Eine Beschwerde einreichen

Zu unserer gesetzlichen Aufgabe gehört es unter anderem, uns mit Beschwerden von betroffenen Personen, einer Stelle, Organisation oder eines Verbandes zu befassen (Artikel 77 DS-GVO). Wir verarbeiten die in der Beschwerde enthaltenen personenbezogenen Daten auf Basis von Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe e DS-GVO, § 4 LDSG.

Wenn der von Ihnen vorgetragene Sachverhalt besondere Kategorien personenbezogener Daten, z.B. Angaben über Gesundheit, religiöse Überzeugung oder ethnische Herkunft enthält, stützen wir unsere Verarbeitung zusätzlich auch auf Artikel 9 Absatz 2 Buchstabe g DS-GVO.

Um den Sachverhalt aufklären und Ihre Beschwerde prüfen zu können, benötigen wir Informationen von Ihnen. Daher ist bspw. unser Online-Beschwerdeformular so aufgebaut, dass wir von Ihnen die für uns relevanten Angaben abfragen. Sobald Sie bei uns Beschwerde einreichen, legen wir hierzu einen Aktenvorgang an. Unter anderem werden Ihr Name und Ihre Kontaktdaten zusätzlich in unserem elektronischen Programm zur Dokumentation des Postein- und -ausgangs bzw. der Verwaltung der Aktenhaltung gespeichert. Die jeweils zuständigen Mitarbeiter*innen verwenden Ihre personenbezogenen Daten ausschließlich zur Bearbeitung Ihrer Beschwerde.

Dritte haben keinen Zugang zu Ihren personenbezogenen Daten, es sei denn, eine gesetzliche Vorschrift erlaubt einen solchen. Wenn sich Ihre Beschwerde gegen eine natürliche oder juristische Person, eine Behörde, Einrichtung oder andere Stelle richtet, müssen wir in der Regel Ihre Identität diesen Stellen gegenüber offenlegen.

In Betracht kommen dabei insbesondere folgende Kategorien von Empfängern:

  • Datenschutzaufsichtsbehörden des Bundes und der Länder oder eines Mitgliedstaates des Europäischen Wirtschaftsraumes (z.B. im Fall unserer Unzuständigkeit oder bei Verfahren der Zusammenarbeit und Kohärenz nach Artikel 60 ff. DS-GVO),
  • Gerichte und Staatsanwaltschaften (z.B. bei streitigen Bußgeldverfahren),
  • Öffentliche und nichtöffentliche Stellen sofern es sich hierbei um die datenverarbeitende Stelle (Verantwortlicher oder Auftragsverarbeiter) handelt, gegen die sich Ihre Beschwerde richtet.

Nach Eingang Ihrer Beschwerde fordern wir die jeweilige Stelle zur Stellungnahme auf. Dies bedeutet, dass wir zugleich auch von den angefragten Stellen personenbezogene Daten über Ihre Person erhalten können.

Wenn Sie nicht wollen, dass wir Ihre Identität oder Angaben, die Rückschlüsse auf Sie selbst zulassen, den jeweiligen Stellen übermitteln, versuchen wir dies zu berücksichtigen. Sie haben daher u.a. auch im Fall der Online-Beschwerde die Möglichkeit, zu verlangen, dass Ihre Identität bei Aufforderung zur Stellungnahme der verantwortlichen Stelle nicht offengelegt wird und wir Ihre Beschwerde anonym behandeln. Jedoch weisen wir darauf hin, dass es nicht immer möglich ist, eine anonyme Beschwerde sachgerecht zu bearbeiten.

Im Falle von aufsichtsbehördlichen Maßnahmen und Bußgeldverfahren nutzen wir Ihre Daten unter Umständen als Beweismittel in aufsichtsrechtlichen und gerichtlichen Verfahren.

Die für die Fallbearbeitung benötigten Daten, die wir im Rahmen unserer Aufsichtstätigkeit verarbeiten, werden in der Regel drei Jahre nach Abschluss des Verfahrens vernichtet, es sei denn, die Unterlagen werden vom Landesarchiv übernommen (§ 14 Absatz 5 LDSG). Diese Frist beginnt mit Ablauf des Jahres, in dem die Bearbeitung der Beschwerde abgeschlossen wird. Zeitgleich mit der Vernichtung der Unterlagen werden auch die dazugehörigen Einträge in unserem elektronischen Aktenverwaltungssystem gelöscht.

 

Alle Informationen über Ihre Betroffenenrechte  im Rahmen der Beschwerdebearbeitung finden Sie hier: Ihre Rechte.

Bei der Bearbeitung von Beschwerden, die Sie über unser Online-Beschwerdeformular in Service BW einreichen, sind wir gemeinsam mit dem Ministerium des Inneren, für Digitalisierung und Kommunen Baden-Württemberg gemeinsam Verantwortliche im Sinne von Artikel 26 DS-GVO. Wir haben einen Vertrag über die gemeinsame Verantwortlichkeit mit dem Ministerium des Inneren, für Digitalisierung und Kommunen Baden-Württemberg geschlossen (Artikel 26 Absatz 1 DS-GVO). Bei der Nutzung dieses Dienstes können Sie Ihre Betroffenenrechte gemäß Artikel 15 ff. DS-GVO grundsätzlich bei allen beteiligten Stellen geltend machen, also bei uns oder dem Ministerium des Inneren, für Digitalisierung und Kommunen Baden-Württemberg.