Eine Anfrage stellen

Wenn Sie sich mit uns in Verbindung setzen, um eine Anfrage zu stellen, erheben wir Informationen, einschließlich Ihrer personenbezogener Daten, damit wir auf Ihre Anfrage reagieren und unsere Verpflichtungen als Aufsichtsbehörde erfüllen können.

Wir verarbeiten die in der Anfrage enthaltenen personenbezogenen Daten auf Basis von Artikel 6 Abs. 1 Buchstabe e DS-GVO, § 4 LDSG. Diese Vorschrift erlaubt uns, personenbezogene Daten zu verarbeiten, wenn dies für die Wahrnehmung unserer gesetzlich übertragenen Aufgaben als Aufsichtsbehörde erforderlich ist.

Wenn der von Ihnen vorgetragene Sachverhalt besondere Kategorien personenbezogener Daten, z.B. Angaben über Gesundheit, religiöse Überzeugung oder ethnische Herkunft enthält, stützen wir unsere Verarbeitung zusätzlich auch auf Artikel 9 Abs. 2 Buchstabe g DS-GVO. Es gehört zu der uns gesetzlich übertragenen, öffentlichen Aufgabe, Ihre Grundrechte zu schützen und zu wahren.

Wir benötigen genügend Informationen von Ihnen, um Ihre Anfrage zu beantworten. Wenn Sie uns anrufen, fertigen wir keine Audioaufnahme an. In der Regel benötigen wir zur Beantwortung Ihrer Anfrage keine personenbezogenen Daten von Ihnen. Unter bestimmten Umständen können wir uns jedoch Notizen machen, um Ihnen bei Bedarf einen weiteren Service zu bieten. Wenn Sie uns per E-Mail oder Post kontaktieren, benötigen wir für unsere Antwort Ihre Kontaktdaten.

Wir legen bei umfangreichen Anfragen einen Aktenvorgang in unserem Fallverwaltungssystem an, um Ihre Anfrage zu erfassen und an die zuständige Fachabteilung unseres Hauses zuleiten zu können. Ihr Name und Ihre Kontaktdaten werden zusätzlich in unserem elektronischen Programm zur Dokumentation des Postein- und –ausgangs bzw. der Verwaltung der Aktenhaltung gespeichert. Zudem werden gewöhnlich Ihre Angaben und jede Information, die Sie uns gegeben haben, in Papierakten abgelegt. Ebenso verfahren wir mit unseren Antwortschreiben.

Wir verwenden die uns zur Verfügung gestellten Informationen, um die Anfrage und damit eventuell auftretende Fragestellungen zu beantworten und um den Grad der von uns erbrachten Beratungsleistungen zu überprüfen.

Die für die Fallbearbeitung benötigten Daten, die wir im Rahmen unserer Aufsichtstätigkeit verarbeiten, werden in der Regel drei Jahre nach Abschluss des Verfahrens vernichtet, es sei denn, die Unterlagen werden vom Landesarchiv übernommen. Diese Frist beginnt mit Ablauf des Jahres, in dem die Bearbeitung der Anfrage abgeschlossen wird. Zeitgleich mit der Vernichtung der Unterlagen werden auch die dazugehörigen Einträge in unserem elektronischem Aktenverwaltungssystem gelöscht.

Wir handeln in unserer amtlichen Funktion Ihre Anfrage zu beantworten, daher haben Sie das Recht, der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu widersprechen. Es gibt jedoch auch berechtigte Interessen, die uns erlauben, Ihren Widerspruch zurückzuweisen. Diese hängen von den jeweiligen Umständen ab, weshalb wir Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten.

Für weitergehende Informationen über Ihre Rechte, lesen Sie bitte hier: Ihre Rechte.

Bei Bearbeitung Ihrer Anfrage arbeiten wir nicht mit Auftragsverarbeitern zusammen.