Eine Anfrage stellen

Wenn Sie sich mit uns in Verbindung setzen, um eine Anfrage zu stellen, erheben wir Informationen, einschließlich Ihrer personenbezogener Daten, damit wir auf Ihre Anfrage reagieren und unsere Verpflichtungen als Aufsichtsbehörde erfüllen können.

Wir verarbeiten die in der Anfrage enthaltenen personenbezogenen Daten auf Basis von Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe e DS-GVO, § 4 LDSG.

Wenn der von Ihnen vorgetragene Sachverhalt besondere Kategorien personenbezogener Daten, z.B. Angaben über Gesundheit, religiöse Überzeugung oder ethnische Herkunft enthält, stützen wir unsere Verarbeitung zusätzlich auch auf Artikel 9 Absatz 2 Buchstabe g DS-GVO.

Wenn Sie uns anrufen, fertigen wir keine Audioaufnahme an. In der Regel benötigen wir zur Beantwortung Ihrer Anfrage keine personenbezogenen Daten von Ihnen. Unter bestimmten Umständen können wir uns jedoch Notizen machen, um Ihnen bei Bedarf einen weiteren Service zu bieten. Wenn Sie uns per E- Mail oder Post kontaktieren, benötigen wir für unsere Antwort Ihre Kontaktdaten.

Wir legen bei umfangreichen Anfragen einen Aktenvorgang in unserem Fallverwaltungssystem an, um Ihre Anfrage zu erfassen und an die zuständige Fachabteilung unseres Hauses zuleiten zu können. Ihr Name und Ihre Kontaktdaten werden zusätzlich in unserem elektronischen Programm zur Dokumentation des Postein- und -ausgangs bzw. der Verwaltung der Aktenhaltung gespeichert. Die jeweils zuständigen Mitarbeiter*innen verwenden Ihre personenbezogenen Daten ausschließlich zur Bearbeitung Ihrer Anfrage.

Die für die Fallbearbeitung benötigten Daten, die wir im Rahmen unserer Aufsichtstätigkeit verarbeiten, werden in der Regel drei Jahre nach Abschluss des Verfahrens vernichtet, es sei denn, die Unterlagen werden vom Landesarchiv übernommen (§ 14 Absatz 5 LDSG). Diese Frist beginnt mit Ablauf des Jahres, in dem die Bearbeitung der Anfrage abgeschlossen wird. Zeitgleich mit der Vernichtung der Unterlagen werden auch die dazugehörigen Einträge in unserem elektronischen Aktenverwaltungssystem gelöscht.

Alle Informationen über Ihre Betroffenenrechte  im Rahmen der Bearbeitung Ihrer Anfrage finden Sie hier: Ihre Rechte.