Kontroll- und Beratungsbesuche

Wir verarbeiten im Rahmen von Kontroll- und Beratungsbesuchen personenbezogene Daten, um relevante Ansprechpartner in Ihrer Organisation zu haben und um Ihnen das Ergebnis unseres Besuchs mitzuteilen.

Die Rechtsgrundlage, auf die wir die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten stützen, ist Artikel 6 Abs. 1 Buchstabe e DS-GVO. Hiernach dürfen wir personenbezogene Daten verarbeiten, wenn dies zur Erfüllung unserer öffentlichen Aufgaben als Aufsichtsbehörde erforderlich ist.

Wenn wir einen Kontroll- oder Beratungsbesuch durchführen, nehmen wir den Namen und die Kontaktdaten des Hauptansprechpartners Ihrer Organisation auf. Hierbei kann es vorkommen, dass wir während des Besuchs auch personenbezogene Daten anderer Mitarbeiter aufnehmen.

Wir verwenden die gesammelten Daten, um den Kontroll- / Beratungsbesuch durchzuführen und die zuvor von Ihnen gemachten Angaben zu überprüfen.

In unserem jährlichen Tätigkeitsbericht können wir eine Zusammenfassung der von uns durchgeführten Prüfungen veröffentlichen. Die Beiträge des Tätigkeitsberichts enthalten jedoch keinerlei personenbezogene Daten. Im Tätigkeitsbericht können wir über die Tatsache berichten, dass wir einen Beratungs- oder Kontrollbesuch in Ihrer Organisation durchgeführt haben und ob wir hierbei Verstöße festgestellt haben, dieser enthält jedoch keine personenbezogenen Daten.

Wir speichern die im Rahmen der Kontroll- und Beratungsbesuchen erhobenen Angaben für die Dauer von drei Jahren. Die für die Fallbearbeitung benötigten Daten, die wir im Rahmen unserer Aufsichtstätigkeit verarbeiten, werden in der Regel drei Jahre nach Abschluss des Verfahrens vernichtet, es sei denn, die Unterlagen werden vom Landesarchiv übernommen. Diese Frist beginnt mit Ablauf des Jahres, in dem die Bearbeitung der Beschwerde abgeschlossen wird.

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten in unserer amtlichen Funktion als Aufsichtsbehörde, daher haben Sie das Recht, der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten aus Gründen, die sich aus ihrer besonderen Situation ergeben, zu widersprechen. Es gibt jedoch auch berechtigte Interessen, die uns erlauben, Ihren Widerspruch zurückzuweisen. Diese hängen von den jeweiligen Umständen ab, aufgrund derer wir Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten.

Für weitergehende Informationen über Ihre Rechte, lesen Sie bitte hier: Ihre Rechte.

Bei Kontroll- und Beratungsbesuchen arbeiten wir nicht mit Auftragsverarbeitern zusammen.