Die meisten Schüler gehen während ihrer Schulzeit auf zwei Schulen, nämlich in die Grundschule und auf eine weiterführende Schule. Nur wenn nötig, wechseln sie erneut. Das kann unterschiedliche Gründe haben – zum Beispiel wegen eines Wohnortwechsels oder wegen Unzufriedenheit mit der Schule. Bei jedem Schulwechsel stellt sich aber die Frage, welche Schülerdaten die alte an die neue Schule weitergeben darf.

Nach § 115 Absatz 3 des Schulgesetzes für Baden-Württemberg (SchG) darf die aufnehmende Schule die zu Verwaltungszwecken notwendigen Daten bei der abgebenden Schule erheben. Notwendige Daten sind beispielsweise Name, Vorname, Anschrift, Geburtsdatum, Schulabschluss (Qualifikation, Ergebnis, Noten maßgeblicher Fächer) oder Klassenstufe und Abgabeschulart.

Weitere Daten dürfen gemäß § 16 Landesdatenschutzgesetz (LDSG) nur übermittelt werden, wenn diese für die Erfüllung des Erziehungs- und Bildungsauftrags der neuen Schule erforderlich sind. Dies kann z.B. bei der Mitteilung über einen Schulausschluss nach § 90 SchG der Fall sein. Die Übermittlung weiterer personenbezogener Schülerdaten, die für die Aufgabenerfüllung der neuen Schule nicht erforderlich sind, dürfen nur mit Einwilligung der Erziehungsberechtigten (vgl. § 4 Absatz 1 Nummer 2 LDSG) weitergegeben werden.

Wechselt der Schüler nach der Grundschulzeit zu einer weiterführenden Schule, dürfen die Grundschulempfehlung für die weiterführende Schule und das Zeugnis nicht mehr von der Grundschule an die weiterführende Schule übermittelt werden. Grund hierfür ist der Wegfall der verbindlichen Grundschulempfehlung im Jahr 2011.

Das Kultusministerium Baden-Württemberg hat sich zur Weitergabe von Informationen zur Grundschulempfehlung durch die Grundschule ebenfalls geäußert:

Antwort des Kultusministeriums auf eine Kleine Anfrage zu „Grundschulempfehlung und Besuch der weiterführenden Schule“ (Landtags-Drucksache 15/2003, dort unter Nummer 5) .

Stellungnahme des Kultusministeriums zu einem Antrag zum „Informationsaustausch zwischen Grundschulen und weiterführenden Schulen“ (Landtags-Drucksache 15/3279, dort unter Nummer 3)