Das erste Schulhalbjahr ist zu Ende, und für die Schülerinnen und Schüler steht die Bekanntgabe ihrer Halbjahresinformationen an. Da derzeit aufgrund der Pandemie kein Präsenzunterricht stattfindet, erreicht uns vermehrt die Frage, wie den Schülerinnen und Schülern bzw. deren Eltern diese datenschutzkonform übermittelt werden können.

Bei allen Verfahren ist durch angemessene technische bzw. organisatorische Maßnahmen (siehe Artikel 32 der Datenschutz-Grundverordnung) dafür Sorge zu tragen, dass nur die berechtigten Personen (also die betroffene Schülerin oder der betroffene Schüler bzw. deren Erziehungsberechtigte) die Information erhalten und niemand unbefugt Einsicht nehmen oder gar Veränderungen vornehmen kann. Insbesondere ist stets zu prüfen, dass jeweils der richtige Empfänger angegeben und bei elektronischer Übermittlung ein durchgehend sicherer Kanal gewählt wird.

Aus Sicht des Datenschutzes ergeben sich während der mit Blick auf die Pandemie erfolgten Schließung der Schulen hierzu insbesondere die folgenden Möglichkeiten:

  • Die Schülerinnen und Schüler bzw. deren Eltern holen die Halbjahresinformation an der Schule ab.
  • Die Schule versendet die Halbjahresinformation per verschlossenem Brief. Dabei darf die Schule jedoch nur zuverlässige Brief-Dienstleister in Anspruch nehmen. Im Zweifelsfall sollten die Briefe mit der Option „Sendungsverfolgung“ versandt werden. Alternativ kann die Schule die Briefe selbst verteilen.
  • Eine Mitteilung per Telefon. Es muss dabei sorgfältig darauf geachtet werden, dass der Telefonpartner eindeutig identifiziert wird und keine Dritten mithören können.

Ein elektronischer Versand ist auch möglich, wobei insbesondere folgende Möglichkeiten bestehen:

möglich.

Eine Verschlüsselung

kann in Betracht kommen, ist aber sehr fehleranfällig und erfordert eine sehr sorgfältige Arbeitsweise bei der Auswahl der konkreten Konfiguration, der Verschlüsselungsverfahren, der Wahl sowie Übermittlung der Passwörter und der unterschiedlichen Software-Komponenten und -Versionen. Angesichts der Pandemie kann dieses Verfahren ausnahmsweise genutzt werden. Auf jeden Fall benötigt dabei der Empfänger ein individuelles und hinreichend sicheres Passwort (jede Halbjahresinformation muss mit einem anderen Schlüssel verschlüsselt und individuellem Passwort versehen werden; zur Passwortsicherheit sind unsere Hinweise zum sicheren Umgang mit Passwörtern einzuhalten, welches über einen zweiten sicheren Kanal (z.B. per Telefon) übermittelt wurde. Auf keinen Fall darf das Passwort ebenfalls per E-Mail übermittelt werden oder aus erratbaren Komponenten (wie Geburtsdaten oder Namen) bestehen.

Sofern ein individueller Zugriff auf Moodle bei Belwü besteht, können auch darüber die Halbjahresinformation übermittelt werden, sofern folgendes beachtet wird:

  • Jede Schülerin/jeder Schüler darf nur auf seine eigene Halbjahresinformation Zugriff haben, ebenso nur diejenigen Mitarbeiter der Schule, welche für die Halbjahresinformation dieses Schülers/dieser Schülerin zuständig sind.
  • Der Zugang für Lehrkräfte muss über eine Zwei-Faktoren-Authentifizierung erfolgen, bei den Schülerzugängen ist dies empfehlenswert. Weiterhin sollten die Schülerinnen und Schüler bzw. deren Eltern vorab rechtzeitig über diese Form der Bereitstellung informiert werden, damit diese ggf. den Zugang nochmals sichern können (z.B. durch Vergabe eines neuen sicheren Passworts zu ihrem Account).
  • Die Halbjahresinformationen müssen auf der Plattform unverzüglich nach dem Empfang/Download gelöscht werden. Noch dort gespeicherte Halbjahresinformationen müssen spätestens 14 Tage nach Upload (automatisch) gelöscht (und auf anderem Weg übermittelt) werden, um das Risiko von eventuellen späteren Angriffen oder Sicherheitslücken zu reduzieren.

 

Für Rückfragen erreichen Sie uns unter der Telefonnummer
0711/615541-23 und per E-Mail: pressestelle@lfdi.bwl.de

Weitere Informationen zum Datenschutz und zur Informationsfreiheit finden Sie im Internet unter www.baden-wuerttemberg.datenschutz.de oder unter www.datenschutz.de.