werden für die Zeit des Abonnements in einem elektronischen Newslettersystem gespeichert.

Da wir unsere Verarbeitung auf Ihre Einwilligung stützen, bedeutet dies, dass Sie das Recht haben jederzeit Ihre Einwilligung zu widerrufen, oder einer Verarbeitung Ihrer personenbezogener Daten zum Zwecke des Newsletter-Versands widersprechen können. Wenn Sie dies tun, werden wir Sie unverzüglich aus unserem Newsletter-Verteiler entfernen, um Ihrem Wunsch zu entsprechen.

Weitergehende Informationen zu Ihren Rechten finden Sie hier: Ihre Rechte.

Wir nutzen im Rahmen unseres Webangebots das Informations- und Kommunikationszentrum der Universität Stuttgart (IZUS) als Auftragsverarbeiter. Das IZUS hostet unser Webangebot. Für weitergehende Informationen lesen Sie bitte die Datenschutzhinweise des IZUS

Auskunft von uns verlangen

Sie haben das Recht von uns Auskunft und Bestätigung darüber zu verlangen, ob wir Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten und – wenn dies zutrifft – Auskunft über diese personenbezogenen Daten zu verlangen. Wir sind gem. Artikel 15 DS-GVO rechtlich verpflichtet, diesem Wunsch nachzukommen. Um Ihnen die gewünschten Informationen geben zu können, müssen wir unseren Datenbestand durchsuchen, also Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten.

Die gesetzliche Grundlage hierfür ist Artikel 6 Abs. 1 Buchstabe c DS-GVO, der eine Verarbeitung dann zulässt, wenn diese erforderlich ist, um einer rechtlichen Verpflichtung nachzukommen, der wir unterliegen.

Wenn die Angaben, die Sie uns in Bezug auf Ihr Auskunftsverlangen zur Verfügung stellen, spezielle Kategorien von Daten, wie Angaben zu Gesundheit, religiöser Überzeugung oder ethnischer Herkunft enthalten, stützen wir unsere Verarbeitung zudem auch auf die Rechtsgrundlage des Artikel 9 Abs. 2 Buchstabe g DS-GVO. Dies bedeutet, dass diese Verarbeitung unsere öffentliche Aufgabe ist und der Wahrung Ihrer Grundrechte dient.

Wir benötigen von Ihnen Informationen, um auf Ihr Auskunftsbegehren antworten zu können und um die Informationen zu finden, die Sie suchen. Hierdurch können wir unseren rechtlichen Verpflichtungen nachkommen, die sich u.a. aus der DS-GVO und den Informationsfreiheitsgesetzen ergeben.

Wenn wir von Ihnen eine Auskunftsanfrage erhalten, legen wir hierzu einen Aktenvorgang mit den Details Ihrer Anfrage an. Hierbei werden gewöhnlich Ihre Angaben und jede Information, die Sie uns gegeben haben, in Papierakten abgelegt. Ihr Name und Ihre Kontaktdaten werden zusätzlich in unserem elektronischen Programm zur Dokumentation des Postein- und -ausgangs bzw. der Verwaltung der Aktenhaltung gespeichert.

Wenn Sie eine Anfrage bezüglich Ihrer personenbezogenen Daten stellen oder im Namen einer Person handeln, die eine solche Anfrage stellt, fragen wir nach Informationen, die uns Ihre Identität bestätigen. Wenn notwendig, fragen wir auch nach Informationen, die zeigen, dass Sie befugt sind, im Namen einer anderen Person zu handeln. Wir verwenden die uns zur Verfügung gestellten Informationen, ausschließlich um Ihre Auskunftsanfrage zu bearbeiten.

Wenn es sich bei der Anfrage um Informationen handelt, die wir von einer anderen Stelle oder einem Dritten erhalten haben, z. B. in Bezug auf eine Beschwerde, konsultieren wir routinemäßig die jeweilige Stelle oder den Dritten, um deren Meinung zur Offenlegung des Materials einzuholen.

Wir erstellen und veröffentlichen zudem auch Statistiken, aus denen die Anzahl der bei uns eingegangenen Auskunftsbegehren ersichtlich wird. Diese Statistiken sind vollständig anonymisiert, so dass keine Rückschlüsse auf Sie möglich sind.

Die für die Auskunftsanfrage benötigten Daten, die wir aufgrund unserer gesetzlichen Verpflichtung verarbeiten, werden in der Regel drei Jahre nach Abschluss des Verfahrens vernichtet, es sei denn, die Unterlagen werden vom Landesarchiv übernommen. Diese Frist beginnt mit Ablauf des Jahres, in dem die Bearbeitung der Auskunftsanfrage abgeschlossen wird.

Für weitergehende Informationen über Ihre Rechte, lesen Sie bitte hier: Ihre Rechte.

Bei Bearbeitung Ihres Auskunftsbegehrens arbeiten wir nicht mit Auftragsverarbeitern zusammen.

 

Als Verantwortlicher oder Auftragsverarbeiter Kontakt mit uns haben

Die DS-GVO enthält eine Vielzahl von Melde- und Mitteilungspflichten für Verantwortliche und Auftragsverarbeiter. Diese Meldungen werden von uns verarbeitet. Außerdem können Sie als Verantwortlicher von uns auch gewisse Service-Leistungen verlangen. In den folgendem Abschnitt erhalten Sie je nach Situation untergliederte Informationen hierzu.

Wir verarbeiten Namen und Kontaktdaten von Personen, die in ihrer Eigenschaft als Vertreter ihrer Organisationen im gesamten Unternehmen tätig sind:

Handelt es sich dabei um Interaktionen in Bezug auf unsere Funktion als Aufsichtsbehörde, ist die Rechtsgrundlage Artikel 6 Abs. 1 Buchstabe e DS-GVO.
Wir gehen auch vertragliche Beziehungen in den Bereichen Dienstleistungen, Beschaffungen, Gebäudemanagement, IT-Dienste usw. ein. Hier stützen wir unsere Verarbeitung auf die gesetzliche Grundlage des Artikel 6 Abs. 1 Buchstabe c DS-GVO oder Artikel 6 Abs. 1 Buchstabe f DS-GVO, da die Verarbeitung zur Wahrung unserer berechtigten Interessen erforderlich ist.

Meldung von Datenpannen

Verantwortliche und Auftragsverarbeiter sind gesetzlich verpflichtet gem. Artikel 33 Abs. 1, 2 DS-GVO der Aufsichtsbehörde unverzüglich und möglichst binnen 72 Stunden Datenpannen zu melden, wenn durch einen Vorfall ein Risiko für die Rechte betroffener Personen entstanden ist. Unsere Zuständigkeit für öffentliche und nicht-öffentliche Stellen folgt aus Artikel 51, 55 DS-GVO, § 40 Abs. 3 BDSG und § 25 Abs. 1 LDSG. Wir verarbeiten die im Rahmen der Pannenmeldung erhobenen personenbezogenen Daten aufgrund unserer gesetzlichen Verpflichtung als Aufsichtsbehörde (Artikel 6 Abs. 1 Buchstabe c DS-GVO) und zur weiteren Bearbeitung der Meldung sowie zur Prüfung, ob betroffene Personen nach Artikel 34 Abs. 1 DS-GVO über die Verletzung zu benachrichtigen sind.

Die Bereitstellung personenbezogener Daten zu Ihrer Person gegenüber dem LfDI im Zusammenhang mit Datenpannenmeldungen erfolgt auf der Grundlage der gesetzlichen Verpflichtung des Artikels 33 DS-GVO. Sollten Sie uns gegenüber darüber hinaus zur Auskunft verpflichtet sein, weisen wir Sie hierauf durch eine gesonderte Erklärung hin, in der wir Sie auf gegebenenfalls bestehende rechtlich nachteilige Folgen einer durch Sie unterbliebenen Auskunft aufmerksam machen.

Wir nutzen die gesammelten Daten um die Datenpanne zu dokumentieren, um Entscheidungen darüber zu treffen, welche Maßnahmen wir ergreifen werden, um Sie für weitere Angaben zu kontaktieren und um Sie über alle Maßnahmen, die wir getroffen haben, zu informieren.

Wir speichern die im Rahmen der Datenpannenmeldung erhobenen Angaben für die Dauer von drei Jahren. Die für die Fallbearbeitung benötigten Daten, die wir im Rahmen unserer Aufsichtstätigkeit verarbeiten, werden in der Regel drei Jahre nach Abschluss des Verfahrens vernichtet, es sei denn, die Unterlagen werden vom Landesarchiv übernommen. Diese Frist beginnt mit Ablauf des Jahres, in dem die Bearbeitung der Datenpanne abgeschlossen wird. Zeitgleich mit der Vernichtung der Unterlagen werden auch die dazugehörigen Einträge in unserem elektronischem Aktenverwaltungssystem gelöscht.

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten in unserer amtlichen Funktion als Aufsichtsbehörde, daher haben Sie das Recht, der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu widersprechen. Es gibt jedoch auch berechtigte Interessen, die uns erlauben, Ihren Widerspruch zurückzuweisen. Diese hängen von den jeweiligen Umständen ab, aufgrund derer wir Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten.

Für weitergehende Informationen über Ihre Rechte, lesen Sie bitte hier: Ihre Rechte.

Bei Meldung Ihrer Datenpanne arbeiten wir nicht mit Auftragsverarbeitern zusammen. Anderes gilt, wenn Sie Ihre Meldung per Online-Meldeformular einreichen. Informationen hierzu finden Sie hier.

Meldung von Datenschutzbeauftragten

Verantwortliche und Auftragsverarbeiter sind gesetzlich gem. Artikel 37 Abs. 7 DS-GVO dazu verpflichtet, uns als Aufsichtsbehörde die Kontaktdaten Ihres bestellten Datenschutzbeauftragten mitzuteilen.

Es gibt mehrere Wege uns den Datenschutzbeauftragten mitzuteilen, unter anderem per Telefon, E-Mail, per Briefpost oder auch über das Onlineformular auf unserer Webseite.

Wir verarbeiten die im Rahmen der Meldung von Datenschutzbeauftragten enthaltenen personenbezogenen Daten allein zum Zweck der Führung eines Registers der Datenschutzbeauftragten im Rahmen unseres gesetzlichen Auftrages und für eine Kontaktaufnahme im Bedarfsfall.  Rechtsgrundlage für die Verarbeitung sind die Vorschriften zu Aufgaben und Befugnissen der Aufsichtsbehörden aus Artikel 6 Abs. 1 Buchstabe c, Abs. 3 DS-GVO. Unsere Zuständigkeit folgt aus Artikel 51 und Artikel 55 DS-GVO, § 40 Abs. 3 BDSG und § 25 Abs. 1 LDSG.

Innerhalb des Online-Formulars haben wir freiwillige, also optionale, Angaben mit einem „*“ gekennzeichnet. Hierzu zählt u.a. die Angabe einer Kontaktperson der meldenden Stelle. Die Erhebung optionaler Angaben dient allein dem Zweck, uns Nachfragen bzgl. der im Meldeformular gemachten Angaben zu ermöglichen. Sie werden also lediglich für den Fall von Rückfragen verarbeitet. Haben wir keinerlei Nachfrage, werden die optionalen Angaben nach der Bearbeitung der Meldung gelöscht.

In allen anderen Fällen löschen wir Ihre Daten, wenn Sie sich formlos abmelden, wenn uns seitens des Verantwortlichen mitgeteilt wird, dass sich in der Person des Datenschutzbeauftragten Änderungen ergeben haben oder wenn uns bekannt wird, dass das entsprechende Unternehmen nicht mehr existiert.

Für Informationen über Ihre Rechte, lesen Sie bitte hier: Ihre Rechte.

Wenn Sie uns Ihre*n Datenschutzbeauftragte*n melden, arbeiten wir nicht mit Auftragsverarbeitern zusammen. Anderes gilt, wenn Sie Ihre Meldung per Online-Meldeformular einreichen. Informationen hierzu finden Sie hier.

Kontroll- und Beratungsbesuche

Wir verarbeiten im Rahmen von Kontroll- und Beratungsbesuchen personenbezogene Daten, um relevante Ansprechpartner in Ihrer Organisation zu haben und um Ihnen das Ergebnis unseres Besuchs mitzuteilen.

Die Rechtsgrundlage, auf die wir die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten stützen, ist Artikel 6 Abs. 1 Buchstabe e DS-GVO. Hiernach dürfen wir personenbezogene Daten verarbeiten, wenn dies zur Erfüllung unserer öffentlichen Aufgaben als Aufsichtsbehörde erforderlich ist.

Wenn wir einen Kontroll- oder Beratungsbesuch durchführen, nehmen wir den Namen und die Kontaktdaten des Hauptansprechpartners Ihrer Organisation auf. Hierbei kann es vorkommen, dass wir während des Besuchs auch personenbezogene Daten anderer Mitarbeiter aufnehmen.

Wir verwenden die gesammelten Daten, um den Kontroll- / Beratungsbesuch durchzuführen und die zuvor von Ihnen gemachten Angaben zu überprüfen.

In unserem jährlichen Tätigkeitsbericht können wir eine Zusammenfassung der von uns durchgeführten Prüfungen veröffentlichen. Die Beiträge des Tätigkeitsberichts enthalten jedoch keinerlei personenbezogene Daten. Im Tätigkeitsbericht können wir über die Tatsache berichten, dass wir einen Beratungs- oder Kontrollbesuch in Ihrer Organisation durchgeführt haben und ob wir hierbei Verstöße festgestellt haben, dieser enthält jedoch keine personenbezogenen Daten.

Wir speichern die im Rahmen der Kontroll- und Beratungsbesuchen erhobenen Angaben für die Dauer von drei Jahren. Die für die Fallbearbeitung benötigten Daten, die wir im Rahmen unserer Aufsichtstätigkeit verarbeiten, werden in der Regel drei Jahre nach Abschluss des Verfahrens vernichtet, es sei denn, die Unterlagen werden vom Landesarchiv übernommen. Diese Frist beginnt mit Ablauf des Jahres, in dem die Bearbeitung der Beschwerde abgeschlossen wird.

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten in unserer amtlichen Funktion als Aufsichtsbehörde, daher haben Sie das Recht, der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten aus Gründen, die sich aus ihrer besonderen Situation ergeben, zu widersprechen. Es gibt jedoch auch berechtigte Interessen, die uns erlauben, Ihren Widerspruch zurückzuweisen. Diese hängen von den jeweiligen Umständen ab, aufgrund derer wir Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten.

Für weitergehende Informationen über Ihre Rechte, lesen Sie bitte hier: Ihre Rechte.

Bei Kontroll- und Beratungsbesuchen arbeiten wir nicht mit Auftragsverarbeitern zusammen.

Datenschutz-Folgenabschätzung zur Konsultation vorlegen

Der Verantwortliche ist nach Artikel 36 Abs. 1-3 DS-GVO verpflichtet die Aufsichtsbehörde vor einer hochriskanten Verarbeitung zu konsultieren. Dies bedeutet, dass Sie Ihre Datenschutz-Folgenabschätzung (DS-FA) an uns als Aufsichtsbehörde zu übermitteln haben, wenn nach durch geführter DS-FA die Verarbeitung noch immer ein hohes Risiko zur Folge hätte und die Risiken der geplanten Verarbeitung nicht erfolgreich eingedämmt werden können. Bei einer solchen sogenannten vorherigen Konsultation verarbeiten wir u.a. Name und Kontaktdaten des für die Verarbeitung Verantwortlichen.

Wir verarbeiten diese Informationen, um überprüfen zu können, ob die von Ihnen zur vorherigen Konsultation vorgelegte Datenschutz-Folgenabschätzung und die geplanten Verarbeitungen im Einklang mit der DS-GVO stehen und um Ihnen entsprechend antworten zu können. Wir stützen unsere Verarbeitung auf Artikel 6 Abs. 1 Buchstabe e DS-GVO, da diese zur Erfüllung unserer Pflichten und öffentlichen Aufgabe als Aufsichtsbehörde erforderlich ist.

Wir verwenden die übermittelten Daten, um die DSFA zu dokumentieren und um Entscheidungen über die Verarbeitung zu treffen. Hierbei kann es vorkommen, dass wir Sie kontaktieren, um weitere Informationen zu erhalten und um Sie über das Ergebnis der Konsultation zu informieren.

Wir speichern die im Rahmen der vorherigen Konsultation erhobenen Angaben für die Dauer von drei Jahren. Daten, die wir im Rahmen unserer Aufsichtstätigkeit verarbeiten, werden in der Regel 3 Jahre nach Abschluss des Verfahrens vernichtet, es sei denn, die Unterlagen werden vom Landesarchiv übernommen. Diese Frist beginnt mit Ablauf des Jahres, in dem die Bearbeitung der vorherigen Konsultation abgeschlossen wird.

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten in unserer amtlichen Funktion als Aufsichtsbehörde, daher haben Sie das Recht, der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten aus Gründen, die sich aus ihrer besonderen Situation ergeben, zu widersprechen Es gibt jedoch auch berechtigte Interessen, die uns erlauben, Ihren Widerspruch zurückzuweisen. Diese hängen von den jeweiligen Umständen ab, aufgrund derer wir Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten.

Für weitergehende Informationen über Ihre Rechte, lesen Sie bitte hier: Ihre Rechte.

Im Rahmen der vorherigen Konsultation arbeiten wir nicht mit Auftragsverarbeitern zusammen.

Binding Corporate Rules zur Genehmigung einreichen

Wenn Sie bei uns Binding Corporate Rules (BCRs), also verbindliche interne Datenschutzvorschriften, zur Genehmigung gem. Artikel 47 Abs. 1 DS-GVO einreichen, verarbeiten wir Ihre personenbezogene Daten, um einen Ansprechpartner und eine Kontaktstelle in Ihrer Organisation zu haben und um Ihnen das Ergebnis des Genehmigungsverfahrens mitzuteilen.

Wir stützen unsere Verarbeitung auf Artikel 6 Abs. 1 Buchstabe e DS-GVO. Diese Vorschrift ermöglicht uns, personenbezogene Daten zu verarbeiten, wenn dies zur Erfüllung unserer öffentlichen Aufgaben als Aufsichtsbehörde erforderlich ist.

Wenn wir BCR-Anträge prüfen und genehmigen, erfassen wir u.a. Namen und Kontaktdaten des Hauptansprechpartners Ihrer Organisation und gegebenenfalls auch Name und Kontaktdaten der gesetzlichen Vertreter Ihrer Organisation.

Wir verarbeiten die personenbezogenen Daten, um den BCR-Antrag zu bewerten, um die nationale Genehmigung ausstellen zu können und um zu dokumentieren, welche Informationen uns hierfür bereitgestellt worden sind.

In unserem jährlichen Tätigkeitsbericht können wir über die Tatsache berichten, dass wir für Ihre Organisation die vorgelegten BCRs genehmigt haben. Hierin sind keinerlei personenbezogene Daten enthalten.

Wir speichern die finalisierten Binding Corporate Rules für die Dauer von drei Jahren.  Diese Frist beginnt mit Ablauf des Jahres, in dem die Vereinbarung der BCRs abgeschlossen wurde.

Bei Prüfung der BCRs verarbeiten wir personenbezogene Daten in unserer amtlichen Funktion als Aufsichtsbehörde. Sie haben daher das Recht, der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu widersprechen. Es gibt jedoch auch berechtigte Interessen, die uns erlauben, Ihren Widerspruch zurückzuweisen. Diese hängen von den jeweiligen Umständen ab, aufgrund derer wir Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten. Für weitergehende Informationen über Ihre Rechte, lesen Sie bitte hier: Ihre Rechte.

Im Rahmen der Genehmigung von BCRs arbeiten wir nicht mit Auftragsverarbeitern zusammen.