Eine Meldung nach dem HinSchG einreichen​

Gemäß § 10 Satz 1 HinSchG verarbeitet unsere interne Meldestelle als Teil des LfDI als dem Verantwortlichen personenbezogene Daten auf Grundlage von Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe c DSGVO zur Erfüllung ihrer rechtlichen Pflichten nach dem HinschG. Hierzu gehören nach § 13 HinSchG das Betreiben von Meldekanälen nach § 16 HinSchG, das Führen von Verfahren nach § 17 HinSchG und das Ergreifen von Folgemaßnahmen nach § 18 HinSchG. Zu dem Betrieb der internen Meldestelle sind wir nach § 12 Abs. 1Satz 1 HinSchG verpflichtet. Sollte es sich um eine nach dem HinschG nicht verpflichtend zu bearbeitende Meldung handeln, z.B. eine anonyme Meldung nach § 16 Absatz 1 Satz 4 und 5 HinSchG oder eine Meldung nach § 16 Absatz 1 Satz 3 HinSchG, stützen wir die Verarbeitung auf die Erfüllung der uns durch das HinSchG im öffentlichen Interesse übertragen Aufgaben nach Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe e HinschG. Gemäß § 10 Satz 2 HinSchG ist die Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten im Sinne von Artikel 9 Absatz 1 DSGVO zulässig, wenn dies zur Erfüllung der Aufgaben der internen Meldestelle erforderlich ist.

Wenn Sie telefonisch, persönlich oder per E-Mail eine Meldung bei unserer internen Meldestelle einreichen, wird diese Ihnen den Eingang der Meldung spätestens nach sieben Tagen bestätigen, prüfen, ob der gemeldete Verstoß in den sachlichen Anwendungsbereich nach § 2 HinSchG fällt, mit Ihnen Kontakt halten und Sie erforderlichenfalls um weitere Informationen ersuchen sowie die Stichhaltigkeit der eingehenden Meldung prüfen. Als weitere Maßnahmen kann die interne Meldestelle interne Untersuchungen bei uns durchführen und betroffene Personen und Arbeitseinheiten kontaktieren, Sie an andere zuständige Stellen verweisen, das Verfahren aus Mangel an Beweisen oder aus anderen Gründen abschließen oder das Verfahren zwecks weiterer Untersuchungen abgeben an eine bei uns für interne Ermittlungen zuständige Arbeitseinheit oder eine zuständige Behörde.

Die interne Meldestelle wird Ihre personenbezogenen Daten ausschließlich zu dem Zweck der Erfüllung der uns durch das HinschG übertragenen Pflichten und Aufgaben verwenden und nur unter den in § 9 HinSchG genannten Voraussetzungen an Dritte weitergeben. Hierbei kommen folgende Empfänger in Betracht: Strafverfolgungsbehörden, Verwaltungsbehörden und Gerichte. Die personenbezogenen Daten von Personen, die Gegenstand einer Meldung sind, und von sonstigen in der Meldung genannten Personen können auch an zuständige Stellen weitergegeben werden, wenn dies für interne Untersuchungen bzw. das Ergreifen von Folgemaßnahmen erforderlich ist. Von diesen Personen können z.B. Kontaktdaten, Daten über die berufliche Funktion und Daten über das Verhalten, ggf. auch Daten über Straftaten im Sinne von Art. 10 DS-GVO, in den Meldungen enthalten sein.

Die Dokumentation der Meldung und des Meldeverfahrens wird drei Jahre nach Abschluss des Verfahrens gemäß § 11 Absatz 5 HinSchG gelöscht. Die Dokumentation kann im Einzelfall länger aufbewahrt werden, um die Anforderungen nach dem HinSchG oder nach anderen Rechtsvorschriften zu erfüllen, solange dies erforderlich und verhältnismäßig ist.