Auskunft von uns verlangen

Sie haben das Recht von uns Auskunft und Bestätigung darüber zu verlangen, ob wir Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten und – wenn dies zutrifft – Auskunft über diese personenbezogenen Daten zu verlangen. Wir sind gem. Artikel 15 DS-GVO rechtlich verpflichtet, diesem Wunsch nachzukommen. Um Ihnen die gewünschten Informationen geben zu können, müssen wir unseren Datenbestand durchsuchen, also Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten.

Die gesetzliche Grundlage hierfür ist Artikel 6 Abs. 1 Buchstabe c DS-GVO, der eine Verarbeitung dann zulässt, wenn diese erforderlich ist, um einer rechtlichen Verpflichtung nachzukommen, der wir unterliegen.

Wenn die Angaben, die Sie uns in Bezug auf Ihr Auskunftsverlangen zur Verfügung stellen, spezielle Kategorien von Daten, wie Angaben zu Gesundheit, religiöser Überzeugung oder ethnischer Herkunft enthalten, stützen wir unsere Verarbeitung zudem auch auf die Rechtsgrundlage des Artikel 9 Abs. 2 Buchstabe g DS-GVO. Dies bedeutet, dass diese Verarbeitung unsere öffentliche Aufgabe ist und der Wahrung Ihrer Grundrechte dient.

Wir benötigen von Ihnen Informationen, um auf Ihr Auskunftsbegehren antworten zu können und um die Informationen zu finden, die Sie suchen. Hierdurch können wir unseren rechtlichen Verpflichtungen nachkommen, die sich u.a. aus der DS-GVO und den Informationsfreiheitsgesetzen ergeben.

Wenn wir von Ihnen eine Auskunftsanfrage erhalten, legen wir hierzu einen Aktenvorgang mit den Details Ihrer Anfrage an. Hierbei werden gewöhnlich Ihre Angaben und jede Information, die Sie uns gegeben haben, in Papierakten abgelegt. Ihr Name und Ihre Kontaktdaten werden zusätzlich in unserem elektronischen Programm zur Dokumentation des Postein- und -ausgangs bzw. der Verwaltung der Aktenhaltung gespeichert.

Wenn Sie eine Anfrage bezüglich Ihrer personenbezogenen Daten stellen oder im Namen einer Person handeln, die eine solche Anfrage stellt, fragen wir nach Informationen, die uns Ihre Identität bestätigen. Wenn notwendig, fragen wir auch nach Informationen, die zeigen, dass Sie befugt sind, im Namen einer anderen Person zu handeln. Wir verwenden die uns zur Verfügung gestellten Informationen, ausschließlich um Ihre Auskunftsanfrage zu bearbeiten.

Wenn es sich bei der Anfrage um Informationen handelt, die wir von einer anderen Stelle oder einem Dritten erhalten haben, z. B. in Bezug auf eine Beschwerde, konsultieren wir routinemäßig die jeweilige Stelle oder den Dritten, um deren Meinung zur Offenlegung des Materials einzuholen.

Wir erstellen und veröffentlichen zudem auch Statistiken, aus denen die Anzahl der bei uns eingegangenen Auskunftsbegehren ersichtlich wird. Diese Statistiken sind vollständig anonymisiert, so dass keine Rückschlüsse auf Sie möglich sind.

Die für die Auskunftsanfrage benötigten Daten, die wir aufgrund unserer gesetzlichen Verpflichtung verarbeiten, werden in der Regel drei Jahre nach Abschluss des Verfahrens vernichtet, es sei denn, die Unterlagen werden vom Landesarchiv übernommen. Diese Frist beginnt mit Ablauf des Jahres, in dem die Bearbeitung der Auskunftsanfrage abgeschlossen wird.

Für weitergehende Informationen über Ihre Rechte, lesen Sie bitte hier: Ihre Rechte.

Bei Bearbeitung Ihres Auskunftsbegehrens arbeiten wir nicht mit Auftragsverarbeitern zusammen.