Eine Beschwerde einreichen

Zu unserer gesetzlichen Aufgabe gehört es unter anderem, uns mit Beschwerden von betroffenen Personen, einer Stelle, Organisation oder eines Verbandes zu befassen (Artikel 77 DS-GVO). Hierbei untersuchen wir den Gegenstand der jeweiligen Beschwerde und klären den Sachverhalte in angemessenen Umfang auf (Artikel 57 Abs. 1 Buchstabe f DS-GVO). Wir verarbeiten die in der Beschwerde enthaltenen personenbezogenen Daten auf Basis von Artikel 6 Abs. 1 Buchstabe e DS-GVO. Diese Vorschrift erlaubt uns, personenbezogene Daten für die Wahrnehmung unserer gesetzlich übertragenen Aufgaben als Aufsichtsbehörde zu verarbeiten.

Wenn der von Ihnen vorgetragene Sachverhalt besondere Kategorien personenbezogener Daten, z.B. Angaben über Gesundheit, religiöse Überzeugung oder ethnische Herkunft enthält, stützen wir unsere Verarbeitung zusätzlich auch auf Artikel 9 Abs. 2 Buchstabe g DS-GVO. Es gehört zu der uns gesetzlich übertragenen, öffentlichen Aufgabe, Ihre Grundrechte zu schützen und zu wahren.

Um den Sachverhalt aufklären und Ihre Beschwerde prüfen zu können, benötigen wir Informationen von Ihnen. Daher ist bspw. unser Online-Beschwerdeformular so aufgebaut, dass wir von Ihnen die für uns relevanten Angaben abfragen, welche wir benötigen, um zu verstehen, was vorgefallen ist. Sobald Sie bei uns Beschwerde einreichen, legen wir hierzu einen Aktenvorgang an. Hierbei werden gewöhnlich Ihre Angaben und jede Information, die Sie uns gegeben haben, in Papierakten abgelegt. Unter anderem werden Ihr Name und Ihre Kontaktdaten zusätzlich in unserem elektronischen Programm zur Dokumentation des Postein- und –ausgangs bzw. der Verwaltung der Aktenhaltung gespeichert. Die jeweils zuständigen Mitarbeiter verwenden Ihre personenbezogenen Daten ausschließlich zur Bearbeitung Ihrer Beschwerde.

Wir erstellen und veröffentlichen zudem auch Statistiken, aus denen die Anzahl der bei uns eingegangenen Beschwerden ersichtlich wird. Diese Statistiken sind vollständig anonymisiert, so dass keine Rückschlüsse auf Sie und Ihre Beschwerde möglich sind.

Dritte haben keinen Zugang zu Ihren personenbezogenen Daten, es sei denn eine gesetzliche Vorschrift erlaubt einen solchen. Wenn sich Ihre Beschwerde gegen eine natürliche oder juristische Person, eine Behörde, Einrichtung oder andere Stelle richtet, müssen wir in der Regel Ihre Identität diesen Stellen gegenüber offenlegen.

In Betracht kommen dabei insbesondere folgende Kategorien von Empfängern:

  • Datenschutzaufsichtsbehörden des Bundes und der Länder oder eines Mitgliedstaates des Europäischen Wirtschaftsraumes (z.B. im Fall unserer Unzuständigkeit oder bei Verfahren der Zusammenarbeit und Kohärenz)
  • Gerichte und Staatsanwaltschaften (z.B. bei streitigen Bußgeldverfahren)
  • Öffentliche und nicht-öffentliche Stellen sofern es sich hierbei um die datenverarbeitende
    Stelle (Verantwortlicher oder Auftragsverarbeiter) handelt, gegen die sich Ihre Beschwerde

Nach Eingang Ihrer Beschwerde fordern wir die jeweilige Stelle zur Stellungnahme auf. Dies bedeutet, dass wir zugleich auch von den angefragten Stellen personenbezogene Daten über Ihre Person erhalten können. Um der betroffenen Stelle zu erklären, worin wir einen Datenschutzverstoß sehen und – falls nötig – diese bezüglich einer zukünftigen datenschutzgerechten Verarbeitung beraten zu können, kann es notwendig sein, Ihre Identität offenzulegen.

Wenn Sie nicht wollen, dass wir Ihre Identität oder Angaben, die Rückschlüsse auf Sie selbst zulassen, den jeweiligen Stellen übermitteln, versuchen wir dies zu berücksichtigen. Sie haben daher u.a. auch im Fall der Online-Beschwerde die Möglichkeit zu verlangen, dass Ihre Identität bei Aufforderung zur Stellungnahme der verantwortlichen Stelle nicht offen gelegt wird und wir Ihre Beschwerde anonym behandeln. Jedoch weisen wir darauf hin, dass es nicht immer möglich ist, eine anonyme Beschwerde sachgerecht zu bearbeiten. Im Zweifelsfall werden wir Sie kontaktieren, um das weitere Vorgehen mit Ihnen zu besprechen. Wenn Sie stellvertretend für eine andere Person eine Beschwerde einreichen, werden wir Sie bitten, uns Ihre Identität nachzuweisen und uns gegebenenfalls einen Nachweis zu erbringen, dass Sie entsprechend bevollmächtigt sind im Auftrag eines Anderen tätig zu werden.

Im Falle von aufsichtsbehördlichen Maßnahmen und Bußgeldverfahren nutzen wir Ihre Daten unter Umständen als Beweismittel in aufsichtsrechtlichen und gerichtlichen Verfahren.

Die für die Fallbearbeitung benötigten Daten, die wir im Rahmen unserer Aufsichtstätigkeit verarbeiten, werden in der Regel drei Jahre nach Abschluss des Verfahrens vernichtet, es sei denn, die Unterlagen werden vom Landesarchiv übernommen. Diese Frist beginnt mit Ablauf des Jahres, in dem die Bearbeitung der Beschwerde abgeschlossen wird. Zeitgleich mit der Vernichtung der Unterlagen werden auch die dazugehörigen Einträge in unserem elektronischem Aktenverwaltungssystem gelöscht.

Wir handeln in unserer amtlichen Funktion Ihre Beschwerde zu ermitteln, daher haben Sie das Recht, der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu widersprechen. Es gibt jedoch auch berechtigte Interessen, die uns erlauben, Ihren Widerspruch zurückzuweisen. Diese hängen von den jeweiligen Umständen ab, weshalb wir Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten.

Für weitergehende Informationen über Ihre Rechte, lesen Sie bitte hier: Ihre Rechte.

Bei Bearbeitung Ihrer Beschwerde arbeiten wir nicht mit Auftragsverarbeitern zusammen. Anderes gilt, wenn Sie Ihre Beschwerde per Online-Beschwerdeformular einreichen. Informationen hierzu finden Sie hier.